Reporting Center: Companiile ȋşi schimbă fluxul de lucru pentru a se adapta la e-factura

La două luni de la introducerea e-Factura, companiile ȋntâmpină, ȋn continuare, dificultăţi ȋn utilizarea sistemului electronic gândit de stat, se arată într-un comunicat al Reporting Center, remis redacţiei. Pe lângă erorile constante ale softului, firmele sunt nevoite să ȋşi ajusteze procedurile interne de lucru în ceea ce priveşte recunoaşterea, aprobarea şi alocarea facturilor primite pe departamente. Reporting Center, compania fondată de antreprenoarea Elena Unciuleanu, a creat o aplicaţia prin care firmele pot simplifica modul în care transmit facturile către Agenţia Naţională de Administrare Fiscală (ANAF), astfel încât să evite supra-aglomerarea serverelor şi să gestioneze mai uşor fluxul de facturare către clienţi şi furnizori, se arată în comunicat.

Potrivit companiei, "Ca urmare a introducerii e-Factura, s-a impus o schimbare a fluxului de lucru în companii, în special în ceea ce priveşte recunoaşterea, aprobarea şi alocarea facturilor primite pe departamente. Înainte, facturile erau trimise pe e-mail direct către persoana care trebuia să o primească. Acum, facturile sunt trimise în XML către ANAF, iar aplicaţia noastră le aduce pe toate într-o zonă comună (într-un tablou de bord principal), de unde se alocă fie automat, fie manual de către un responsabil către departamentul sau persoana care trebuie să o primească. De asemenea, pentru că factura nu se duce direct către beneficiar, ci este înregistrată ȋntâi în portalul ANAF, se poate întâmpla ca un furnizor să înregistreze o factură fără aprobarea beneficiarului. De aceea este nevoie de un flux suplimentar de recunoaştere şi aprobare a facturii", a declarat Elena Unciuleanu, fondator & CEO la Reporting Center.

Fluxul de recunoaştere, aprobare şi alocare a facturii la un departament anume dintr-o companie este o modificare specială a Reporting Center, făcută în aplicaţia sa proprie, Elite, pentru a ajuta companiile să gestioneze facturile primite, transmite sursa citată. Fluxurile mari de facturi pe care unele companii (precum supermarket-urile, magazinele mari B2B etc.) le emit pot cauza aglomerarea portalului ANAF şi apariţia unor erori pe serverele instituţiei dacă sunt expediate o singură dată pe zi, adaugă sursa.

Pentru că a sesizat acest pericol, Reporting Center şi-a calibrat aplicaţia Elite să transmită facturile către destinatari cu o anumită frecvenţă (orar, zilnic etc.), în funcţie de cerinţele clienţilor. De asemenea, modulul e-Factura de la Reporting Center conţine arhivele tuturor facturilor emise şi transmise către ANAF, pentru că pe portalul ANAF acestea vor fi disponibile doar o perioadă determinată, potrivit datelor din comunicat.

Facturarea electronică este obligatorie pentru toate tranzacţiile efectuate între entităţile persoanele impozabile stabilite pe teritoriul României, în termen de cinci zile lucrătoare de la data emiterii facturii. Cu toate acestea, o problemă cu care se confruntă firmele din România este integrarea software-urilor de facturare cu e-Factura, ceea ce necesită utilizarea aplicaţiilor dedicate pentru descărcarea şi încărcarea facturilor pe portalul ANAF, informează compania.

În ultimii opt ani, Reporting Center a extins constant funcţionalităţile platformei de RegTech, Elite Reporting, astfel încât aceasta să acopere toate cerinţele noi de raportare către autorităţile din România, respectiv BNR, ANAF, Ministerul de Finanţe, Oficiul Naţional de Prevenire şi Combatere a Spălării Banilor, conform sursei precizate.

Anul acesta, în cadrul Galei Anuale a Premiilor e-Finance organizată de Finmedia, Elite Reporting Platform a fost distinsă cu premiul e-Inovaţie pentru modulul e-Factura. Este a doua ediţie consecutivă ȋn care acest premiu vine către Reporting Center, după ce, ȋn 2023, a fost obţinut pentru modulul de raportare SAF-T, se mai arată în comunicat.