Soluţii pentru angajatori pentru reluarea activităţii în condiţii de siguranţă

România este pe cale să treacă într-o nouă fază a gestionarii crizei generate de epidemia de Covid-19, aceea a repornirii activităţii economice în condiţii sporite de sănătate şi securitate în muncă pentru angajaţi, având în vedere trecerea de la 15 mai de la starea de urgenţă actuală la o stare de alertă ale cărei reguli urmează a fi definitivate.

În această nouă realitate prevalează nevoia distanţării fizice la locul de muncă, astfel că angajatorul trebuie să adopte o nouă strategie de acţiune, care vizează nu doar angajaţii, ci şi gestionarea relaţiei cu furnizorii / clienţii / prestatorii de servicii, pornind de la prevederile Legii nr. 319/2006 privind securitatea şi sănătatea la locul de muncă, recomandările autorităţilor publice naţionale, dar şi ale Comisiei Europene.

Conform principiilor generale de prevenire în materie de asigurare a securităţii şi sănătăţii în muncă, planurile necesare a fi puse în acţiune în fiecare companie trebuie să conducă, în ordinea priorităţilor (1) la evitarea riscurilor de expunere la virus şi îmbolnăvire, (2) la evaluarea riscurilor care nu pot fi înlăturate, (3) la stabilirea măsurilor de protecţie. Acest efort de reorganizare a proceselor interne şi de readaptare a planurilor de acţiune vine, desigur, cu un cost suplimentar imediat pentru angajator. Totuşi, o neadaptare a condiţiilor de muncă la realitatea pe care o trăim riscă să producă costuri şi mai mari, pe termen lung, pentru angajator, cum ar fi sancţionarea contravenţională sau angajarea răspunderii materiale sau, în anumite situaţii, închiderea business-ului. Alegerile ce vor fi făcute de manageri în următoarea perioadă sunt, deci, definitorii pentru viitorul afacerii.

În acest proces, cinci măsuri ni se par importante a fi luate de către companii, din perspectiva respectării pevederilor legale în materie de sănătate şi securitate în muncă.

1.Respectarea principiilor generale de prevenire

Angajatorul este obligat, conform legii, să asigure sănătatea şi securitatea în muncă a salariaţilor. Pentru îndeplinirea acestor obligaţii, apelează la lucrători interni cu pregătire specifică sau specialişti şi servicii externe, dar fară a fi exonerat de răspundere. Legea obligă, de altfel, angajatorul să realizeze şi, implicit, să actualizeze evaluarea riscurilor în cadrul societăţii şi să actualizeze Planul de prevenire şi protecţie (care reuneşte măsurile de ordin tehnic, sanitar, organizatoric şi de altă natură), ori de câte ori circumstanţele muncii se modifică. Criza sanitară generată de Covid-19 reprezintă o astfel de circumstanţă. În elaborarea strategiei şi a acestui Plan de prevenire şi protecţie angajatorul trebuie să ţină seama de următoarele principii generale de prevenire : (a) evitarea riscurilor, (b) evaluarea riscurilor care nu pot fi evitate, (c) combaterea riscurilor de la sursă, (d) adaptarea muncii la om, în special în ceea ce priveşte proiectarea locurilor de muncă şi alegerea echipamentelor şi metodelor/proceselor de lucru, (e) planificarea prevenirii, (f) consultarea, informarea şi educarea salariaţilor pentru utilizarea corespunzătoare a echipamentelor de protecţie şi însuşirea noilor proceduri de lucru şi (g) aplicarea corecta a procedurilor. Colaborarea şi sprijinul din partea angajaţilor sunt definitorii pentru succesul oricărei acţiuni.

2.Re-evaluarea riscurilor şi amenajarea spaţiilor

Orice demers începe cu (re)evaluarea riscurilor pentru sănătatea şi securitatea angajaţilor. Aceasta presupune, pe de o parte, că vor fi inventariate toate situaţiile în care salariaţii pot fi expuşi la riscul contaminării cu Covid-19, de la intrarea în companie, până la ieşire, inclusiv din punct de vedere al riscurilor psihosociale, iar pe de altă parte, vor fi adoptate măsuri pentru eliminarea/limitarea fiecărui risc identificat. De la caz la caz şi în funcţie de specificul activităţii fiecăruia, măsurile vor diferi dar, în multe situaţii, ele vor putea fi: telemunca / munca la domiciliu, munca în ture cu personal redus, programe flexibile de lucru, distanţarea posturilor de lucru, pentru a asigura o densitate rezonabilă a persoanelor în birouri, dar şi în spatiile comune (recomandarea generală este că un angajat ar trebui să dispună de minimum 4 metri pătraţi, adică minimum un metru de jur-împrejur faţă de o altă persoană). În gestionarea fluxurilor din companie trebuie luate în considerare şi fluxurile generate de circulaţia / interacţiunea cu furnizorii, clienţii sau prestatorii de servicii, de la sosire, până la plecarea acestora din companie.

3.Consultarea, informarea şi formarea angajaţilor

Este bine, nu doar din punct de vedere legal, ca reprezentanţii salariaţilor să fie cooptaţi în procesul de identificare şi de adoptare a măsurilor de combatere / prevenire a riscurilor. Orice măsură în această direcţie trebuie să ţină cont de interesele angajaţilor. Reprezentanţii salariaţilor, responsabilii cu sănătatea şi securitatea în muncă, nu doar medicul de medicina muncii, sunt cel mai bine plasaţi să ajute la identificarea zonelor potenţiale de contaminare. În plus, reprezentanţii salariaţilor au un rol esenţial în difuzarea informaţiilor în rândul colegilor şi obţinerea consensului.

În cazul societăţilor cu peste 50 de salariaţi, care au obligaţia legală de a avea un Comitet de securitate şi sănătate în muncă, măsurile de protecţie trebuie luate după discutarea lor în cadrul acestei structuri. Trebuie respectate, de asemenea, şi eventualele mecanisme de consultare instituite prin contractele colective de muncă sau acordurile colective.

În cadrul procesului de informare, câteva acţiuni se impun : transmiterea prin mijloace electronice (atunci când este posibil) şi/sau afişarea în spatii accesibile tuturor a regulilor de respectat la locul de muncă / măsurile de igienă, furnizarea periodică de informaţii privind riscurile asociate contaminării cu Covid-19, organizarea de sesiuni de formare în legătură cu folosirea anumitor mijloace de protecţie (utilizarea măştilor, manevrarea coletelor / corespondenţei în condiţii de siguranţă etc.) sau noi procese de lucru. Nimic nu este prea mult pentru protejarea sănătăţii şi securităţii angajaţilor, iar derularea campaniilor publice de informare nu este suficientă pentru angajator, pentru a putea face dovada îndeplinirii obligaţiei de informare / formare a angajaţilor.

4.Planul de răspuns în caz de infectare cu Covid-19

Toate procesele gândite pentru protejarea sanătăţii şi securităţii în muncă trebuie formalizate. Angajatorul trebuie să ia măsuri de ordin general şi particular. O atenţie deosebită se impune a fi acordată protejării salariaţilor care prezintă un grad ridicat de risc. La rândul lor, persoanele care prezintă semne clinice uşoare asociate Covid-19 (tuse, febră, tulburări respiratorii) trebuie încurajate să lucreze de acasă, iar dacă simptomele manifestate la locul de muncă sunt grave, angajatorul trebuie să prevadă o procedură ad hoc de preluare a bolnavului de către instituţiile medicale de specialitate, precum si igienizarea spaţiului respectiv şi alte eventuale măsuri de protecţie pentru salariaţi. Procedura va avea în vedere inclusiv informarea persoanelor care s-ar fi putut afla în contact cu persoana bolnavă, dacă aceasta este confirmată ca fiind infectată cu Covid-19. Direcţia de Sănătate Publică trebuie informată urmând să realizeze o anchetă epidemiologică.

5.Furnizarea echipamentelor de protecţie

Angajatorul are obligaţia de a pune la dispoziţia angajaţilor echipamentele de protecţie adecvate desfăşurării activităţii. În cazul specific al epidemiei de Covid-19, acestea ar trebui să fie cel puţin echipamentele comunicate încă de la începutul crizei cu titlu de recomandare sau obligaţie (măşti de protecţie, mănuşi, liziere, dezinfectat, apă, săpun etc.).

În plus, companiile, în cadrul măsurilor generale de protecţie, pot organiza un control al temperaturii persoanelor la intrarea în organizaţie. Astfel de măsuri pot face obiectul unei proceduri (care să fie cuprinsă în Regulamentul intern). Procedura trebuie să respecte prevederile Codului Muncii, să fie proporţională cu obiectivul urmărit şi să ofere garanţii, atât în materie de informare prealabilă a salariaţilor, cât şi în ceea ce priveşte lipsa consecinţelor; datele astfel prelevate nu vor fi arhivate. A se avea, de asemenea, în vedere că eventualitatea unui control al temperaturii salariaţilor la sosirea la locul de muncă face în prezent obiectul unei polemici la nivelul ţărilor din UE, din punct de vedere al prelucrării datelor cu caracter personal, iar discuţiile sunt încă departe de a fi finalizate.

În demersul de conformare cu regulile de sănătate şi securitate în muncă, companiile nu sunt singure. Pot apela la ajutorul specialiştilor şi al consultanţilor care să le ghideze în acţiunile de auditare a activităţilor şi de construire a strategiilor de urmat. Desigur, un ajutor important pentru firme poate fi şi reprezentarea acesteia în relaţiile cu organele abilitate ale ITM sau oferirea de consultanţă în cazul nedorit al accidentelor de muncă, care se pot produce.

Din experienţa numeroaselor dosare încredinţate de clienţi avocaţilor din Cabinetul GRUIA DUFAUT am constatat că, de multe ori, obligaţiile privind securitatea şi sănătatea în muncă tind să fie tratate ca nişte simple formalităţi, operatorii economici rezumându-se la semnarea unor fişe de instruire. Atunci când intervine, însă, un eveniment nedorit, mulţi dintre manageri conştientizează că riscurile sunt enorme pentru companie şi pentru individ.

Actuala criză sanitară ne-a obligat ca, în decurs de doar două luni, să regândim procesele de muncă din organizaţii, să găsim soluţii de flexibilizare a muncii, prin extinderea telemuncii sau prin organizarea activităţii în ture, chiar şi în condiţiile unui Cod al Muncii rigid cum este cel din România. Şi în domeniul Sănătăţii şi Securităţii în Muncă (SSM), această criză vine cu oportunitatea de a conştientiza cât de importanţi sunt oamenii din societate, cât de important este să se pună accent pe securitatea lor şi, astfel, cât de utilă este integrarea SSM în procesele generale de management ale companiei.