ADVERTORIAL 2 tehnici principale de managementul timpului care îţi vor aduce eficienţă la birou

La sfârşitul zilei de lucru, simţiţi adesea că nu aţi făcut niciun progres sau nu aţi reuşit să vă îndepliniţi cele mai importante sarcini? Dacă da, aţi putea beneficia de tehnicile de managementul timpului. Cu metodele potrivite de managementul timpului, puteţi distinge mai bine între sarcinile importante şi cele neimportante, vă puteţi planifica mai bine acţiunile, să efectuaţi sarcinile mai sistematic şi puteţi obţine rezultate mai eficiente.

Ce este managementul timpului?

Managementul timpului se referă la un set de obiceiuri, aptitudini, sisteme şi principii, folosite pentru a gestiona timpul petrecut pentru îndeplinirea unor activităţi specifice, cu scopul de a spori eficienţa şi productivitatea muncii.

Astfel, managementul timpului vă ajută să vă folosiţi timpul disponibil cât mai eficient posibil pentru a vă îndeplini sarcinile. Dar termenul "managementul timpului" nu acoperă cu adevărat esenţa problemei, deoarece nu putem manageria/gestiona timpul. Nu putem gestiona decât modul în care lucrăm. De aceea, "autogestionare"/"automanagerierea" ar putea fi un termen mai potrivit când vine vorba de descrierea modului în care ne organizăm şi ne folosim timpul.

Citeşte şi: Avantajele utilizarii tablei magnetice într-un birou

Acum există multe metode diferite de manageriere a timpului pentru stabilirea priorităţilor, planificare, îndeplinirea şi evaluarea eficacităţii sarcinilor dvs. profesionale şi personale.

Nu ezitaţi să puneţi totul înscris pe hârtie sau chiar pe o tablă magnetică, organizându-vă acţiunile şi sarcinile cât mai minuţios.

Iată două dintre cele mai populare şi eficiente tehnici de managementul timpului.

Principiul Eisenhower

Aveţi dificultăţi în prioritizarea sarcinilor? Deseori petreci atât de mult timp răspunzând la e-mailuri încât nu mai ai timp să te concentrezi pe alte sarcini? Întâlnirile şi apelurile telefonice vă umple ziua? Dacă da, poate fi cazul să aplicaţi principiul Eisenhower.

Vă ajută să vă acordaţi prioritate tuturor sarcinilor dvs., plasându-le într-unul din cele patru cadrane ale matricei Eisenhower, împărţind sarcinile în patru categorii distincte:

1.Urgente şi importante - sarcini care ar trebui sa fie finalizate imediat.

2.Importante, dar nu urgente - sarcini care trebuie planificate pentru o data ulterioara.

3.Urgente, dar nu importante - sarcini care ar trebui sa fie delegate altora.

4.Nici urgente, nici importante - sarcini care pot fi eliminate.

Principiul Pareto

Eşti în permanenţă ocupat, dar observi că toţi ceilalţi par să facă mai mult decât tine cu mai puţin efort? Dacă da, puteţi utiliza principiul Pareto pentru a vă îmbunătăţi managementul timpului. Această metodă vă asigură că vă petreceţi timpul concentrându-vă pe sarcinile care au cel mai mare efect.

Principiul Pareto afirmă că 20 la sută din muncă reprezintă 80 la sută din rezultate. Asta înseamnă că ar trebui să acordaţi prioritate celor 20 de procente esenţiale ale sarcinilor din lista dvs. de sarcini.

Obiectivele şi sarcinile pot fi interconectate, dar nu întotdeauna. Unele ar putea fi complet separate. Gândeşte-te la obiectivele şi activităţile necesare pentru a le realiza, aminteşte-ţi că 80% din aceste obiective vor fi realizate cu doar 20% din activităţile necesare. Fă un inventar şi vezi care 20% din activităţi te apropie de majoritatea obiectivelor avute.

Ca exemple ar putea fi:

• Dacă lucrez astăzi până mai târziu (activitate de 20%), pot termina lucrarea de pe lista mea de sarcini, îmi mulţumesc şeful şi pot să-mi iau liber mâine (80% din obiective).

• Dacă pentru prânzul de astăzi fac o salată să mănânc la birou (activitate de 20%), pot să lucrez la sarcina avută, să depăşesc termenul limită şi să mă apropii de obiectivul meu de scădere în greutate (80% din obiective).

• Dacă programez întâlniri regulate (activitate de 20%), pot creşte comunicarea în echipă, pot avea un proiect mai reuşit şi pot fi un lider mai bun (80% din obiective).

De asemenea, s-a constatat că fiecare are o perioadă de timp când productivitatea lui este cea mai bună, când se simte mai energic, mai concentrat şi mai productiv. Determină când ai timpul principal şi foloseşte-l pentru a aborda cele 20% din sarcinile şi obiectivele pe care le-ai identificat. Acest lucru te va asigura că îţi petreci cel mai productiv timp din zi pe sarcinile şi activităţile necesare pentru obţinerea celor mai bune rezultate.

Descoperă care îţi sunt orele cele mai productive şi construieşte ziua de muncă perfectă în jurul orelor când ai un nivel ridicat de energie. Aceasta îţi va schimba obiceiurile şi îţi va creşte productivitatea.