Avantajele facturării electronice. Ce beneficii aduce pentru companii e-Factura?

2022 va aduce o schimbare fundamentală de paradigmă fiscală, odată cu introducerea facturării electronice ca normă obligatorie pentru toate produsele cu risc fiscal ridicat. Devenit functional în luna noiembrie şi vizând iniţial doar procedurile de achiziţii publice, sistemul national de facturare electronică a fost între timp extins şi către relaţiile economice private, iar companiile vor trebui să îl folosească în mod obligatoriu, de la 1 iulie, dacă derulează tranzacţii cu produse considerate de ANAF ca având risc fiscal ridicat.

Sistemul de facturare electronică, denumit e-Factura, a fost operaţionalizat în România din noiembrie 2021 şi a fost optional în prima fază, fiind adresat exclusiv companiilor care derulează proceduri de achiziţii publice. Ulterior, el a fost extins şi către mediul privat, astfel că, potrivit calendarului de implementare publicat de autorităţi, sistemul va putea fi folosit mai întâi opţional, de la 1 aprilie, şi apoi în mod obligatoriu, de la 1 iulie.

Momentan, obligaţia de a factura electronic în relaţiile business-to-business, prin platforma e-Factura, pusă la dispoziţie de Ministerul Finanţelor, revine doar companiilor care derulează tranzacţii ce implică produse cu risc fiscal ridicat, însă din declaraţiile oficiale ale autorităţilor de resort reiese că, cel mai probabil, din 2023, sistemul e-Factura va deveni instrumentul exclusiv pentru facturare.

Ordinul ANAF nr. 12/2022 este cel care stabileşte lista produselor considerate cu risc fiscal ridicat, pentru care facturarea electronică va deveni obligatorie de la 1 iulie. Produsele vizate: legume şi fructe (codurile NC de la 0701 la 0714 şi codurile de la 0801 la 0814); băuturi alcoolice (codurile NC de la 2203 la 2208); construcţiile noi (livrarea de construcţii sau de părţi de construcţii şi a terenurilor pe care sunt construite, conform definiţiei din Codul fiscal, articolul 292, alineatul 2, litera f); produsele minerale (codurile NC 2505, 2515, 2516, 2517), îmbrăcăminte şi încălţăminte (codurile NC 6401 - 6405, 6101 - 6117, 6201 - 6212 şi 6214 - 6217).

Deşi, pe termen scurt, adoptarea unui nou standard de facturare se poate dovedi provocatoare pentru companii, care sunt nevoite să îşi înceapă procesul de pregătire şi de ajustare a procesele interne astfel încât să le adapteze pentru noua paradigmă, pe termen mediu şi lung facturarea electronică vine şi cu o serie de avantaje atât pentru emitenţii de astfel de facturi, cât şi pentru destinatarii lor.

Astfel, prin implementarea sistemului de facturare electronică, emitenţii de facturi îşi pot optimiza procesul general de generare a facturilor: timpul de transmitere a facturilor se reduce, datele sunt validate în momentul transmiterii, emitentul primeşte confirmarea livrării şi a vizualizării facturii.

Facturarea electronică reduce substantial şi costurile generate de un proces tradiţional de facturare (costurile cu consumabilele, costurile de livrare sau pe cele de arhivare), iar pentru companiile cu activitate mare, economiile pot fi unele importante, mai ales din perspectiva arhivării, acolo unde păstrarea electronică, în cloud sau pe un hard extern, a documentelor poate scuti metri cubi întregi de spaţiu fizic.

De asemenea, un sistem electronic de facturare permite eficientizarea timpilor de reconciliere a proceselor de recepţionare a facturilor şi a fluxului de numerar şi oferă posibilitatea interfaţării aplicaţiilor interne pentru automatizarea procesului de import a facturilor în sistem.

Nici pentru destinatarii facturilor electronice, beneficiile nu sunt de neglijat. Printr-un sistem electronic de facturare, ei au certitudinea că primesc factura la timp, livrarea documentului fiind garantată de sistemul informatic şi producându-se aproape instananeu cu momentul în care factura a fost emisă. De asemenea, economiile de spaţiu fizic pentru arhivare li se aplică şi lor, pentru că şi destinatarii vor arhiva electronic documentele de plată, iar cantitatea de hârtie manevrată scade.

Vă reamintim, în acest context, că evidenţa contabilă nu se va modifica din perspectiva facturilor electronice emise prin sistemul e-Factura, acestea având aceeaşi valoare de document justificativ ca şi facturile pe hârtie. În mod normal, cu alte sisteme de facturare (furnizate de operatori privaţi), firmele trebuie să se asigure că facturile electronice emise în acest mod respect întru totul condiţiile legale pe care e obligatoriu să le îndeplinească o factură electronică, şi care trebuie garantate de la momentul emiterii până la sfârşitul perioadei de stocare a facturii: autenticitatea originii (asigurarea identităţii furnizorului sau a emitentului facturii); integritatea conţinutului (conţinutul facturii nu a fost modificat); lizibilitatea facturii (calitatea textului de a fi uşor de citit şi înţeles).

Prin sistemul e-Factura, pus la dispoziţie de Ministerul de Finanţe, aceste condiţii sunt considerate îndeplinite de la sine, sistemul fiind cel care validează facturile şi se asigură că fişierul transmis între companii respectă aceste norme. Important de precizat, însă, că sistemul e-Factura face o verificare a structurii facturii, a autenticităţii originii şi a integrităţii conţinutului, nu şi o verificare a realităţii tranzacţiei vizate de factură. Deci, aplicarea semnăturii autorităţilor nu înseamnă că acestea validează tranzacţiile vizate de facturile trimise în sistem de firme, ci doar că fişierele respect condiţiile tehnice de emitere a unei facturi valide.