DELOITTE: Noua directivă privind detaşarea angajaţilor, neglijată în contextul pandemiei, aduce schimbări majore

Până la începutul acestui an, un telefon primit cu doar o zi înainte putea face ca angajatul unei companii să fie în avion la prima oră pentru a îndeplini o sarcină punctuală în altă ţară. Contextul economic şi infrastructura de transport (aerian, dar nu numai) au stimulat mobilitatea angajaţilor în special în interiorul Uniunii Europene (UE). În contextul pandemiei de COVID-19, fenomenul s-a temperat simţitor, iar expresia "Covido ergo Zoom" (după celebra expresie "Cuget, deci exist") pare că ne va mai urmări ceva vreme, chiar şi după depăşirea crizei sanitare. Dar relaţiile online funcţionează doar parţial, pentru comunicare şi în cazul serviciilor care pot fi livrate şi virtual. Însă multe sectoare din economie activează "pe teren" (agricultură, producţie de orice fel, logistică etc.), iar pentru acestea, mai devreme sau mai târziu, va fi nevoie de forţă de muncă. Mobilitatea trebuie reluată, chiar dacă cu precauţie, pentru că este singura soluţie pentru ca motoarele economiei să revină la turaţia maximă, conform unui comunicat trimis redacţiei.

Companiile care detaşează angajaţi trebuie să ţină cont de faptul că, în perioada de temperare a mobilităţii, au intrat în vigoare noi reglementări care prevăd înăsprirea cadrului şi condiţiilor în care angajaţii îşi pot desfăşura activitatea pe teritoriul altor state UE, fie pentru o zi, o lună sau mai mult.

Una din formele de mobilitate a angajaţilor este reglementată la nivelul UE încă din 1996, când a fost adoptată Directiva privind lucrătorii detaşaţi (Posted Worker Directive - PWD), cu scopul principal de a facilita libertatea de a presta servicii şi, în subsidiar, pentru a asigura o protecţie de bază pentru angajaţii trimişi la muncă în altă ţară. În vara anului 2018, UE a adoptat o nouă directivă, de revizuire a PWD, care a introdus două principii majore: plata similară pentru muncă comparabilă - Equal Pay for Equal Work - şi obligaţia de a respecta toate condiţiile de muncă aplicabile în ţara gazdă, în cazul în care detaşarea depăşeşte 12 luni (18 luni, în cazuri excepţionale).

Pe scurt, Equal Pay for Equal Work presupune că dacă un angajat este trimis de angajatorul său român să muncească o perioadă la o societate afiliată din altă ţară, de exemplu, Germania, în anumite condiţii, el trebuie să primească aceeaşi remuneraţie minimă ca un cetăţean german angajat de către societatea gazdă pe un post comparabil. Această remuneraţie este stabilită conform legislaţiei în vigoare sau contractelor colective de muncă cu aplicabilitate generală la nivel sectorial (nu doar la nivelul salariului minim, cum se practica anterior adoptării directivei revizuite). Al doilea principiu introdus de noua directivă se referă la detaşările pe o perioadă mai lungă de 12 luni (18 luni, în anumite cazuri) şi presupune că, după perioada menţionată, un lucrător detaşat va beneficia de toate condiţiile de muncă aplicabile în ţara gazdă, cu mici excepţii, nu doar de cele de bază stabilite de directivă.

Directiva revizuită a fost implementată în toate statele membre, inclusiv în România, prin modificarea Legii 16/2017, în august 2020. Prin urmare, societăţile din ţările UE care trimit angajaţi în alt stat membru trebuie să ştie că au de îndeplinit anumite obligaţii în ţara gază, uneori şi în cazul unei deplasări de o singură zi. Printre obligaţiile principale se numără remunerarea corespunzătoare a angajatului şi raportarea acestor călătorii prin depunerea unei notificări la autorităţile din ţara de destinaţie.

Având în vedere complexitatea noilor obligaţii care apar pentru angajatori în celelalte state membre, precum şi sancţiunile pentru neconformare, deloc neglijabile, este de apreciat răgazul oferit de contextul epidemiologic companiilor pentru a-şi pregăti din timp infrastructura necesară conformării cu noile cerinţe.

Din ce moment al deplasării intervine obligaţia notificării?

Directiva UE a stabilit doar principiile de bază care trebuie aplicate în cazul detaşării lucrătorilor în alt stat membru şi a lăsat la aprecierea fiecărei ţări adoptarea regulilor concrete care să asigure respectarea principiilor consacrate de aceasta. Din această cauză, regulile aplicabile diferă semnificativ de la ţară la ţară.

Astfel, regulile cu privire la stabilirea momentului în care intervine obligativitatea notificării autorităţilor din statul gazdă sunt foarte variate şi de cele mai multe ori depind de scopul şi durata călătoriei - de la prima zi a deplasării, la 91 de zile. Spre exemplu, în Austria, notificarea devine obligatorie din prima, a cincea sau din a 60-a zi a deplasării, în Bulgaria şi Danemarca - din prima sau a opta zi, iar Olanda are un sistem extrem de complex, cu şapte praguri diferite. În România, lucrurile sunt mai simple - în lipsa unui prag expres menţionat, se presupune că orice călătorie care face obiectul directivei trebuie notificată, indiferent dacă durează o zi sau mai multe.

Şi sancţiunile pentru neconformarea cu obligaţiile de raportare diferă foarte mult de la ţară la ţară. În Germania, aceasta poate ajunge până la amendă de 30.000 de euro şi interzicerea participării la licitaţiile publice, în Franţa, până la 4.000 de euro/angajat, iar în Spania, abaterile grave (cum ar fi absenţa înregistrării, falsificarea sau tăinuirea informaţiilor) sunt pasibile de amenzi de la 6.251 la 187.515 de euro. Prin urmare, o bună gestionare şi planificare a deplasărilor realizate de angajaţii proprii este soluţia pentru limitarea riscurilor care apar.

Totodată, angajatorii trebuie să ţină cont că autorităţile şi-au schimbat abordarea şi, dacă în trecut puneau accentul pe conformarea formală (verificau mai degrabă depunerea notificării), acum se concentrează şi pe substanţă (dacă este vorba de o detaşare reală sau dacă nu s-ar fi impus mai degrabă încheierea unui contract de muncă cu entitatea din ţara gazdă, cu implicaţiile aferente). Aşadar, este posibil să apară controale în această zonă, iar companiile româneşti, în special, trebuie să ţină cont de faptul că sistemele/procesele de verificare din celelalte state sunt mai performante decât cele din România.

Angajaţii care călătoresc în scop de afaceri sunt supuşi regulilor directivei?

Întrebarea care apare tot mai des în acest context este legată de angajaţii care călătoresc în scop de afaceri (business travelers) - în ce măsură sunt aceştia supuşi regulilor PWD? Răspunsul nu este atât de simplu pe cât ar părea, pentru că depinde de trei aspecte: regulile din ţara gazdă, scopul călătoriei şi durata şederii. Aceste variabile generează foarte multe combinaţii, astfel că, pentru companiile cu un număr mare de angajaţi mobili, soluţiile bazate pe tehnologie devin indispensabile. Mai mult, gestionarea şi conformarea devin foarte dificile pentru călătoriile scurte, pentru că, de cele mai multe ori, informaţiile privind astfel de deplasări nu ajung la departamentul resurse umane în timp util sau chiar deloc.

Practic, pentru angajatorii ai căror angajaţi călătoresc în alte state UE (pe termen scurt sau lung), gestionarea a 26 de procese şi reguli de conformare diferite, care atrag sancţiuni considerabile chiar şi pentru simple erori administrative, constă în analizarea a mii de potenţiale combinaţii pentru a asigura conformarea deplină la regulile aplicabile.

Pentru angajatorii români, toate aceste aspecte sunt relevante prin prisma faptului că cele mai multe obligaţii care derivă din legislaţie sunt în sarcina angajatorului din statul de origine. Consecinţele nerespectării cerinţelor PWD sunt multiple şi variază de la avertismente şi amenzi în cuantum redus, până la atragerea răspunderii penale a administratorului angajatorului în cazuri grave. În plus, şi în calitate de companie gazdă, un angajator poate fi responsabil pentru persoanele detaşate sau cele care vin în călătorie de afaceri şi amendat pentru muncă nedeclarată în cazul în care nu respectă prevederile PWD.

Prin urmare, acesta poate fi considerat un moment oportun pentru a analiza şi dezvolta un proces optim pentru gestionarea populaţiei mobile şi a obligaţiilor de conformare, astfel încât, în anticiparea reluării călătoriilor pe scară largă, acesta să poată fi implementat uşor în corelaţie cu planurile de desfăşurare şi de dezvoltare a diferitelor afaceri în interiorul UE.