E-factura, noul imperativ al facturării în România

Începând cu 1 ianuarie 2024, toate companiile din România vor trebui să se alinieze la un nou standard de administrare fiscală: raportarea electronică a tuturor facturilor prin sistemul RO e-Factura. Acesta reprezintă un pas important în digitalizarea fiscală, cu un termen limită pentru utilizarea variantelor tradiţionale de facturare până la 30 iunie 2024. Astfel, de anul viitor, e-Factura devine obligatorie pentru toate tranzacţiile B2B pentru toate persoanele impozabile stabilite în România, indiferent dacă sunt sau nu înregistrate în scopuri de TVA. Sancţiunile pentru companiile care nu se vor conforma sunt diferentiate în funcţie de mărimea contribuabililor, dar va exista o perioadă de graţie de 3 luni, până la 31 martie 2024, timp în care acestea nu se vor aplica.

Autorităţile române au elaborat şi oficializat legislaţia pentru facturarea electronică generalizată, un proces demarat de anul trecut pentru bunurile cu risc fiscal şi relaţiile business-to-government (B2G). După ce a primit o derogare de la normele UE privind TVA, România îşi extinde acum obligativitatea facturării electronice şi pentru tranzacţiile business-to-business (B2B) derulate pe teritoriul său. Noutatea a fost reglementată prin Legea nr. 296/2023, care stabileşte un calendar concret de implementare a extinderii e-Factura la nivelul tuturor tranzacţiilor comerciale de tip B2B.

În prima etapă, de la 1 ianuarie până la 30 iunie 2024, furnizorii trebuie să raporteze în RO e-Factura toate facturile B2B taxabile în România. Facturile vor putea fi emise atât în format XML, cât şi pe hârtie, şi transmise prin sistemul electronic, cu un termen limită de cinci zile lucrătoare de la emitere.

Nerespectarea acestui termen va duce la aplicarea de amenzi, sancţiunile fiind diferentiate în funcţie de mărimea contribuabililor: cei mari riscă amenzi de la 5.000 la 10.000 de lei, cei mijlocii - de la 2.500 la 5.000 de lei, iar cei mici şi persoanele fizice - de la 1.000 la 2.500 de lei.

Autorităţile au stabilit totuşi o perioadă de graţie de trei luni, până la 31 martie 2024, astfel că sancţiunile pentru companiile emitente care nu îşi vor transmite electronic facturile prin sistemul e-Factura se vor putea aplica doar începând 1 aprilie 2024.

Aceste noi reguli de facturare se aplică din ianuarie 2024 pentru:

toate companiile stabilite în România, precum şi pentru entităţile nerezidente care au un sedii fixe în România implicate în tranzacţii B2B şi B2G (altele decât cele deja acoperite de legislaţia B2G în vigoare inainte de 2024);

contribuabilii nerezidenţi, înregistraţi în scopuri de TVA în România pentru facturile B2B emise pentru livrări de bunuri sau prestări de servicii cu locul de impozitare în România.

A doua etapă, programată pentru 1 iulie 2024, elimină facturile în format pe hârtie sau cele în format electronic alternativ (e-mail sau orice alte standarde foloseau companiile până acum în procesul lor de facturare). Dreptul de deducere a TVA va fi exercitat exclusiv pe baza facturilor emise electronic prin RO e-Factura, în condiţiile în care facturile considerate originale vor fi cele din sistemul naţional, peste care s-a aplicat sigiliul Ministerului de Finanţe.

Tot de la 1 iulie 2024, vor apărea şi sancţiuni pentru destinatarii facturilor electronice în relaţiile B2B - dacă vor primi şi înregistra facturi neraportate în e-Factura, amenda va fi egală cu cuantumul TVA înscris în factură.

Anul 2024 marchează o nouă eră a facturării electronice, astfel că pentru a se conforma acestor schimbări majore, companiile trebuie să găsească soluţii compatibile cu sistemele lor contabile şi de facturare actuale şi să analizeze rapid implicaţiile şi schimbările pe care trebuie să le pună în practică, astfel încât de la 1 iulie să poată trece integral la raportarea electronică a facturilor emise în sistemul e-Factura. Nerespectarea acestor noi reglementări va atrage sancţiuni directe semnificative, dar poate antrena şi riscuri substanţiale de respingere a deducerii TVA pentru facturile tradiţionale. Este importantă adaptarea din timp la aceste noi cerinţe pentru a evita dificultăţi legale şi fiscale.