Factura proformă vs factura fiscală: Tot ce trebuie să ştii

Facturile reprezintă documentele şi mesajele tipărite sau electronice care, în sensul legii fiscale, îndeplinesc anumite condiţii speciale.

Ce este factura proformă?

Factura proformă reprezintă o copie a facturii fiscale, trimisă în avans clientului, prin care se menţionează serviciile şi produsele care se vând împreună cu preţul acestora.

Ce conţine factura proformă?

Factura proformă conţine câmpuri similare cu factura fiscală, precum: denumirea clientului, adresa sediului firmei, codul de identificare fiscală, numărul de ordine din registrul comerţului, oraşul, localitatea. Pe factura proformă sunt trecute aceleaşi produse care vor apărea ulterior efectuării plăţii de către client, pe factura finală.

Aceasta este un document ce nu are valoare contabilă. Cu alte cuvinte, nici cel care o emite şi nici cel căruia îi este adresată nu trebuie să o înregistreze în contabilitate. Factura proformă nu este un document de plată la fel ca factura fiscală. Spre deosebire de cea fiscală, care este o obligaţie de plată pentru produsele achiziţionate, are un caracter informativ, factura proformă poate fi considerată o detaliere a produselor sau serviciilor pe care le oferi, însoţită de preţul care trebuie plătit pentru acestea.

Un client care primeşte o factură proformă nu are obligaţia să o plătească, chiar dacă în acest document apar toate informaţiile care apar într-un factură fiscală. Tocmai de aceea, este important ca pe un astfel de document să fie menţionat că este o factură proformă. De asemenea, pentru că nu este un document contabil, factura proformă nu trebuie semnată sau ştampilată, putând fi trimisă atât în format electronic, cât şi pe hârtie.

Pentru că nu este un document cu însemnătate contabilă, factura proformă nu trebuie să respecte anumite cerinţe. Există numeroase modele de facturi proforme la care furnizorul poate apela. Acestea se pot realiza în Word sau Excel, în funcţie de nevoi: cu sau fără TVA, în română, în engleză sau în altă limbă, pentru una sau mai multe monede.

Când poate fi emisă factura proformă?

Factura proformă poate fi emisă în următoarele cazuri:

- când nu există siguranţa că produsul va fi achitat şi astfel se evită anularea unei facturi;

- pentru controlul cash-flow-ului, pentru prestări de servicii de tip abonament sau plata în tranşe pe parcursul unei colaborări;

- pentru ca importatorul să poată obţine de la bancă valuta necesară;

- pentru ca importatorul să obţină de la bancă licenţa de import;

- pentru perfectarea unui acreditiv documentar, la cererea băncii.

Factura fiscală

Ce este factura fiscală?

Factura fiscală reprezintă un document contabil emis de către furnizor către client, care conţine lista cu produsele vândute, respectiv serviciile prestate clientului de către furnizor, potrivit unui contract făcut în prealabil sau nu.

Ce conţine o factură fiscală?

Factură fiscală conţine serie, număr, dată de facturare, datele de identificare fiscală ale furnizorului şi ale clientului, lista produselor sau serviciilor, preţul unitar, cantitatea fiecăruia, cota de TVA, totalul parţial (fără TVA) şi general (cu TVA inclus).

Date obligatorii într-o factură

Conform articolului 319 din Codul Fiscal, factura cuprinde în mod obligatoriu următoarele informaţii:

a) numărul de ordine, în baza uneia sau a mai multor serii, care identifică factura în mod unic;

b) data emiterii facturii;

c) denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit în România şi care şi-a desemnat un reprezentant fiscal, precum şi denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare prevăzut la art. 316 ale reprezentantului fiscal;

d) denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA sau, după caz, codul de identificare fiscală ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;

e) denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit în România şi care şi-a desemnat un reprezentant fiscal, precum şi denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA, conform art. 316, ale reprezentantului fiscal;

f) denumirea/numele şi adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum şi codul de înregistrare în scopuri de TVA sau codul de identificare fiscală al beneficiarului, dacă acesta este o persoană impozabilă ori o persoană juridică neimpozabilă;

g) data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data încasării unui avans, în măsura în care această dată este anterioară datei emiterii facturii;

h) denumirea şi cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum şi particularităţile prevăzute la art. 266 alin. (3) în definirea bunurilor, în cazul livrării intracomunitare de mijloace de transport noi;

i) baza de impozitare a bunurilor şi serviciilor ori, după caz, avansurile facturate, pentru fiecare cotă, scutire sau operaţiune netaxabilă, preţul unitar, exclusiv taxa, precum şi rabaturile, remizele, risturnele şi alte reduceri de preţ, în cazul în care acestea nu sunt incluse în preţul unitar;

j) indicarea cotei de taxă aplicate şi a sumei taxei colectate, exprimate în lei, în funcţie de cotele taxei;

k) în cazul în care factura este emisă de beneficiar în numele şi în contul furnizorului, menţiunea "autofactură";

l) în cazul în care este aplicabilă o scutire de taxă, trimiterea la dispoziţiile aplicabile din prezentul titlu ori din Directiva 112 sau orice altă menţiune din care să rezulte că livrarea de bunuri ori prestarea de servicii face obiectul unei scutiri;

m) în cazul în care clientul este persoana obligată la plata TVA, menţiunea "taxare inversă";

n) în cazul în care se aplică regimul special pentru agenţiile de turism

o) dacă se aplică unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de artă, obiecte de colecţie şi antichităţi, una dintre menţiunile "regimul marjei - bunuri second-hand", "regimul marjei - opere de artă" sau "regimul marjei - obiecte de colecţie şi antichităţi", după caz;

p) în cazul în care exigibilitatea TVA intervine la data încasării contravalorii integrale sau parţiale a livrării de bunuri ori a prestării de servicii, menţiunea "TVA la încasare";

r) o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci când se emit mai multe facturi ori documente pentru aceeaşi operaţiune.

Facturile emise în sistem simplificat în condiţiile prevăzute la alin. (12) şi (13) trebuie să conţină cel puţin următoarele informaţii:

a) data emiterii;

b) identificarea persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;

c) identificarea tipului de bunuri sau servicii furnizate;

d) suma taxei colectate sau informaţiile necesare pentru calcularea acesteia;

e) în cazul documentelor sau mesajelor tratate drept factură în conformitate cu prevederile alin. (2), o referire specifică şi clară la factura iniţială şi la detaliile specifice care se modifică.