Munca remote - o alegere viabilă atât pentru companii, cât şi pentru angajaţi

• (Interviu cu Ionuţ Gherle, Directorul General al UCMS by AROBS)

Reporter: După o perioadă lungă de timp, în care angajaţii au lucrat remote sau în sistem hybrid, multe companii doresc ca aceştia să se întoarcă la birouri. Care credeţi că ar trebui să fie atitudinea angajatorilor în raport cu această situaţie?

Ionuţ Gherle: Pandemia a obligat firmele să investească în digitalizare, să achiziţioneze device-uri precum laptopuri, tablete, telefoane, pentru a le oferi angajaţilor resursele necesare ca să lucreze de acasă. Desigur, în cazurile în care acest lucru era posibil, deoarece există industrii care nu vor putea niciodată să treacă în sistem remote sau hybrid, cum ar fi companiile din Producţie, Automotive sau Retail.

Consider că anumite elemente ale scenariului de muncă remote nu vor dispărea, ci companiile le vor integra în politica lor. Unele, de asemenea, vor dori ca angajaţii să lucreze de acum înainte exclusiv remote, mai ales că studiile arată că acest scenariu de funcţionare a dus la creşterea productivităţii angajaţilor şi la scăderea cheltuielilor firmelor. Munca remote devine o alegere viabilă atât pentru companii, cât şi pentru angajaţi, motiv pentru care digitalizarea procedurilor dintr-o companie este cheia spre eficientizare, deoarece permite munca la distanţă şi înregistrează istoricul tuturor acţiunilor.

Tot mai multe companii caută cele mai potrivite metode pentru ca munca la distanţă să fie cât mai eficientă. Soluţiile noastre ajută la optimizarea muncii de la distanţă, funcţionând foarte bine şi pentru companiile care au un regim hybrid de muncă al angajaţilor. Acestea au fost gândite atât pentru a fluidiza procesele şi pentru a eficientiza timpul de lucru al specialiştilor din departamentele de resurse umane, cât şi să să creeze o comunicare mai bună între angajaţi şi HR sau între angajaţi şi management.

Transformarea digitală a departamentelor HR şi payroll este o decizie ce se conturează tot mai puternic, mai ales în companiile mari, unde volumul de angajaţi care trebuie gestionat implică multe procese administrative. În acest sens, UCMS by AROBS pune la dispoziţia companiilor soluţia True HR care simplifică procesele interne.

Reporter: Angajatorii îşi fac griji că nu vor putea să gestioneze timpul de lucru al angajaţilor dacă aceştia nu sunt fizic la birou. Ce soluţii există pentru această problemă?

Ionuţ Gherle: Din fericire, există soluţii pentru ca angajatorii şi departamentele de HR să nu se întoarcă la tabelele clasice pentru administrarea personalului şi a salarizării. Dincolo de incertitudinea pe care am resimţit-o cu toţii de când a început pandemia, am observat o predispoziţie tot mai mare spre transformarea digitală a departamentelor de HR şi payroll. Cu ajutorul unei soluţii software dezvoltată special pentru departamentele de resurse umane, angajaţii reuşesc să se concentreze pe obiectivele strategice relevante fără să irosească timp cu activităţi birocratice. Mai mult, un software HR este util pentru a menţine procesele actualizate cu toate măsurile impuse de legislaţia în vigoare, generând documente în acord cu aceste schimbări.

Reporter: Cum pot ajuta soluţiile software de administrare a resurselor umane şi un soft de payroll companiile să îşi desfăşoare activitatea când angajaţii lucrează remote sau în format hybrid?

Ionuţ Gherle: Software-ul de HR şi cel de payroll sunt soluţii inovatoare şi flexibile care sunt uşor de configurat, având rolul de a simplifica procesele complexe de HR şi oferă date relevante despre echipele interne. De asemenea, sunt soluţii integrate de management al resurselor umane şi salarizare pentru noul context digital în modul de #workfromhome, #workfromoffice şi hybrid. Software-ul de HR şi payroll ajută managementul sau departamentele de resurse umane să automatizeze sarcinile, să organizeze informaţiile pentru angajaţi şi să creeze rapoarte bazate pe date specifice. Totul se face electronic şi, în acest fel, se elimină şi partea de birocraţie. Avantajele sunt resimţite şi de angajaţi, deopotrivă, prin opţiunea self-service, prin care pot urmări fluturaşii de salariu, numărul de zile de concediu şi toate informaţiile utile pentru ei.

Reporter: Aţi precizat că sistemul de muncă remote aduce beneficii atât companiilor, cât şi angajaţilor prin creşterea productivităţii şi scăderea cheltuielilor. Care ar fi, însă, beneficiile muncii în sistem hybrid şi ce soluţii există pentru ca aceasta să se desfăşoare cât mai eficient?

Ionuţ Gherle: Sistemul de muncă hybrid este cheia pentru a înţelege cum viitorul muncii poate fi mai flexibil. Această modalitate de colaborare între companii şi angajaţi oferă mai multă libertate, atât în ceea ce priveşte programul, cât şi locaţia de unde se efectuează munca.

În general, angajaţii au parte de mai multă autonomie pentru a integra într-un mod mai convenabil munca în viaţa lor, nu să îşi împartă celelalte activităţi în funcţie de orele pe care şi le petrec la birou. Un sistem ideal ar fi cel în care se ia ce este mai bun din ambele contexte: structura şi socializarea pe de o parte şi independenţa şi flexibilitatea pe de altă parte. O procedură obişnuită a companiilor care deja lucrau în sistem hybrid, accelerată de la declanşarea pandemiei, este de a desemna anumite zile pentru întâlniri şi colaborări la birou şi alte zile pentru task-urile care implică concentrare individuală.

Soluţiile pentru ca acest sistem să se desfăşoare eficient sunt cuprinse în Modulul True Work from Home realizat de UCMS by AROBS, deoarece acest software permite administrarea eficientă a echipelor, schimburile de program, turele, dar şi locul în care angajaţii îşi desfăşoară activitatea. Aplicaţia True HR nu oferă doar posibilitatea de a realiza un pontaj electronic, ci poate şi să ţină evidenţa clară a modului de distribuţie al angajaţilor. De asemenea, structura intuitivă a modului este destinată şi angajaţilor, care pot să îşi gestioneze singuri programul de muncă, iar modificările se înregistrează automat.

Reporter: Aşadar, digitalizarea oferă soluţii pentru gestionarea salariilor, a documentelor şi a pontajului personalului. Totuşi, există şi problema semnării documentelor. Pentru companiile unde fluxul de personal este mare, care sunt soluţiile pentru a optimiza procesul de semnare a contractelor de muncă, de desfacere a acestora sau pentru semnarea, spre exemplu, a cererilor de concediu?

Ionuţ Gherle: Aplicarea ordonanţei de Urgenţă 36/2021 a venit cu numeroase beneficii în ceea ce priveşte relaţia dintre companii şi angajat şi astfel, tot mai multe companii s-au orientat spre semnătura electronică. Aceasta, din start, facilitează procesul de semnare al documentelor. Totuşi, există modalităţi prin care acest proces să fie şi mai eficient. Dacă o companie are numeroşi angajaţi, se pune problema că procesul de semnare al documentelor, fie el manual sau electronic, consumă multe resurse, cea mai importantă dintre acestea fiind timpul. Semnătura electronică, funcţionalitate din cadrul aplicaţiei, permite semnarea digitală a documentelor, fie că este vorba de contracte de muncă, acte adiţionale sau adeverinţe, iar volumele mari de documente ce trebuie semnate se pot gestiona mult mai uşor. Concret, acest modul permite centralizarea documentelor ce urmează a fi semnate digital într-un singur flux de aprobare din aplicaţia True HR şi semnarea individuală digitală a documentelor cu certificat calificat sau cu semnatura digitala avansată.

Reporter: Mulţumesc!