English
O analiză realizată de Arxia, companie de software specializată în digitalizarea instituţiilor publice, relevă problemele cu care se confruntă instituţiile de stat în gestionarea proceselor de achiziţii publice, conform unui comunicat de presă remis redacţiei. Analiza, derulată în cadrul comunităţii online Expert Achiziţii Publice, care numără peste 13.000 de membrii înregistraţi, incluzând specialişti care activează în domeniul achiziţiilor în cadrul instituţiilor, evidenţiază necesitatea utilizării sistemelor informatice pentru gestiunea activităţilor legate de derularea achiziţiilor publice, precum şi principalele piedici care stau în calea transformării digitale în acest domeniu.
Studiul realizat de Arxia a relevat că 90% dintre instituţiile publice respondente utilizează ca instrument de gestionare a achiziţiilor publice doar aplicaţia Microsoft Excel. Un procent redus, de 5% au un soft specializat care să îi sprijine în procesele de achiziţie publică, iar restul de 5% folosesc instrumente chiar mai rudimentare, precum Microsoft Word.
"Ceea ce relevă încă odată acest studiu este necesitatea implementării suportului digital eficient pentru procesele de achiziţii publice. Aceasta ar fi nu doar un pas către normalitate, ci este absolut necesară pentru creşterea eficienţei şi, în mod esenţial, pentru reducerea cheltuirii ineficiente a banului public. Estimările noastre arată că statul pierde anual aproape 2% din PIB, din cauza gestionării deficitare a achiziţiilor publice. La aceasta se adaugă şi risipa enormă de timp şi resursă umană, angajaţii fiind nevoiţi să execute acţiuni care pot fi realizate rapid, printr-un sistem informatic specializat. Multe dintre instituţii nici nu ştiu că există soluţii pentru eficientizarea proceselor, deşi aplicaţii informatice specializate sunt disponibile în piaţă, iar costul acestora este accesibil. Un prim pas pe care ar trebui să-l aibă în vedere instituţiile este să apeleze la experţii în digitalizare care există în piaţă, iar industria IT din România este deschisă să îşi ofere sprijinul. Arxia dezvoltă astfel de soluţii şi a dobândit o expertiză solidă în implementarea lor în cadrul instituţiilor publice. În contextul accelerării digitalizării instituţionale prin implementarea PNRR şi a Cloud-ului Guvernamental, România se află acum într-un moment de oportunitate pentru a acorda atenţia cuvenită acestui subiect ", a susţinut Daniel Homorodean, CEO al Arxia.
• Experţii în achiziţii publice vor digitalizarea proceselor - inerţia este mare
Conform studiului, majoritatea respondenţilor recunosc lipsa unei soluţii informatice de facilitare a procesului de achiziţii publice. Un procent de 95% dintre participanţii la studiu consideră că ar fi necesar să fie implementată în cadrul fiecărei instituţii o astfel de soluţie, aşa cum sunt implementate în fiecare dintre ele sisteme informatice dedicate activităţilor financiar-contabile. Deşi cei implicaţi în procesul de achiziţii publice îşi doresc implementarea unui astfel de sistem digital, există mai mulţi factori ce împiedică acest lucru.
Potrivit sursei citate, principala piedică în calea digitalizării achiziţiilor publice nominalizată de respondenţi este chiar reticenţa de la nivelul conducerilor instituţiilor publice. Peste 44% dintre aceştia au menţionat că, la nivelul managementului, nu se înţelege necesitatea unui sistem informatic de gestionare a activităţilor specifice achiziţiilor publice. La lipsa de interes a managementului se adaugă teama de schimbare a unora dintre funcţionari, precum şi faptul că digitalizarea activităţilor din acest domeniu nu a fost promovată şi instituţiile nu ştiu că există deja soluţii informatice disponibile în piaţă şi sunt accesibile.
Alte motive identificate au fost lipsa unei alocări bugetare pentru un program informatic specializat, invocată de peste 31% şi rezistenţa la schimbare în cadrul celorlalte compartimente din instituţii, care ar fi reticente să utilizeze un astfel de sistem prin care se colectează, în mod organizat, necesităţile din cadrul întregii organizaţii - 27% dintre instituţii au raportat această problemă.
Documentarea solicitărilor şi trasabilitatea informaţiei - probleme pentru majoritatea experţilor
Ca urmare a posibilităţilor actuale limitate de gestionare digitală a proceselor de achiziţii publice, un număr considerabil de respondenţi întâmpină diferite dificultăţi. Studiul realizat arată faptul că, în acest moment, activităţile specifice derulate în cadrul instituţiilor în domeniul achiziţiilor publice, incluzând colectarea informaţiilor privind necesităţile, aprobarea şi avizarea solicitărilor, planificarea şi urmărirea realizării achiziţiilor, raportarea, gestiunea contractelor, sunt practic nedigitalizate, pentru majoritatea instituţiilor singurul suport fiind doar un fişier extern, pe care nici măcar nu se lucrează colaborativ.
Astfel, una dintre principalele probleme semnalate este calitatea referatelor de necesitate, documentele prin care compartimentele din cadrul instituţiei îşi exprimă necesităţile care trebuie satisfăcute prin achiziţia de produse, servicii sau lucrări: 81% dintre respondenţi au declarat că se întâmplă des, sau foarte des ca aceste documente să fie incomplete. Cei care folosesc doar programul Excel s-au confruntat cu situaţii în care a fost dificil să identifice şi să urmărească cererile compartimentelor din punct de vedere al cantităţilor şi valorilor. Dintre respondenţi, peste 44% au avut această problemă foarte des şi des, iar numai 26% dintre aceştia nu au avut niciodată sau foarte rar dificultăţi în această privinţă. Datele arată o problemă gravă: aproape jumătate dintre respondenţi au dificultăţi în corelarea necesităţilor la nivel de departamente, din cauza lipsei unui sistem centralizat de gestionare şi organizare.
O soluţie digitală ar permite ca fluxul de aprobare să fie complet digital, prin semnături electronice, sprijinind o mai bună colectare a informaţiei şi reducând astfel problema documentelor incomplete semnalate de peste 80% dintre respondenţi. S-ar elimina de asemenea riscul ca documentele să se piardă sau să se rătăcească şi ar uşura fluxul transmiterii lor între departamente. Transmiterea automată a comenzilor către furnizori şi sistemul de avertizare cu privire la expirarea duratei contractelor sunt şi ele incluse în beneficiile unei soluţii digitale integrate.
Lipsa cadrului digital care să faciliteze comunicarea în cadrul structurii instituţiei pentru planificarea şi realizarea achiziţiilor are repercusiuni în aproape toate etapele procesului. Aproape un sfert dintre respondenţi, respectiv 24%, au declarat că se întâmplă des, sau foarte des, să nu fie notificate departamentele, chiar dacă produsele solicitate au fost deja recepţionate la nivelul instituţiei. Numai 21% dintre participanţii la studiu au declarat că nu s-au lovit niciodată de această situaţie. Această stare de fapt împiedică asigurarea unui nivel corespunzător de control, trasabilitate şi auditabilitate a informaţiei şi a activităţii, cu consecinţe grave în eficienţa cheltuirii banului public, riscuri directe de nerespectare a legislaţiei, mult timp şi efort consumat în plus.
Lipsa digitalizării creează dificultăţi în respectarea termenelor legale
O altă urmare a acestei lacune din domeniul digital se regăseşte la nivelul termenelor legale. Peste 36% dintre respondenţi au declarat că întâmpină foarte des şi des dificultăţi în respectarea termenelor legale în cadrul proceselor de achiziţii publice, în timp ce numai 17,5% nu au avut niciodată această problemă.
Probleme identificate în cadrul studiului se pot rezolva cu ajutorul unei soluţii informatice care să faciliteze gestionarea, comunicarea şi organizarea aspectelor legate de procesul de achiziţie publică. Din acest punct de vedere, aproape 50% dintre respondenţi au întâmpinat dificultăţi în mod frecvent. Printre beneficiile implementării unui astfel de suport digital putem număra gestionarea, în timp real, din punct de vedere cantitativ şi valoric, a contractelor în derulare. Această opţiune ar veni în ajutorul celor implicaţi în procesul de achiziţii publice şi printr-un sistem de avertizare cu privire la epuizarea valorilor şi cantităţilor prevăzute în contracte.
Euro
Dolar SUA
Franc elveţian
Liră sterlină
Gram de aur
