Sunteţi pregătiţi pentru controalele autorităţilor de reglementare? Câteva recomandări pentru a răspunde adecvat acestor evenimente

În incertitudinea actuală a pieţei, cu război, tensiuni geopolitice, atacuri cibernetice, fraude şi sancţiuni, autorităţile de reglementare impun companiilor un standard mai înalt de conformitate, cu reguli şi reglementări din ce în ce mai complexe şi stricte. De asemenea, controalele din partea acestor instituţii sunt tot mai dese şi amănunţite, iar amenzile pe măsură. Vizate sunt în continuare industriile oricum foarte reglementate precum serviciile financiare, energie, telecom şi farma, dar şi alte sectoare.

Conformitatea cu reglementările se referă la respectarea legilor şi reglementărilor impuse companiilor de guvern şi autorităţile de reglementare pentru o bună funcţionare a industriilor în care activează, pentru a reduce expunerea la risc în sectoarele vitale pentru economie, reducerea corupţiei, fraudelor şi practicilor neconcurenţiale. Companiile trebuie să identifice toate legile şi reglementările aplicabile care le afectează afacerea şi să recunoască, să evalueze şi să atenueze orice risc privind neconformitatea, pentru a minimiza un potenţial prejudiciu financiar, dar şi reputaţional.

De altfel, potrivit celui mai recent raport CEO Survey, 68% dintre directorii generali din România spun că reglementările guvernamentale sunt unul dintre principalii factori care influenţează modul în care companiile din România generează valoare şi care impun transformarea acestora pentru a rămâne viabile şi peste zece ani.

Ce implică o investigaţie de reglementare şi cum trebuie să se pregătească organizaţiile?

O investigaţie de reglementare este o anchetă oficială efectuată de o instituţie a statului sau de un organism de reglementare pentru a examina eventualele încălcări ale legilor sau regulilor de către companii sau anumite sectoare. Investigaţiile pot fi declanşate de diverse evenimente, inclusiv autodenunţuri, plângeri din partea consumatorilor sau a concurenţilor, nereguli în raportarea financiară, rapoarte ale avertizorilor de integritate sau pur şi simplu în cadrul unor activităţi obişnuite de monitorizare şi supraveghere ale autorităţilor de reglementare.

Ca răspuns la nerespectarea normelor, autorităţile de reglementare utilizează o serie de măsuri adaptate la gravitatea şi natura încălcărilor constatate. În cazul încălcărilor minore, autorităţile de reglementare pot emite avertismente, pot oferi îndrumări pentru remediere sau pot aplica amenzi, dar pot ajunge şi la măsuri drastice precum suspendarea sau retragerea autorizaţiilor de funcţionare. Răspunsul unei autorităţi de reglementare va reflecta circumstanţele specifice legate de neconformitate, dar va fi influenţat şi de modul în care compania investigată este transparentă şi cooperează pe parcursul procesului.

În cazul în care o companie se confruntă sau anticipează o investigaţie de reglementare, modul în care răspunde şi participă pe durata investigaţiei este crucial pentru a asigura un proces echitabil şi transparent şi pentru a minimiza pierderile comerciale şi reputaţionale. Există câteva recomandări importante ce pot fi considerate de companii aflate în aceasta situaţie.

Înţelegerea scopului şi contextului investigaţiei cu focus pe înţelegerea priorităţilor, autorităţilor de reglementare şi dacă aceasta investigaţie este răspândită la nivelul întregii industrii din care face parte compania.

Identificarea, păstrarea şi documentarea informaţiilor relevante care pot avea legătură cu ancheta. Acestea includ e-mailuri, contracte, înregistrări financiare, due diligence şi orice alte informaţii pertinente.

Stabilirea un protocol de comunicare internă şi păstrarea unei evidenţe clare a informaţiilor care au fost furnizate.

Înfiinţarea unei echipe dedicate care să se ocupe de procesul de investigare şi să aiba grijă de personalul implicat în anchetă. Componenţa echipei ar trebui să aibă competenţe care să ajute în natura investigaţiei şi în aspectele de reglementare specifice implicate. Trebuie luat în considerare angajarea unei expertize independente în domeniu, cum ar fi consultanţi de tip forensic şi avocaţi cu expertiză relevantă.

Efectuarea unei investigaţii interne, deoarece aceasta poate contribui la identificarea timpurie a problemelor; înţelegerea amplorii problemei; conservarea probelor; reducerea riscurilor juridice, financiare şi de reputaţie; comunicarea cu autorităţile de reglementare; prevenirea repetării evenimentelor; luarea deciziilor strategice; şi încrederea angajaţilor şi a părţilor interesate.

Elaborarea unei strategii de colaborare cu autoritatea de reglementare într-un mod transparent şi profesionist şi o pregătire temeinică pentru interviuri şi controalele la sediu. Cereţi sfatul avocaţilor înainte de a furniza orice informaţii unei autorităţi de reglementare sau de a accepta să participaţi la interviuri.

Gestionarea cu atenţie a comunicării externe şi informarea permanentă a auditorului despre evoluţia investigaţiei. De considerat stabilirea unui plan de comunicare pentru a adresa solicitări de la investitori, clienti sau media.

Implementarea promptă a acţiunilor corective în cazul în care investigaţia dezvăluie zone în care trebuie îmbunătăţită conformitatea. Analizarea împreună cu consilierul juridic toate constatările autorităţii de reglementare şi analizaţi paşii următori, inclusiv eventualele căi de atac sau obiecţii la o decizie negativă.

Monitorizarea continua a conformităţii pentru a evita viitoare probleme similare în viitor. De avut în vedere sesiuni de instruire a angajatilor si revizuirea setului de controale interne.

Disponibilitatea datelor şi utilizarea tehnologiei în toate aspectele unei organizaţii fac din detectarea şi corectarea în timp real a încălcărilor conformităţii cea mai bună soluţie.

Organizaţiile mari care operează în mai multe state, în special, se confruntă cu o provocare constantă în ceea ce priveşte respectarea cerinţelor complexe de reglementare - ceea ce conduce la o abordare reactivă.

Ce a însemnat anul 2023 în termeni de controale şi sancţiuni din partea autorităţilor de reglementare din România?

Rapoartele a patru instituţii de reglementare analizate de PwC, respectiv Banca Naţională a României (BNR), Autoritatea de Supraveghere Financiară (ASF), Consiliul Concurenţei şi Direcţia de Investigare a Infracţiunilor de Criminalitate Organizată şi Terorism (DIICOT), arată derularea de acţiuni de control şi monitorizare din care au rezultat sancţiuni importante.

Spre exemplu, BNR a desfăşurat 39 de acţiuni de supraveghere la nivelul instituţiilor de credit şi sucursalelor din România ale instituţiilor de credit străine, instituţiilor financiare nebancare, instituţiilor de plată şi instituţiilor emitente de monedă electronică, pentru identificarea unor aspecte de risc, neconforme cadrului de reglementare în domeniul prevenirii spălării banilor şi a finanţării terorismului şi celui în vigoare în materia implementării sancţiunilor internaţionale. Au fost dispuse un număr de 22 de ordine de măsuri pentru remedierea deficienţelor şi au fost constatate şi aplicate 17 sancţiuni administrative, dintre care 7 avertismente şi 9 amenzi, în valoare de 500 000 lei, iar o instituţie financiară nebancară a fost radiată din cauza nerespectării cerinţelor legislative în materie prudenţială.

ASF a aplicat în total 265 de sancţiuni şi măsuri administrative organizaţiilor de pe piaţa asigurărilor şi reasigurărilor, pensii private şi sectorul instrumentelor şi investiţiilor financiare, din care 115 amenzi contravenţionale cu o valoare de 3,58 milioane lei şi trei retrageri de autorizaţii de funcţionare.

În ceea ce priveşte Consiliul Concurenţei, în 2023, autoritatea a declanşat 24 de investigaţii privind posibile încălcări ale Legii concurenţei, cele mai multe din ultimii 12 ani, în domenii precum distribuţia energiei electrice, piaţa serviciilor bancare de creditare pentru persoanele fizice, producerea şi/sau comercializarea uleiului de floarea soarelui, zahărului şi untului, piaţa pieselor auto sau piaţa lucrărilor de întreţinere a drumurilor naţionale şi autostrăzi. De asemenea, autoritatea de concurenţă a finalizat 14 investigaţii în urma cărora a aplicat amenzi în valoare totală de 160 milioane lei (32,1 milioane euro), din care 77% reprezintă sancţiuni aplicate pentru înţelegeri între companii.

DIICOT a raportat o creştere de aproximativ 24% a cazurilor noi de urmărire penală înregistrate în 2023 faţă de 2022.