Cum se pot pregăti companiile pentru raportarea prin sistemul RO e-Factura

Digitalizarea şi automatizarea proceselor în companiile româneşti devine pe zi ce trece o condiţie aproape obligatorie pentru a face faţă costurilor operaţionale în creştere şi, implicit, concurenţei pe o piaţă tot mai competitivă, conform unui comunicat remis redacţiei.

Conform comunicatului, procesul va cunoaşte o accelerare masivă în curând, după ce Guvernul va anunţa public categoriile de operatori economici care vor fi obligaţi să emită facturi prin sistemul RO e-Factura şi data de la care va intra în vigoare această obligativitate.

O recentă cercetare realizată de firma de consultanţă Ernst & Young arată că un procent covârşitor - de 83% dintre companiile româneşti - nu sunt pregătite să înceapă emiterea de facturi prin sistemul RO e-factura de la 1 ianuarie 2024. Aceasta în ciuda faptului că anunţul aşteptat al Guvernului este o chestiune de zile sau cel mult săptămâni. În cel mai comprehensiv scenariu - Guvernul ar putea decide ca toate companiile din România, indiferent de domeniul de activitate sau de mărime, să fie supuse acestei obligaţii.

Sistemul RO e-factura a fost introdus în primă etapă anul trecut, pe 1 iulie, ca obligaţie de raportare, a facturilor pentru agenţii economici care comercializează bunuri cu risc ridicat de evaziune fiscală, cât şi în cadrul contractelor publice. De anul viitor însă, un număr mult mai mare de operatorii economici vor trebui să-şi genereze facturile într-un document tip XML, care permite raportarea în sistemul RO e-Factură. Ceea ce până acum se făcea "de mână" va fi introdus în câmpurile obligatorii ale acestui document electronic, fapt ce va presupune un efort suplimentar pentru departamentele de contabilitate sau facturare ale companiilor şi, implicit, va genera costuri de implementare.

Cum să economiseşti 90% din timpul şi efortul alocat operării e-facturilor?

Ce pot face companiile care nu s-au pregătit din timp şi vor risca neconformarea în termenul limită legal sau creşterea timpului şi costurilor alocate operării facturilor? Una dintre cele mai rapide şi eficiente metode este achiziţionarea de soluţii IT de automatizare a activităţilor companiei care, mai nou, integrează modulul de gestionare a e-facturilor.

"Avem clienţi care raportează în sistemul Ro-eFactura peste 1500 de facturi pe zi, iar în cazul lor completarea şi transmiterea manuală ar fi practic imposibilă. Imaginaţi-vă ce efort uriaş ar reprezenta pentru operatorii din contabilitate sau facturare să completeze zi de zi un asemenea volum de informaţii. Pentru toţi clienţii noştri care folosesc soluţia de planificare a resurselor WizPro, am integrat încă de anul trecut modulul care generează aceste fişiere XML pentru a fi încărcate automat în sistemul e-Factura", arată Dan Conete, product manager la Wizrom.

De asemenea facturile primite prin SPV (Spaţiul Virtual Privat) se descarcă automat, informaţiile referitoare la furnizor, articole, cantităţi, preţuri, completându-se automat, fiind necesară doar validarea din partea unui operator.

Astfel, introducerea facturilor primite se face mult mai rapid, cu costuri reduse de operare şi, nu în ultimul rând, evitând erorile umane. "Munca unui operator poate fi foarte mult uşurată. Se evită greşelile de introducere a datelor şi, mai ales, consumul inutil de timp. Aş putea estima că timpul alocat gestionării facturilor se reduce cu 80 - 90% comparativ cu metoda tradiţională, de mână", explică specialistul Wizrom.

Legat de cum ar trebui să se pregătească agenţii economici pentru momentul în care vor fi obligaţi să raporteze în Ro e-Factura, Dan Conete indică faptul că, pe lângă introducerea detaliilor referitoare la clienţi, care vor fi ulterior generate automat în fişierul XML, firmele trebuie să aibă în vedere şi actualizarea nomenclatorului cu coduri CPV (codurile internaţionale pentru produse şi servicii) sau TARIC3 NC8 (codurile vamale din Nomenclatorul Combinat), lucru necesar inclusiv pentru raportarea SAF-T.

WizPro este unul dintre cele mai populare programe ERP utilizate în România, cu peste 600 de implementări. Cu ajutorul acestuia, companiile mari pot ţine sub control şi gestiona mult mai eficient toate activităţile financiar-contabile, de gestiune, logistică, vânzări, producţie şi gestiunea mijloacelor fixe. Wizrom a integrat modulul e-Factura în această soluţie încă dinainte din prima etapă de operare a sistemului e-Factura, iar avantajul folosirii WizPro este faptul că e-facturile sunt gestionate în corelaţie cu toate celelalte operaţiuni financiar-contabile, oferind o mai mare claritate şi eficienţă întregului proces.

Vestea cea bună este că, deşi companiile noi care vor trebui să se conformeze vor avea nevoie de investiţii în noi sisteme IT şi în pregătirea personalului, Guvernul încă analizează posibilitatea ca implementarea la nivel general a sistemului e-Factura să decurgă în etape şi să nu existe sancţiuni în primele luni pentru cei care nu vor reuşi de la început o conformare perfectă.