Provocările implementării SAF-T în România pentru companiile mici

TPA Romania, o companie de top în Europa Centrală şi de Est, specializată în servicii de con-tabilitate, fiscalitate, audit financiar şi consultanţă juridică, atrage atenţia că implementarea acestor schimbări poate genera provocări semnificative din cauza complexităţii procesului, re-surselor umane necesare şi costurilor ridicate, iar multe companii mici, în special cele cu activi-tate redusă, ar putea alege să suspende sau chiar să închidă afacerea, potrivit unui comunicat emis redacţiei.

"Companiile mici pentru care a devenit obligatorie de anul acesta raportarea SAF-T (declaraţia informativă D406) încă nu au conştientizat pe deplin amploarea acestui proces de raportare, nu ştiu exact ce presupune şi de ce au nevoie concret pentru a se conforma cerinţelor autorităţilor fiscale. Din ce am observat în practică, există contribuabili mici care se gândesc să-şi suspende activitatea o perioadă, pentru a vedea ce se întâmplă cu raportările fiscale şi cu impozitele, cu mersul economiei, în general. Cred că multe firme mici, mai ales în cazul în care nu au activitate intensă, se vor închide sau vor alege să îşi suspende activitatea având în vedere faptul că, pe durata suspendării înregistrate la Registrul Comerţului, pentru cel mult trei ani, nu trebuie să depună declaraţii fiscale, deci nici raportarea SAF-T", explică Sorana Cernea, Managing Partner al TPA Romania.

SAF-T este un standard internaţional pentru schimbul electronic de date contabile, fiscale şi de gestiune între contribuabili şi autorităţile fiscale. Iniţiat de OCDE în 2005, acest sistem este implementat în mai multe ţări europene. "România este una dintre ţările care au implementat această raportare foarte complexă, raportare care există la nivel internaţional. România a preluat ca obligatorii multe informaţii din standard, nivelul de detaliu fiind unul ridicat, mai mare chiar decât în Polonia, care se ştie că are o legislaţie fiscală mai complexă. Alte ţări care au implementat raportarea SAF-T sunt Portugalia, Luxemburg, Polonia, Austria, Franţa şi Norvegia", menţionează Alexandru Pop, Tax Manager în cadrul TPA Romania.

Procesul a fost implementat gradual: pentru contribuabilii mari acesta a început în 2022, pentru cei mijlocii, din 2023. Din acest an, obligaţia s-a extins şi asupra contribuabililor mici, inclusiv microîntreprinderi, asociaţii şi fundaţii non-profit şi asociaţii de proprietari care ţin contabilitatea în partidă dublă. De asemenea, din 2025m au obligaţia să depună raportarea SAF-T într-un format mai simplificat inclusiv nerezidenţii înregistraţi în România în scopuri de TVA. Persoanele fizice autorizate (PFA) şi entităţile care aplică contabilitatea în partidă simplă nu sunt obligate să depună această declaraţie.

"În lege sunt menţionate doar câteva categorii profesionale care nu trebuie să depună SAF-T astfel că apare întrebarea ce se întâmplă cu celelalte profesii liberale - experţii contabili, consultanţi fiiscali, auditori financiari, arhitecţi sau traducători? Dacă ţin contabilitatea în partidă simplă, nu vor depune raportarea dar, altfel, în lege nu se prevede exact ce se întâmplă cu ei de aceea, reglementarea ar trebui modificată în acest sens", expliă Sorana Cernea.

Specialiştii TPA Romania atrag atenţia că şi companiile mari şi mijlocii întâmpină dificultăţi în conformarea la această cerinţă.

"Aceste companii lucrează cu programe informatice care necesită o investiţie financiară serioasă, ceea ce înseamnă mult timp pentru adaptarea softurilor şi echipe numeroase pentru implementare. Încă există companii care nu au depus totul la zi, pentru că, la început, când softurile nu erau adaptate, au întocmit raportarea făcând multe prelucrări manuale şi a fost dificil să depună retroactiv toate declaraţiile. Din fericire, ANAF încă nu a dat amenzi şi probabil va fi înţelegător pe parcursul anului 2025 şi cu contribuabilii mici. De altfel, este prevăzută o perioadă de graţie de şase luni, astfel că raportările aferente primului semestru se pot depune până cel târziu la sfârşitul lunii iulie 2025 fără a risca vreo amendă", precizează Sorana Cernea.

Obligaţiile de raportare

Periodicitate: Declaraţia SAF-T trebuie depusă lunar de către plătitorii de TVA care folosesc luna ca perioadă fiscală. Ceilalţi contribuabili, inclusiv neplătitorii de TVA, vor depune declaraţia trimestrial. Raportarea privind activele se întocmeşte anual (până la termenul de depunere a situaţiilor financiare anuale), iar raportarea privind stocurile doar la solicitarea ANAF (într-un termen care nu poate fi mai mic de 30 de zile).

Detalii solicitate: Fiecare raportare include informaţii detaliate despre tranzacţii, mijloace fixe şi stocuri, ceea ce impune companiilor să dispună de sisteme informatice capabile să gestioneze şi să integreze aceste date.

Comercianţii cu amănuntul, care ţin gestiunea stocurilor folosind metoda global-valorică, nu vor avea obligaţia să includă în raportare detalii privind cantităţile şi preţurile unitare. Faptul că o companie ţine evidenţa doar valoric în programul de contabilitate şi cantitativ-valoric într-un program informatic de gestiune nu înseamnă că în raportare se pot declara doar informaţii valorice privind stocurile. În acest caz, contribuabilul va avea obligaţia să integreze datele referitoare la cantităţi şi preţuri unitare în declaraţie, lucru care poate fi foarte dificil şi care implică dezvoltări software suplimentare.

Mediul de afaceri nu resimte momentan avantajele, ci doar neajunsurile raportării SAF-T. Deşi raportarea poate contribui la reducerea duratei inspecţiilor fiscale şi a timpului de rambursare a TVA, aceste beneficii nu sunt încă resimţite în mediul de afaceri pentru că autorităţile fiscale nu dispun de programele informatice care să prelucreze volumul mare de informaţii pe care contribuabilii îl trimit prin aceste declaraţii.

"Acest lucru nu înseamnă că autorităţile fiscale nu pot verifica deloc datele raportate, doar că nu pot face automatizat acele analize de risc foarte detaliate. În momentul în care vor putea efectua aceste analize, cel mai probabil peste un an sau doi, vor verifica rapid totul, inclusiv datele declarate pentru anii anteriori. De asemenea, vor verifica încrucişat ce s-a declarat în SAF-T cu ce s-a declarat în e-TVA, e-Factura şi în alte declaraţii fiscale şi se va vedea clar dacă există diferenţe. Astfel, de exemplu, se vor observa uşor diferenţele între stocurile achiziţionate declarate şi ceea ce a declarat furnizorul că a vândut, nu doar valoric, ci chiar şi la nivel de linii de factură", menţionează Sorana Cernea.

Dificultăţi practice întâmpinate de contribuabili:

Sisteme informatice fragmentate: Multe companii utilizează mai multe programe contabile, ceea ce complică integrarea datelor necesare pentru SAF-T.

Costuri ridicate: Implementarea necesită investiţii semnificative, mai ales pentru contribuabilii care nu folosesc soluţii software standardizate.

Lipsa personalului specializat: Angajaţii trebuie instruiţi pentru a înţelege cerinţele raportării şi pentru a asigura conformitatea cu reglementările.

Suport limitat din partea ANAF: În practică, ghidurile şi documentele tehnice furnizate de autorităţi nu acoperă toate scenariile întâlnite în activitatea companiilor, generând incertitudini şi dificultăţi de implementare.

Experţii TPA Romania recomandă contribuabililor să urmeze câţiva paşi esenţiali pentru a se conforma noilor cerinţe:

Analiza sistemelor IT: Presupune evaluarea programelor contabile şi de gestiune pentru a identifica necesitatea achiziţiei sau adaptării unor soluţii software suplimentare.

Configurarea corectă a datelor: Implică maparea informaţiilor contabile conform nomenclatoarelor prevăzute de SAF-T.

Testarea declaraţiei: Se recomandă generarea şi verificarea fişierului SAF-T prin conversia fişierului XML generat de programele informatice într-un format XLS şi verificarea testelor oficiale ANAF, dar şi a unor teste suplimentare pentru a se asigura acurateţea raportării.

"În practică, am sesizat o serie de provocări în implementarea SAF-T: necesitatea implicării unei echipe mixte de specialişti în domeniul fiscal, contabil, IT; informaţiile din documentele suport puse la dispoziţie de ANAF nu sunt întotdeauna suficiente pentru completarea şi validarea D406; există necorelaţii între documentele suport ale ANAF puse la dispoziţie pentru implementarea D406; unele situaţii întâlnite în activităţile operaţionale ale companiilor nu sunt reglementate suficient, respectiv cele referitoare la politicile şi metodele contabile. De asemenea, un fişier valid nu reprezintă neapărat un fişier corect, iar declaraţiile iniţiale depuse anterior situaţiilor financiare anuale pot suferi modificări în baza ajustărilor propuse de auditori. Testele ANAF par să devină tot mai complexe, unele nu sunt construite corect, implicând un efort semnificativ din partea contribuabililor în vederea soluţionării problemelor semnalate de către autorităţi", precizează Sorana Cernea.

Nerespectarea obligaţiilor de raportare poate atrage sancţiuni:

Între 1.000 şi 5.000 de lei pentru nedepunerea declaraţiei D406 la termen.

Între 500 şi 1.500 de lei pentru depunerea incorectă sau incompletă.

Nu sunt aplicate sancţiuni în cazul în care se corectează declaraţia înainte de termenul următor de raportare sau se corectează ca urmare a unor fapte neimputabile persoanei impozabile.

Implementarea SAF-T reprezintă un pas important în digitalizarea administraţiei fiscale din România, dar vine cu provocări semnificative pentru contribuabilii mici. Pentru a evita dificultăţi şi sancţiuni, este esenţial ca firmele să se pregătească din timp, apelând la consultanţă de specialitate şi soluţii tehnologice adaptate noilor cerinţe.