ALEXANDRU SOARE, INTEGRISOFT : "Digitalizarea a devenit o prioritate naţională, nu mai este doar o dorinţă să fim în rând cu alte ţări europene"

Reporter: Cum s-au adaptat din punct de vedere digital instituţiile publice din România, în ceea ce priveşte gestiunea procedurilor interne în contextul actual, pe timpul pandemiei?

Alexandru Soare: Multe dintre ins­tituţiile din România aveau deja proiecte de digitalizare demarate încă din anii trecuţi, însă trebuie să fim oneşti şi să recunoaştem faptul că pentru puţini factori de decizie această digitalizare era o prioritate. Pandemia a accelerat investiţiile în digitalizare şi a obligat statul şi instituţiile sale să aloce resurse importante acestui domeniu. Ne-am dat seama cu toţii că nu mai putem funcţiona după vechile reguli şi dacă nu se iniţiază schimbări fundamentale de structură, gândite pe termen lung, nu sunt şanse să funcţionăm eficient. În anul care a trecut, ordonanţa de urgenţă 38 a dat undă verde instituţiilor să primească documente în format electronic şi să răspundă în acelaşi mod. De asemenea, tot în contextul pandemiei, faptul că s-a constituit Autoritatea Naţională pentru Digitalizare care face eforturi considerabile pentru a sprijini tot ce ţine de transformarea digitală a României în general contează mult pentru evoluţia sistemului. Un alt pas important este semnarea de către Autoritate a contractului pentru crearea unei platforme de identitate digitală unică, ce va atrage beneficii mari pentru cetăţeni.

În ceea ce priveşte gestiunea procedurilor interne, este evident că instituţiile au încercat să se adapteze şi în mare măsură au identificat soluţii pentru a-şi modifica procedurile în concordanţă cu cerinţele specifice. Adaptarea este cu siguranţă cuvântul cheie şi mai toate companiile şi-au reevaluat resursele interne, dar şi externe pentru a optimiza ceea ce aveau deja.

În funcţie de situaţia specifică din fiecare instituţie, managementul a ales să facă achiziţii de softuri care să uşureze fluxul de lucru intern. Se fac paşi în acest sens, însă trebuie precizat faptul că gestiunea procedurilor interne nu se poate schimba de la o zi la alta şi avem de-a face cu un parcurs de anduranţă, care poate dura luni de zile sau chiar ani. Cel mai important pas este primul, făcut corect şi sustenabil, iar apoi la fel de important este continuitatea pe termen mediu şi lung, pentru că transformarea digitală a unei instituţii nu este un drum care porneşte de la A şi se încheie la B, ci un proces continuu care presupune modificări personalizate şi îmbunătăţiri permanente.

Reporter: Ce soluţii digitale ne recomandă specialiştii din domeniul IT?

Alexandru Soare: În toate discuţiile pe care le avem cu clienţii, încurajăm eliminarea utilizării hârtiei prin folosirea unor sisteme informatice care să automatizeze tranzacţiile şi oferim consultanţă pentru adoptarea unor module software care să se conecteze între ele nativ, să permită tranzacţii digitale, atât interne, cât şi externe. Este nevoie însă de viziune pe termen lung şi de un concept integrat pentru a facilita o automatizare inteligentă a tuturor proceselor financiar-contabile şi nu numai. Integrisoft are în portofoliu AVANSIS - un sistem informatic integrat şi matur, care are în componenţa sa mai multe module specializate, cu o arhitectură flexibilă, ce permite implementarea oricăruia dintre module ca o aplicaţie de sine stătătoare, în funcţie de nevoile fiecărei instituţii. Sistemul permite adăugarea ulterioară a altor componente, însă cea mai importantă este identificarea nevoilor specifice şi particularităţilor fiecărei entităţi în parte. Trebuie precizat faptul că nu există o reţetă universal valabilă şi de aceea încurajăm clienţii să ceară consultanţă şi să facă mai întâi un audit al situaţiei deja existente în instituţie, tocmai pentru a decide soluţia optimă şi personalizată. Din păcate, avem foarte multe exemple în care primarii sau directorii economici au decis să facă o achiziţie doar pentru că au auzit că altă instituţie are un anumit soft. Nu spun că este greşit, recomandările de acest gen sunt valoroase şi pot deschide calea spre un dialog pe acest subiect, dar este vital să analizăm exact ce se potriveşte fiecărei instituţii în parte. O aplicaţie tech foarte performantă, care arată bine şi funcţionează eficient la un client, poate fi păguboasă şi consumatoare de resurse, într-o altă instituţie care şi-o implementează fără să ştie că înainte de acest pas ar fi avut nevoie, poate, de alte module. Digitalizarea este o construcţie, nu se poate face o "mansardă de lux" dacă proiectul iniţial nu prevede posibilitatea construirii unor nivele superioare.

Reporter: Ce soluţii digitale există, în acest moment, pentru o mai bună comunicare cu contribuabilii?

Alexandru Soare: Integrisoft oferă o gamă interesantă de soluţii web sau mobile pentru interacţiunea cu contribuabilii.  Platformele electronice pentru cetăţeni sunt modalitatea pe care o punem la dispoziţie instituţiilor publice prin care le facilităm expunerea unor servicii disponibile la ghişeu către contribuabili. În funcţie de configuraţia aleasă, instalăm ulterior şi alte componente din sistemul Avansis.

Spre exemplu, Avansis Online este un sistem informatic unitar care permite contribuabililor accesul facil la servicii disponibile până acum doar la ghişeu, cum ar fi eliberarea de certificate fiscale, declaraţie de impunere auto, imobile sau teren. Săptămânal, fluxurile de lucru din Avansis Online acoperă un interval orar de disponibilitate de până la 4 ori mai mare şi pot deservi simultan mai mulţi contribuabili fără timpi de aşteptare. Platforma poate prelua în mod prompt solicitări prin internet 24/24 h, 7/7 zile pe săptămână, cu operare minimă şi de la distanţă, fiind adaptată muncii de acasă. De asemenea, modulul Avansis Mobile este singura aplicaţie mobilă de pe piaţa din România care se conectează direct şi nativ la sistemele back office ale primăriilor şi prin care cetăţenii îşi pot plăti obligaţiile online, pot solicita sau consulta documente sau pot face programări atât la administraţia locală, cât şi la instituţii subordonate. Reprezentanţii primăriilor au şi ei posibilitatea să trimită instant mesaje de interes public la nivel local. Aplicaţia se poate folosi de pe orice dispozitiv cu sistem de operare Android sau IOS şi este sigură în ceea ce priveşte confidenţialitatea datelor. În plus, Integrisoft oferă partenerilor ce au implementat software-ul pentru managementul veniturilor Avansis.taxe si impozite, o paletă largă de alternative pentru a încasa şi procesa electronic obligaţiile de plată înregistrate în sistemul propriu. Astfel, modulul poate avea conectori către toţi furnizorii importanţi de servicii de plăţi electronice sau se poate integra cu Ghişeul.ro (Sistemul Naţional de Plată Electronică).

Reporter: Care sunt paşii pe care o instituţie ar trebui să îi aibă în vedere atunci când selectează un sistem integrat?

Alexandru Soare: Cred că unul dintre cele mai importante elemente de care trebuie ţinut cont este exact ceea ce diferenţiază Integrisoft de ceilalţi furnizori de pe piaţă şi anume arhitectura produselor. Lumea se uită adesea la ambalaj şi nu la arhitectura din spatele unui produs. Primul lucru pe care o instituţie trebuie să îl aibă în vedere când achiziţionează un soft este să se asigure că selectează un sistem care are o coloană vertebrală şi legături între componente, să nu pornească de la insule de aplicaţii. Apoi, dacă decizia se face pe sistem integrat, este necesară evaluarea resurselor interne, a structurii organizaţiei, a modului de funcţionare în aşa fel încât să se implementeze modulele software cele mai indicate în situaţia în care se află instituţia respectivă. Partea de consultanţă este critică şi noi punem accent în primul rând pe această personalizare a soluţiilor pentru fiecare client în parte.

Reporter: Care sunt tendinţele în digitalizarea serviciilor publice, pentru anul 2021?

Alexandru Soare: Cred că se va continua o digitalizare accelerată a instituţiilor publice susţinută mai puternic de guvern şi de alocarea de fonduri europene şi este destul de clar că acest subiect a devenit o prioritate naţională, nu doar o tendinţă sau o dorinţă de a fi în rând cu alte ţări europene. O etapă necesară şi firească pentru viitor va fi o interacţiune standard cu administraţia publică, realizată în totalitate în online. Este clar că se intenţionează generalizarea folosirii mijloacelor electronice pentru comunicarea cu contribuabilii şi crearea posibilităţii de a descărca, completa şi transmite online formulare, generalizarea plăţilor electronice şi a metodelor de comunicare electronică în timp real între administraţie şi beneficiarii ei. Cel mai important pas va fi transferul electronic de date între instituţii, pentru a se putea implementa principiul depunerii documentelor şi informaţiilor doar o singură dată şi în baza unui cod unic de identificare să se poată accesa informaţii de la mai multe instituţii.

Reporter: Care sunt preferinţele contribuabililor români privind modul de interacţiune cu instituţiile publice?

Alexandru Soare: În decembrie, la finalul anului trecut, Integrisoft Solutions a realizat un studiu care a relevat faptul că telefoanele mobile sunt preferate de către români şi aceştia le folosesc pentru realizarea plăţilor (47%), efectuarea programărilor online pentru servicii publice (45%) sau interogarea stadiului documentelor în relaţia cu instituţia (28%). Este evident faptul că cetăţenii români încep să se familiarizeze cu accesarea serviciilor online ale primăriilor, la care îşi doresc să ajungă în modul cel mai rapid şi anume printr-o aplicaţie la îndemână, de pe telefonul mobil.  În topul domeniilor de interes pentru accesarea serviciilor publice online, în afară de plata taxelor şi a impozitelor locale, se află activităţile legate de diverse utilităţi din administraţiile publice (35%) sau alte sesizări (19% dintre respondenţi). Cu procente mai mici, urmează interacţiunile online legate de evenimente locale, situaţii legate de urbanism şi diverse alte domenii.

Reporter: Care sunt perspectivele de business ale companiei?

Alexandru Soare: În acest moment avem un portofoliu de produse şi servicii echilibrat, de aceea ne dorim să ne diversificăm în continuare, pe orizontală, în zona administraţiei publice locale, dar un obiectiv pe termen mediu şi lung este diversificarea activităţii şi către zona de privat. Vrem să fim mai flexibili pentru clienţii noştri şi în acelaşi timp evaluăm toate verticalele de business care nu sunt neapărat legate de sectorul actual de activitate. În plus, ne propunem să punem mai mult accent pe dezvoltarea oamenilor din cadrul companiei, pentru că aportul lor personal este extrem de valoros, iar noi încurajăm iniţiativa şi inovaţia. Ne-am rebranduit anul trecut şi motto-ul nostru în companie, dar şi în viaţa de zi cu zi, este să inspirăm oameni şi organizaţii, să evoluăm împreună.

Reporter: Vă mulţumesc!