E-FACTURA: Facturarea electronică, obligatorie de la 1 iulie în România pentru anumite tranzacţii

Începând cu 1 iulie, relaţiile contribuabililor şi firmelor din România cu instituţiile statului şi cu Fiscul se digitalizează, anumite categorii fiind obligate să factureze în noul sistem e-Factura în două tipuri de tranzacţii, iar în acest demers extrem de complex alte state europene, cum ar fi Polonia, au căpătat deja experienţă.

În România, primul tip de tranzacţii pentru care vor fi obligatorii facturile electronice se referă la vânzarea de produse şi prestarea de servicii în cadrul achiziţiilor publice, adică relaţia B2G, iar al doilea la vânzarea între firme de produse riscante din punct de vedere fiscal, respectiv relaţia B2B.

Având în vedere complexitatea sistemului de facturare electronică şi experienţa altor ţări care l-au adoptat, pentru o implementare eficientă este nevoie de o soluţie IT performantă, dar şi de timp pentru comunicare şi cooperare între autorităţi şi mediul de afaceri pentru corectarea problemelor apărute înainte de data de 1 iulie, aşa cum s-a întâmplat în ţările UE care au facturarea electronică, precum Italia şi Polonia.

Italia a început introducerea facturii electronice din 2014 şi ea a devenit obligatorie la 1 ianuarie 2019. Autorităţile poloneze au debutat cu facturarea electronică în 2018, iar din 2020 sistemul a devenit obligatoriu pentru toate instituţiile şi pentru companiile private care desfăşoară afaceri B2G. Guvernul de la Varşovia a ales doi furnizori oficiali pentru acest serviciu, unul dintre ei fiind compania Infinite.

Astfel, în Polonia, compania Infinite, care are filială şi la Bucureşti, a implementat platforma de schimb electronic de documente pentru procesare, transfer, validare/matching, reporting şi la final stocare/arhivare electronică. Facturile pot fi: facturi de marfă, facturi de servicii, corecţii, storno, retur, etc.

"Principalele beneficii ale proiectului implementat în Polonia au fost reducerea timpului de înregistrare a facturilor - time saving, reducerea costurilor - saving money, reducerea blocajelor financiare, mai puţine facturi incorecte sau false, mai puţină hârtie consumată - go green şi arhivare convenabilă - eArchive, dar şi trasabilitate a tranzacţiilor", precizează Adina Andrei, Country Manager pentru România al Infinite.

Soluţia de eInvoicing Infinite permite efectuarea procesului automat de primire a datelor/facturilor digitale de la furnizori (Accounts Payable - AP) şi trimiterea facturilor digitale direct către client (Accounts Receivable - AR). Fluxul automatizat se poate implementa prin mai multe soluţii posibile/tehnologii, care permit adaptarea la nevoile fiecărei companii sau instituţii indiferent de mărime sau capacitate tehnică. În plus, atât compania, cât şi platforma Infinite sunt acreditate Open PEPPOL, organismul internaţional care certifică furnizorii de servicii de facturare electronică şi responsabil cu implementarea acestor specificaţii la nivel european. Directiva Europeană 55/2014 impune tuturor statelor membre să opteze pentru o platformă electronică de procesare a facturilor, cu trasabilitate şi transparenţă pentru toate tranzacţiile B2G (Business to Governement). Practic, toate companiile private care fac afaceri cu statul sunt obligate să transmită facturile pe o astfel de platformă electronică, iar destinatarii o primesc prin intermediul acestei platforme. Dacă Polonia a optat pentru doi operatori privaţi (unul dintre ei fiind Infinite), România a ales construirea unei platforme proprii, interne, operată de ANAF şi Ministerul Finanţelor.

Planul iniţial al Poloniei, la începutul proiectului, a fost ca platforma pusă la dispoziţia statului de Infinite să înroleze peste 200.000 utilizatori (dintre care minim 15000 instituţii publice) şi 5.500.000 documente/an, procesul fiind în curs şi în prezent, pentru că necesită timp pentru informarea utilizatorilor şi deprinderea modului de folosinţă. În plus, un asemenea proiect are nevoie de capabilităţi IT de stocare, procesare, suport tehnic, o infrastructură IT de capacitate mare şi dezvoltări tehnice pe parcurs.

Totodată, în Polonia s-a desfăşurat o amplă campanie de comunicare publică, care a constat în organizarea de seminarii, conferinţe şi întâlniri publice, ceea ce în România încă nu s-a realizat, cel puţin până în prezent. Utilizatorul polonez trebuie să înveţe să folosească platforma de facturare electronică după propriile nevoi, alegând numărul de documente/facturi/an, un workflow potrivit, tipul de sistem IT cu sau fără integrare automată, interfaţa grafică, etc. Conturile de lucru sunt confirmate prin Semnătura Electronică Certificată, care este şi cheia de validare, ceea ce permite respingerea userilor falşi.

Proiectul de facturare electronică este auditat periodic de Guvern, în Polonia auditarea fiind anuală.

Proiectul din România, intitulat "E-factura - sistem obligatoriu de facturare electronică", a fost demarat în luna martie 2020, de către Ministerul Finanţelor şi Agenţia Naţională de Administrare Fiscală, în vederea eficientizării colectării impozitelor şi taxelor, vizând în principal îmbunătăţirea şi consolidarea gradului de colectare a TVA şi prevenirea/combaterea evaziunii fiscale, pentru respectarea cerinţelor UE. Ministerul Finanţelor a primit de la un grup de lucru special instituit o propunere de strategie pentru a adopta facturarea electronică (conform Directivei UE 55/2014) şi a decis ca platforma pentru facturarea electronică să fie făcută in-house de ANAF într-un timp foarte scurt. Decizia de dezvoltare a proiectului de facturare electronică ar fi trebuit să presupună etape de proces care să permită analizarea efectelor asupra mediului economic şi gestionarea eficientă a datelor recepţionate.

Operatorii economici au testat sistemul e-Factura începând cu 1 aprilie, dar au constatat probleme de funcţionare şi diverse elemente de neclaritate.

Infinite îşi pune la dispoziţie experienţa în domeniu, a dezvoltat deja formatul .xml al facturii electronice, conform specificaţiilor ANAF şi propune această soluţie companiilor care doresc o interconectare cu platforma ANAF e-Factura. Compania este agilă şi se adaptează tehnic la cerinţele şi schimbările permanente pe care le presupune implementarea unui proiect de facturare electronică la nivel naţional.