Munca la distanţă în contextul BEPS 2.0: provocări şi implicaţii fiscale pentru angajaţi şi angajatori

Digitalizarea economiei globale şi adoptarea accelerată a muncii la distanţă au determinat Organizaţia pentru Cooperare şi Dezvoltare Economică (OCDE) să iniţieze The Base Erosion and Profit Shifting, cunoscut deja ca BEPS 2.0, un set de reguli de planificare fiscală menite să împiedice companiile să exploateze lacunele din legile fiscale naţionale ca modalitate de a evita plata taxelor. În timp ce conceptul de bază permanentă (Permanent establishment - PE) rămâne un aspect important, munca la distanţă introduce noi straturi de complexitate fiscală, care necesită o atenţie sporită din partea companiilor.

Conform unui raport recent al OCDE (OECD releases BEPS 2.0 Pillar Two Blueprint and invites public comments), implementarea Pilonului I şi Pilonului II ar putea creşte veniturile globale din impozitul pe profit cu aproximativ 50 - 80 miliarde USD pe an.

În România, BEPS Pilonul II se aplică începând cu 1 ianuarie 2024. Companiile au obligaţia pregătirii calculelor pentru acest an, însă raportarea şi plăţile aferente se vor face în 2026, astfel că angajatorii trebuie să aibă deja în vedere impactul acestei noutăţi. De adăugat faptul că, prin implementarea Pilonului II, care stabileşte o rată minimă globală de impozitare de 15% pentru grupurile de întreprinderi multinaţionale cu venituri consolidate anuale de cel puţin 750 de milioane de euro, companiile trebuie să se asigure că toate impozitele sunt raportate corect pe baza locului în care au rezidenţa oficială şi locul în care lucrează efectiv angajaţii, nu doar unde sunt plătiţi. Mai mult, BEPS 2.0 intensifică monitorizarea riscului companiilor de a crea o bază permanentă în diferite jurisdicţii prin intermediul angajaţilor mobili, ceea ce înseamnă că angajaţii care lucrează în diferite ţări ar putea declanşa obligaţii fiscale pentru angajatorii lor.

De exemplu, un angajat cu contract individual de muncă cu o companie din ţara A, decide să îmbine utilul cu plăcutul şi să lucreze pe parcusul unui an câteva zile pe lună din ţări mai calde, ţările B, C şi D, în care avea deja planificate concedii, fără să îşi anunţe angajatorul de intenţia sa de a lucra remote. După câteva luni, în urma unui audit iniţiat de autorităţile fiscale din statul C, se descoperă că respectiva persoană desfăşoară activităţi dependente de pe teritoriul ţării în favoarea companiei din ţara A şi impune plata taxelor datorate conform legii atât la nivelul angajatului, cât şi la nivelul angajatorului. Acest proces declanşează verificări suplimentare din partea angajatorului care scot la iveală că angajatul a prestat activităţi similare şi de pe teritoriile ţărilor B şi D. Situaţia nu a fost gestionată în mod corect nici de angajat, care trebuia în mod normal (conform unei politici interne, după caz) să solicite acordul angajatorului să presteze muncă de la distanţă, nici de angajator, care avea obligaţia monitorizării activităţii angajaţilor şi a echipamentelor tehnice utilizate. Deşi exemplul prezentat este unul simplist, în practică situaţiile pot fi mult mai complexe şi pot atrage riscuri fiscale pentru angajaţi şi companii, deopotrivă.

Aşadar, dacă un lucrător stabileşte o prezenţă într-o ţară, iar angajatorul nu este la curent cu această schimbare a locului muncii (situaţie cu care angajatorii s-au cam întâlnit în practică şi în pandemie, dar şi după), acest lucru ar putea expune compania la crearea unei baze permanente, dar şi la obligativitatea de a se conforma unor reglementări fiscale diferite, ceea ce poate complica semnificativ sarcina departamentelor de resurse umane, taxe şi contabilitate. Să nu neglijăm faptul că, deşi în pandemie (dar şi după) angajaţii lucrau în mare măsură remote, există în continuare companii care nu au implementată o politică de lucru la distanţă care să prevadă în mod expres condiţiile de lucru de oriunde (cum ar fi perioada pentru care angajaţii pot lucra remote, locaţiile permise, modul de informare a angajatorului). Poate că odată cu implementarea BEPS companiile vor acorda atenţia cuvenită introducerii unei astfel de politici.

Obligaţia de a monitoriza locaţia şi activitatea angajaţilor la distanţă devine astfel o prioritate pentru companii. Sistemele de urmărire a timpului şi a prezenţei trebuie să fie adaptate pentru a reflecta cu precizie locaţia de lucru a angajaţilor şi a se asigura că datele sunt raportate corespunzător autorităţilor fiscale. Prin urmare, angajatorii trebuie să investească în tehnologie şi formare, precum şi în dezvoltarea de politici interne care să ghideze angajaţii cu privire la modul în care munca lor la distanţă poate avea implicaţii asupra obligaţiilor fiscale. În acest sens, se recomandă ca angajatorii să înceapă aceste verificări încă dinainte ca BEPS să intre în vigoare în România.

În concluzie, munca la distanţă, în contextul BEPS 2.0, reprezintă un nou teritoriu fiscal care necesită o abordare strategică şi detaliată. Companiile trebuie să fie proactive în identificarea riscurilor fiscale şi în implementarea de soluţii pentru a asigura conformitatea. Educaţia continuă a angajaţilor şi adaptarea la legislaţia în schimbare sunt esenţiale pentru a naviga cu succes în acest peisaj fiscal complex.