Proceduri de luat în seamă la contractarea unei finanţări Phare

Finanţările comunitare neram-bursabile reprezintă un sprijin financiar parţial acordat unei organizaţii pentru ca aceasta să pună în practică un proiect al cărui obiectiv imediat este de natură necomercială şi nu generează, în nici un caz, profit. Există şi o excepţie în acest caz - grant-urile acordate IMM-urilor prin programul Phare Coeziune Economică şi Socială (CES). Aşadar, sumele mai sus menţionate sînt plăţi direc-te de natură necomercială, efectuate de către o autoritate comunitară către un beneficiar care trebuie să desfăşoare o activitate menită să contribuie la atingerea unui obiectiv ce face parte din politica Uniunii Europene.

• Autoritatea contractantă poate să fie Comisia Europea-nă, care aplică toate procedurile de acordare a finanţării şi semnează contractele cu beneficiarii finali, ori o altă entitate - guvernul spre exemplu, sau o organizaţie cu personalitate juridică, a ţării beneficiare. Pentru dezvoltarea regională, autoritatea contractantă este Ministerul Integrării Europene (MIE). Autoritatea pregăteşte documen-tele necesare lansării licitaţiei, cele de contractare şi plăţi, dar şi Ghidul Solicitantului.

• Procedurile de contractare a finanţării sînt standardizate. Cererile de ofertă sînt des-chise şi toţi candidaţii sînt liberi să prezinte un formular de cerere de finanţare, conform Ghidului Solicitantului. Acesta explică scopul cererii de oferte, regulile de eligibilitate ale solicitanţilor şi partenerilor, tipurile de acţiuni şi costurile eligibile pentru finanţare, criteriile de evaluare şi selecţie. Ghidul solicitantului poate fi procurat în formă imprimată de la autoritatea contractantă sau de pe internet, împreună cu anunţul de lansare a licitaţiei deschise pentru propuneri de proiecte. Ambele sînt disponibile în limba română. Formularul de cerere care trebuie completat de solicitanţi este inclus în Ghidul mai sus menţionat şi cuprinde informaţii despre acţiunea propusă, bugetul său, date despre solicitant şi parteneri.

• Cererea de ofertă

Autoritatea contractantă - MIE în cazul programului Phare CES, lansează procedura aplicabilă de cerere de finanţare. Cererea se face prin transmiterea unui formular standard care specifică tema proiectului, amplasarea, finanţarea ce trebuie obţinută şi criteriile pe care trebuie să le îndeplinească solicitantul. Dacă există ne-lă-muriri, solicitantul poate obţine clarificări cu cel puţin 21 de zile înainte de termenul de înaintare a cererilor de finanţare.

Solicitantul trebuie să verifice dacă dosarul este complet şi corespunde cerinţelor specificate în formularul de cerere; dacă numărul de exemplare este cel corect; dacă se cere un exemplar în format electronic; dacă cererea este tipărită şi redactată în limba specificată în ghidul pentru întocmirea cererii de finanţare; dacă a semnat declaraţia şi a anexat-o la formularul de cerere. În cazul în care are parteneri în proiect, solicitantul trebuie să verifice dacă aceştia au completat şi semnat acordul de colaborare inclus în cerere. Totodată, solicitantul trebuie să verifice dacă bugetul şi sursele de finanţare prevăzute sînt exprimate în forma corectă şi moneda specificată; dacă a fost iden-tificată în buget contribuţia autorităţii contractante şi dacă cheltuielile fixe din buget nu de-păşesc 7% din costurile eligibile directe.

• Documentaţia însoţitoare

Atît solicitanţii, cît şi partenerii lor trebuie să prezinte statutul sau actul constitutiv al solicitantului, ultimul raport anual al solicitantului, ultimele evidenţe contabile (contul de profit şi pierderi, bilanţul ultimului exer-ciţiu financiar pentru care s-au închis conturile). În situa-ţia în care este solicitată o sumă mai mare de 300.000 de euro (sau 75.000 euro pentru un credit de exploatare), solicitantul va anexa raportul de audit extern al unui specialist financiar acreditat, care certifică eviden-ţele contabile pentru ultimul exer-ciţiu financiar diponibil şi declară măsura în care dispune solicitantul de surse de finanţare stabile şi suficiente pentru a-şi finanţa activitatea pe toată durata acţiunii şi, dacă este cazul, pentru cofinanţarea aces-teia. Mai trebuie prezentate toate documentele însoţitoare solicitate - în original sau, dacă acest lucru nu e posbil, în copii certificate de o organizaţie independentă aprobată, respectiv traduse acolo unde este cazul.

• Ofertele sînt selectate de un comitet de evaluare, numit de autoritatea contractantă. Evaluarea se face prin anumite criterii numite în Ghidul Solicitantului. Nici un beneficiar nu poate primi mai mult de o finanţare de la Comunitatea Europeană pentru o anumită ac-ţiune. Cu unele excepţii, finan-ţă-rile nu acoperă întregul cost al unei acţiuni.

Programul Phare se concentrează pe trei domenii cheie: dez-voltare instituţională (în administraţia publică), investiţii pentru sprijinirea aplicării legis-laţiei comunitare (cumpărare de echipamente), investiţii în domeniul coeziunii economice şi sociale sau dezvoltare regională (programe de sprijin pentru reducerea diferenţelor între regiuni şi grupuri defavorizate economic - sectoare cheie: resurse umane, infrastructură, IMM, servicii sociale, educaţie etc.).