SEMNĂTURA DIGITALĂ Ce este, cum se obţine, de ce avem nevoie de ea?

Semnătura electronică/digitală este o schemă matematică folosită pentru demonstrarea autenticităţii mesajelor sau a documentelor digitale.

Conform Legii nr.45 din 18 iulie 2001, semnătura electronică reprezintă "datele în formă electronică, care sunt ataşate sau logic asociate cu alte date în formă electronică şi care contribuie ca metodă de identificare".

Legea nr.45/2001 menţionează condiţiile pe care trebuie să le respecte semnătura digitală:

• este legată în mod unic de semnatar;

• asigură identificarea semnatarului;

• este creată prin mijloace controlate exclusiv de semnatar;

• este legată de datele în formă electronică la care se raportează în aşa fel încât orice modificare ulterioară a acestora este identificabilă;

Semnătura electronică oferă cititorului certitudinea că mesajul sau documentul digital este realizat de către un expeditor cunoscut şi nu a fost modificat pe parcurs.

Potrivit Legii semnăturii electronice, atât persoanele fizice, cât şi cele juridice aflate pe teritoriul României poate avea certificatul de utilizare a semnăturii electronice. De asemenea, legea menţionează faptul că semnătura este valabilă în toate statele Uniunii Europene, indiferent de ţara unde are sediul furnizorul care a emis certificatul de utilizare a semnăturii electronice.

Legea nr.45/2001 subliniază că acest tip de semnătură se acordă oricărei persoane care, în urma obţinerii unui contract încheiat cu o companie de servicii de certificare digitală, deţine o pereche funcţională cheie publică - cheie privată.

• Cheia privată = cod digital unic, generat de un dispozitiv specializat.

• Cheia publică = cod digital, perechea cheii private, necesară verificării semnăturii electronice.

Tipuri de semnătură electronică

Semnăturile electronice sunt reglementate prin Regulamentul european 910/2014. Prin intrarea în vigoare a regulamentului, semnăturiile şi sigiliile electronice bazate pe certificate calificate emise de către prestatorii de servicii, înscrişi în Trusted List publicat la nivelul Comisiei Europene sunt valabile la nivelul tuturor statelor membre UE, deci şi în România.

Persoanele care folosesc semnături electronice trebuie să respecte prevederile acestui cadru legal european.

Conform legislaţiei în vigoare există trei tipuri de semnătură electronică:

• Semnătură electronică simplă - serveşte la semnarea e-mail-urilor sau a documentelor electronice cu un nivel scăzut de risc, precum chitanţele;

• Semnătura electronică avansată - serveşte la semnarea e-mail-urilor, documentelor electronice cu nivel mediu de risc, precum: cereri de concediu, deconturi sau formulare, documente însoţitoare (avize, devize sau procese-verbale);

• Semnătura electronică calificată - serveşte la semnarea e-mail-urilor sau a documentelor cu nivel ridicat de risc, precum: contractele de credit, contractele comerciale sau de prestări de servicii, contractele de muncă şi actele adiţionale la acestea, mandatele de reprezentare, contractele de mediere, facturile fiscale, documentele medicale (buletine de analiză, fişe de internare sau externare) sau documente în relaţia persoanelor fizice şi a firmelor cu statul.

Cum se obţine semnătura electronică?

Pentru obţinerea unei semnături electronice este nevoie de un certificat digital calificat, un dispozitiv calificat de realizare a semnăturii şi o aplicaţie software de semnare.

Potrivit datelor publicate de UE, în ţara noastră există cinci furnizori certificaţi, acreditaţi de către Ministerul Comunicaţiilor şi anume: CertSIGN, Alfa Trust Certification (Alfasign), DigiSign, Trans Sped şi Centrul de Calcul SA (Certdigital).

Guvernul a desemnat, prin OUG, şi Serviciul de Telecomunicaţii Speciale (STS) să devină furnizor pentru sistemele de semnătură electronică ce vor fi folosite de instituțiile și autoritățile publice.

Persoanele interesate de obţinerea certificatului digital trebuie să realizeze următorii paşi:

• Accesarea site-ului furnizorului de servicii de certificare;

• Alegerea tipului de certificat;

• Selectarea valabilităţii - un an, doi sau trei;

• Completarea formularului de înregistrare;

• Descărcarea documentelor generate;

• Accesarea e-mail-ului şi urmărirea paşilor necesari pentru identificare.

În urma parcurgerii acestor paşi, solicitantul va primi certificatul la adresa poştală indicată, iar livrarea pe teritoriul României este gratuită.

Acte necesare pentru obţinerea semnăturii electronice

Potrivit Ordinului ANAF nr. 2520/2010 privind depunerea declaraţiilor fiscale prin mijloace electronice de transmitere la distanţă de către contribuabili mari şi mijlocii este necesară realizarea unui dosar pentru obţinerea semnăturii electronice care trebuie depus la o unitate fiscală ce aparţine ANAF. Dosarul trebuie să conţină următoarele documente:

• Cerere pentru utilizarea certificatului digital calificat (formularul 150);

• Documentul de identitate al titularului certificatului calificat;

• Dcomentul care atestă calitatea titularului certificatului calificat de reprezentant legal al contribuabilului;

• Documentul de împuternicire, autentificat de notarul public, din care rezultă dreptul titularului certificatului calificat de a semna declaraţiile fiscale pentru contribuabil. Dacă există calitatea titularului certificatului calificat de reprezentant legal al contribuabilului, se prezintă documentul, în original şi copie, care atestă această calitate (acest document poate fi Hotărârea Adunării Generale a Acţionarilor sau Statutul societăţii comerciale).

Formularul 150 se obţine de la ANAF în urma confirmării certificatului digital primit de la furnizorul acreditat. Documentul de confirmare de pe portalul ANAF trebuie descărcat şi completat, iar mai apoi trebuie aplicată semnătura electronică. După finalizarea documentului, acesta ajunge la furnizorul acreditat care a eliberat semnătura şi este confirmat. În urma primirii confirmării, contribuabilul se poate înregistra la ANAF pentru obţinerea formularului 150.

Furnizorii acreditaţi oferă pachete care conţin elementele necesare realizării semnăturii electronice (certificatul digital calificat şi dispozitivul) sau oferă doar certificatul calificat fără dispozitivul criptografic.

Cerificatele au valabilitatea de un an, doi sau trei, iar preţurile diferă în funcţie de perioada aleasă. Kit-ul cu o valabilitate de un an costă, fără TVA, între 22,5 şi 47 euro de euro, în funcţie de emitent.

De ce avem nevoie de semnătura electronică?

În ultimii ani, procesul de digitalizare s-a dezvoltat, iar metodele clasice de semnare a documentelor au fost înlocuite de inovaţiile tehnologice. Astfel, semnătura electronică devine o metodă eficientă şi des utilizată atât de sectorul privat, cât şi de cel public.

Criza COVID-19 a condus la foarte multe schimbări, iar organizaţiile şi instituţiile publice au fost nevoite să-şi sporească eforturile de transformare digitală din cauza volumului crescut de transmitere online a documentelor. În această perioadă, în care mulţi angajaţi lucrează de acasă, companiile trebuie să găsească cele mai eficiente metode prin care procesele de business pot funcţiona la capacitatea normală. Astfel, au recurs la obţinerea semnăturii electronice care ulterior a devenit indispensabilă.

Documentele semnate electronic au aceeaşi valoare legală cu cele semnate pe hârtie. În plus, un document semnat electronic împreună cu certificatul digital calificat este mult mai greu de falsificat sau modificat decât cel realizat în varianta clasică.

Semnătura electronică este necesară, deoarece oferă o confirmare că un document digital a fost creat de persoana care l-a semnat şi că întregul conţinut nu a fost modificat de la data emiterii sale.

Utilizarea acestui tip de semnătură are numeroase avantaje, precum:

• Siguranţa legală

Semnătură electronică arată caracterul original al documentelor şi oferă o garanţie cu privire la faptul că acestea nu pot fi modificate sau distruse.

• Reducerea costurilor

Prin utilizarea semnăturii digitale sunt eliminate costurile legate de materialele consumabile (precum hârtia), imprimarea, trimiterea actelor.

• Asigurarea confidenţialităţii datelor

Semnătura electronică garantează autenticitatea datelor. Asfel, documentele expediate pot fi deschise doar de către destinatari.

• Acoperirea în caz de litigiu

Conform legislaţiei, semnătura electronică are valoare legală. În cazul în care organizaţia ajunge în instanţă şi autenticitatea documentelor este contestată, validitatea semnăturii electronice utilizate este uşor de demonstrat şi nu poate fi contestată.

• Eficientizarea procesului de business

Semnătura electronică oferă o comunicare eficientă, rapidă, între partenerii de afaceri, instituţii publice. Este eliminat consumul ineficient de resurse, iar documentele cu valoare legală pot fi trimise oricând şi oriunde în deplină siguranţă.

De asemenea, semnătura electronică este importantă, deoarece ajută la semnarea oricărui tip de document electronic, precum: facturi, declaraţii fiscale, contracte.

• Economisirea timpului - documentele semnate elctronic pot fi trimise oricând şi oriunde prin poşta electronică.

Semnătura electronică este utilizată în instituţii ale statului, precum:

• Agenţia Naţională de Administrare Fiscală (ANAF)

• Casa Naţională de Asigurări de Sănătate (CNAS)

• Inspectoratul Teritorial de Muncă (ITM)

• Oficiul Naţional al Registrului Comerţului (ONFC)

• Monitorul Oficial

• Comisia Naţională a Valorilor Mobiliare (CNVM)

• Sistemul Electronic de Achiziţii Publice (SEAP)

Semnătura electronică este o metodă folosită şi în domeniul privat, în cadrul companiilor. Aceasta este utilizată în relaţia cu partenerii de afaceri pentru expedierea online a documentelor sau a contractelor şi în cadrul companiei pentru transmiterea documentelor cu valoare legală.