Telemunca inteligentă - Ghid pentru eficientizarea costurilor şi pentru un management activ al riscurilor

Fostul sistem clasic (a se citi "rigid") în care prestarea de muncă se realiza într-un singur spaţiu fizic de lucru pentru toţi salariaţii începe deja să dispară, din cauza scăderii beneficiului său economic şi a pierderii oportunităţii de a beneficia de o mare varietate de servicii oferite de societatea modernă (inclusiv din cauza acţiunii cronofage de deplasare de la domiciliu la locul de muncă şi invers).

În timp ce punctele centrale ale acestui articol ar putea să nu pară atrăgătoare pentru organizaţiile care încă opun rezistenţă schimbării, cu preocupări permanente legate de indicatorii de productivitate/performanţă (fără îndoială uşor gestionabile prin politici atente privind munca la distanţă şi reglementând indicatori de performanţă adaptaţi atât pentru management, cât şi pentru salariaţi, vizând aşteptări reale şi transparente din partea salariaţilor şi o monitorizare eficientă a performanţei), o mare parte dintre organizaţiile care utilizează efectiv telemunca nu par să o folosească la potenţialul său maxim.

O utilizare inteligentă a telemuncii presupune abordarea unor aspecte esenţiale privind modul în care tehnologia influenţează relaţia de muncă în contextul actual al accesului facil la tehnologie, în special în privinţa costurilor pentru angajatori şi a modalităţilor de a atinge un management eficient/util al riscurilor.

Deşi România se află în coada statisticilor UE în ceea ce priveşte utilizarea frecventă/ocazională a muncii de acasă (conform ultimelor date Eurostat), pandemia COVID-19 a determinat o creştere exponenţială a interesului pentru telemuncă/munca de acasă.

Cu toate acestea, companiile ar trebui să evite să se lanseze în astfel de programe de lucru flexibile înainte de a cunoaşte cum să abordeze subiecte juridice cheie, în vederea eficientizării costurilor şi a prevenirii riscurilor inerente.

"Munca de acasă" şi "telemunca" sunt, conform legii, două instituţii juridice (de dreptul muncii) distincte

Doar pentru că societăţile utilizează politici interne complicate şi încearcă să implementeze diferite instrumente pentru a facilita desfăşurarea muncii la distanţă nu înseamnă neapărat că una sau ambele instituţii de muncă sunt utilizate efectiv.

Pe scurt, posibilitatea de a munci de acasă este definită de Codul Muncii din România (i.e., de Legea nr. 53/2003) ca făcând referire la acei salariaţi care îşi îndeplinesc sarcinile legate de locul de muncă la domiciliul lor. Pe de altă parte, Legea nr. 81/2018 care reglementează activitatea de telemuncă ("Legea privind telemunca"), intrată ulterior în vigoare, astfel cum a fost modificată de-a lungul timpului, prevede în mod expres că telemunca este acea formă de organizare a muncii în baza căreia salariatul, în mod constant şi voluntar, îşi îndeplineşte atribuţiile specifice postului, ocupaţiei sau profesiei într-un alt loc decât locul de muncă organizat de angajator, utilizând tehnologia informaţiei şi comunicaţiilor.

Astfel, este destul de evident să concluzionăm că, în majoritatea cazurilor (dacă nu în toate cazurile) în care lucrătorul la domiciliu utilizează, de asemenea, tehnologia informaţiei şi comunicaţiilor (cu alte cuvinte, un laptop conectat la internet) pentru desfăşurarea activităţilor prevăzute în contractul de muncă şi în fişa postului, este foarte probabil ca reglementările privind telemunca să fie aplicabile pentru desfăşurarea preconizată a "muncii de acasă" efectuate de la domiciliu.

În consecinţă, toate elementele necesare pentru desfăşurarea activităţii de telemuncă (de exemplu: inspecţii la domiciliu, clauze şi declaraţii privind sănătatea şi securitatea în muncă) trebuie evaluate cu atenţie şi incluse în contractul individual de muncă, chiar şi în cazul muncii de acasă, deoarece lucrătorii la domiciliu vor folosi aproape sigur tehnologia informaţiei şi comunicaţiilor pentru a-şi desfăşura activităţile zilnice.

De asemenea, reglementările din cadrul politicilor interne/instrumentelor IT ale companiei sunt de obicei incomplete în comparaţie cu cele impuse de Legea privind telemunca, chiar şi în situaţia implementării unui mecanism de consimţământ aparent bilateral al părţilor.

Stabilirea programului de lucru împreună cu salariaţii

Telemunca derogă de la impunerea clasică a unui program de lucru fix de către angajator (de exemplu, de la 9.00 la 18.00; cu o pauză de masă de o oră), dat fiind că părţile pot opta pentru un program de lucru diferit de cel reglementat în mod normal la nivelul companiei (şi anume, prin Regulamentul intern sau Contractul colectiv de muncă, dacă este cazul), răspunzând astfel nevoilor profesionale/personale ale angajatorului/salariatului, după caz.

Stabilirea unui program de lucru flexibil, dar clar, pliat pe specificul activităţii, va genera productivitate şi ar trebui să evite nemulţumirile salariaţilor cu privire la lipsa de protecţie/încălcarea dreptului la deconectare al acestora.

Reglementarea unor locuri specifice pentru desfăşurarea activităţii de telemuncă

Deşi un astfel de element (şi anume, locul de muncă) a fost recent abrogat din Legea privind telemunca ca element-cheie care trebuie reglementat de părţi, trebuie acordată o mare atenţie locurilor în care se desfăşoară activitatea de telemuncă, în special în cazul telelucrătorilor transfrontalieri.

Un acord-cadru recent [în aplicarea articolului 16 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 883/2004] prevede un sistem prin care un salariat care desfăşoară activităţi de telemuncă transfrontalieră poate rămâne supus legislaţiei de securitate socială a statului în care angajatorul îşi are sediul social sau locul de desfăşurare a activităţii, cu condiţia ca telemunca în statul de reşedinţă al salariatului să reprezinte mai puţin de 50% din timpul de lucru al acestuia (în comparaţie cu procentul actual de maximum 25%).

În cazul în care angajatorii stabilesc astfel de situaţii de muncă transfrontalieră începând cu 1 iulie 2023, ar trebui realizată cât mai rapid o analiză a sistemului de securitate socială al salariaţilor în cauză, pentru a pune în aplicare modificările corespunzătoare în cadrul relaţiei de muncă.

În plus, faptul că se prevede ca loc de muncă doar domiciliul salariatului înseamnă că, în principiu, salariatul ar trebui să efectueze telemunca doar de la domiciliul său. Pe de altă parte, reglementarea unui loc de muncă mai larg şi neidentificat (de exemplu, un oraş întreg) este nerecomandată, deoarece pot apărea mai multe riscuri în urma unui astfel de acord al părţilor (de exemplu, potenţiale probleme de sănătate şi siguranţă; securitatea datelor etc.).

Mai exact, angajatorul ar trebui să reglementeze toate locurile specifice în care se va desfăşura telemunca, pentru a asigura sănătatea şi siguranţa la locul de muncă şi pentru a evita probleme precum furtul de date sau urmărirea locului unde se află salariatul în timpul programului de lucru.

Reglementarea modalităţilor concrete de efectuare a controlului activităţii salariatului

Pe lângă programul de verificare a activităţii telelucrătorului, care va fi de asemenea reglementat de părţi, nu trebuie omisă nici reglementarea clară a modalităţilor concrete de efectuare a controlului asupra activităţii salariatului.

Poate fi greu de urmărit activitatea reală a salariatului în lipsa prezenţei fizice la locul de muncă, însă tehnologia modernă vine în ajutor cu o mulţime de modalităţi de a efectua un control eficient asupra activităţii zilnice a salariatului (de exemplu, apeluri telefonice, apeluri Skype, mesaje instantanee, e-mailuri etc.).

Asigurarea unor instrumente-cheie legate de timpul de muncă

Din ce în ce mai multe cereri de plată de ore suplimentare sunt formulate de salariaţi în faţa instanţelor de judecată, deoarece angajatorii tind să piardă din vedere programul de lucru al telelucrătorilor. Prin urmare, este esenţial ca părţile să convină asupra unor reglementări clare cu privire la înregistrarea programului de lucru al salariatului, pentru a evita cereri de plată de ore suplimentare şi alte prejudicii materiale/morale aferente (de exemplu, pontaj manual sau automat; instrument de evidenţă de intrare/ieşire de la locul de muncă; solicitare prealabilă obligatorie a orelor suplimentare etc.).

Utilizarea spaţiilor de lucru comune

Deoarece angajatorii sunt obligaţi prin lege să ia măsuri pentru a evita izolarea telelucrătorilor (în afară de cursuri de formare şi activităţi de team-building), în cazul în care angajatorul are şi un sediu unde activitatea este desfăşurată de persoane care nu prestează telemuncă, nu este de neglijat nici oportunitatea de a utiliza în mod eficient spaţiile de lucru comune pentru telelucrători şi de a reduce astfel costurile cu spaţiul de birouri, în cazul în care telelucrătorii urmează să îşi desfăşoare activitatea şi de la un loc de muncă organizat de angajator.

Acest lucru apare în contextul unui interes din ce în ce mai mare pentru munca hibridă, ale cărei beneficii principale includ o calitate îmbunătăţită a vieţii, o productivitate şi o satisfacţie profesională superioare şi, mai ales, un echilibru mai bun între viaţa profesională şi cea privată.

Deşi nu există o metodă unică şi eficientă pentru a găsi cel mai bun spaţiu de birouri care să se potrivească nevoilor companiei, un punct de plecare excelent este de a înţelege concret ce activităţi va supraveghea compania într-un spaţiu de lucru comun.

Stabilirea unor condiţii clare pentru asigurarea costurilor legate de telemuncă

În ultima vreme, pe piaţă au fost lansate multe opinii cu privire la o eventuală chirie care trebuie plătită salariatului pentru spaţiul utilizat în domiciliul/reşedinţa acestuia din urmă şi cu privire la costurile utilităţilor.

În timp ce o cerere de plată a chiriei din partea salariatului poate părea ridicolă la prima vedere, în cazul în care companiile solicită măsuri vizibil inflexibile, cum ar fi delimitarea fixă a postului de lucru, restricţii privind circulaţia animalelor de casă, evitarea îngrijirii copiilor, închirierea acelui spaţiu de lucru supra-reglementat ar putea să nu mai apară ca nerezonabilă până la urmă.

De asemenea, dilema mult disputată cu privire la cine este obligat să suporte costurile serviciilor de internet rămâne un subiect de discuţie între specialişti, iar o metodă inteligentă de a evita astfel de dezbateri este, de asemenea, reglementarea convenţională.

Legea permite părţilor să stabilească condiţiile în care angajatorul suportă costurile legate de telemuncă. Astfel, prevederea unor clauze diverse care să includă astfel de costuri (suportate efectiv de către salariat) în cadrul drepturilor salariale de bază sau chiar în cadrul unui supliment nesemnificativ (pentru angajator) poate evita în viitor pretenţii semnificative din partea salariaţilor pe aceste teme.

Supravegherea/utilizarea cu atenţie a telemuncii din străinătate

Deşi, în principiu, telemunca se poate efectua din străinătate, având în vedere elementul de extraneitate şi potenţiala aplicare a unei legislaţii diferite de cea românească, companiile trebuie să fie conştiente de faptul că pot apărea anumite implicaţii juridice şi practice în cazul în care activitatea de telemuncă este interpretată ca fiind desfăşurată în mod obişnuit în altă ţară decât România (de exemplu, informarea corespunzătoare a salariatului cu privire la anumite aspecte, cum ar fi perioada de timp în care se intenţionează ca activitatea să fie desfăşurată din străinătate, principalele reglementări privind ocuparea forţei de muncă în conformitate cu legislaţia ţării în cauză, obiceiurile locale care ar putea pune în pericol libertatea sau securitatea personală a salariatului; buna funcţionare a sistemelor de securitate şi a aplicaţiilor informatice aferente din locaţia în cauză; potenţialul unei relaţii de muncă transfrontaliere şi aplicabilitatea inerentă a normelor imperative derogatorii).

În concluzie, nu există o unică formulă a succesului în utilizarea de telemuncă, deoarece spectrul de activităţi şi structurile interne ale organizaţiilor diferă de la o entitate la alta. Cu toate acestea, orientări utile, cum ar fi simplificarea reglementărilor, atingerea unor obiective clare de eficienţă a costurilor şi a managementului, o flexibilitate crescută, dar atent ponderată, şi, nu în ultimul rând, o utilizare optimă a tehnologiei pot transforma conceptul obişnuit de telemuncă într-un concept inovativ de telemuncă inteligentă, care ar putea, în cele din urmă, să răstoarne valorile moderne privind munca şi să facă uz de oportunităţile care se deschid pentru organizaţii.