Transformarea digitală în resurse umane şi salarizare - beneficii şi provocări

Transformările care au avut loc în ultimul an în activitatea economică, în contextul pandemiei de COVID- 19, sunt, în cele mai multe cazuri, ireversibile, dar şi benefice pentru mediul de afaceri. Incertitudinea generată de evoluţia pandemiei şi preocuparea angajatorilor faţă de sănătatea angajaţilor au făcut ca programul de lucru flexibil, inclusiv munca la distanţă, să reprezinte o soluţie viabilă pentru multe companii. Cu toate acestea, există încă numeroase aspecte neclare, cel puţin în zona de resurse umane

şi salarizare, care trebuie lămurite, ţinând cont de faptul că munca la distanţă tinde să devină obişnuinţă

pe termen mediu şi lung pentru multe companii.

Pentru a evita anumite riscuri care pot decurge din aplicarea necorespunzătoare a procedurilor în cazul activităţii la distanţă, o organizaţie trebuie să se asigure că înţelege corect efectele juridice, fiscale, de salarizare şi de resurse umane pe care o astfel de relaţionare le implică. În plus, orice entitate trebuie să stabilească ce tipuri de procese trebuie definite pentru a gestiona provocările viitoare şi să se asigure că strategia pe care o urmează este suficient de agilă pentru a valorifica oportunităţile apărute şi pentru a îşi asigura revenirea şi creşterea în viitor.

După declanşarea pandemiei, companiile au fost nevoite să îşi schimbe modul de organizare a proceselor şi de gestionare a activităţii, în special prin implementarea unor soluţii digitale şi tehnologice care să permită funcţionarea la parametri cât mai ridicaţi. Toate acestea au necesitat investiţii neprevăzute în bani, timp, cunoştinţe practice şi alte resurse, dar transformările care au rezultat conduc, cu siguranţă, la eficientizarea proceselor şi permit, astfel, acordarea de răspunsuri în timp real la nevoile şi solicitările din plan intern, din partea angajaţilor, dar şi din extern, din partea clienţilor şi a tuturor colaboratorilor şi partenerilor de afaceri.

Tendinţa este valabilă şi în domeniul resurselor umane, cu atât mai mult cu cât, odată cu trecerea tot mai mare la munca la distanţă, creşte nevoia de optimizare, de debirocratizare, prin digitalizare şi tehnologizare, astfel încât să se poată înlocui operaţiunile consumatoare de timp şi resurse cu procese automatizate. Numeroase companii apelează la implementare de procese, aplicaţii şi platforme integrate, uşor de accesat şi utilizat, care să ajute la gestionarea eficientă a resurselor umane.

În sfera salarizării, unul dintre principalele avantaje ale digitalizării este reprezentat de reducerea timpului de procesare a documentelor prin folosirea de aplicaţii automatizate, de tipul self-service. Astfel, prin câteva click-uri, un angajat poate să obţină sau să transmită informaţia sau documentul de care are nevoie. Printre alte avantaje se numără posibilitatea de a utiliza anumite sisteme IT sau roboţi (RPA) pentru a reduce la minimum prelucrarea manuală a datelor şi, implicit, riscul apariţiei unor erori în timpul procesării informaţiei.

Totodată, prin digitalizare se pot elimina anumite activităţi redundante, repetitive, iar angajaţii implicaţi în astfel de operaţiuni pot fi orientaţi către activităţi creative şi inovatoare, pentru a aduce o valoare adăugată reală prin munca pe care o desfăşoară. În plus, simplificările obţinute prin digitalizare pot ajuta la echilibrarea balanţei între carieră şi viaţa personală.

Aşadar, avantajele digitalizării sunt evidente, dar există şi riscuri. Specialiştii din resurse umane, împreună cu conducerea companiei, trebuie să reproiecteze strategia, rolurile, activităţile şi structura acestora, astfel încât angajaţii să nu resimtă absenţa unei interacţiuni directe şi să se asigure un mediu de lucru şi o cultură organizaţională bazată pe valori şi principii solide.

Angajatorii sunt nevoiţi, de asemenea, să implementeze sisteme tehnice, proceduri şi politici interne clar definite în ceea ce priveşte lucrul de la distanţă pentru a preîntâmpina neconcordanţe din punct de vedere juridic sau organizatoric în programul de desfăşurare a activităţii angajaţilor. În plus, trebuie să se ţină cont de aspectele de conformitate legate de faptul că spaţiul de lucru s-a mutat din perimetrul societăţii în spaţiul personal al angajatului. Totodată, există riscul ca pontajele lunare să fie înregistrate incorect ori neconform cu realitatea sau să apară probleme de eficienţă (perioade de inactivitate) ca urmare a unor dificultăţi de accesare a sistemelor interne, dacă acestea sunt neperformante sau neadaptate cerinţelor curente. Nu în ultimul rând, pot apărea neconcordanţe ce ţin de fluxul de transmitere/primire a documentelor necesare în resurse umane şi pentru calculul salarial (certificatele medicale, adeverinţe solicitate de instituţii bancare în original etc.), dar şi dificultăţi generate de mobilitatea angajaţilor şi posibilitatea de a lucra la distanţă din afara ţării.

O altă provocare cu care se confruntă în prezent companiile, respectiv departamentele de resurse umane, este adaptarea planului şi a politicii de beneficii la munca în mediul virtual. Până de curând, multe companii asigurau prin planul de beneficii decontarea transportului angajaţilor către şi dinspre locul de muncă, însă, odată cu trecerea la lucrul de acasă, apare întrebarea dacă se mai poate acorda acest stimulent sub premisa aceluiaşi tratament fiscal. Mai mult, beneficiile introduse recent în legislaţie, precum facilităţile pentru educaţia timpurie a copiilor angajaţilor, decontarea a cel mult 400 de lei pe lună pentru angajaţii care lucrează în regim de telemuncă şi altele similare, trebuie analizate şi fundamentate din perspectivă fiscală înainte de a fi incluse în pachetul salarial.

În concluzie, este evident că viitorul activităţii de resurse umane va fi modelat pe transformarea digitală şi, ţinând cont de faptul că şi structura forţei de muncă se modifică, digitalizarea şi automatizarea devin componente esenţiale în gestionarea relaţiilor de muncă. Dar, pentru a se asigura succesul deplin în această privinţă, este la fel de important ca specialiştii în resurse umane şi salarizare să beneficieze de instruire şi de sprijinul factorilor de decizie în implementarea schimbărilor necesare.