DELOITTE: "Calculul salarial - cum gestionăm riscul de conformitate în contextul actualelor schimbări fără precedent"

Protecţia angajaţilor, atât din perspectiva sănătăţii, cât şi a veniturilor obţinute, a reprezentat, încă de la debutul pandemiei de COVID-19, principala preocupare a autorităţilor, manifestată prin măsurile de sprijin adoptate, dar şi a angajatorilor. Aceştia din urmă au întreprins toate demersurile necesare pentru a putea accesa facilităţile acordate de stat în favoarea salariaţilor şi, în plus, cei care au dispus de resurse au oferit beneficii suplimentare. Doar de la începutul acestui an au intrat în vigoare o serie de măsuri dedicate salariaţilor, cum ar fi indemnizaţia pentru telemuncă, decontarea serviciilor de testare sau vaccinare pentru bolile care pun în pericol sănătatea publică sau decontarea serviciilor turistice. În aceste condiţii, pachetele salariale capătă o flexibilitate tot mai mare, dar necesită şi o atenţie sporită din partea companiilor, în special în zona de resurse umane şi salarizare, potrivit unui studiu Deloitte.

Fiecare reglementare vine la pachet cu propriile "instrucţiuni de utilizare". De la facilitatea privind şomajul tehnic, la Kurzarbeit, la concediul pentru părinţi sau indemnizaţia pentru telemuncă, toate presupun documentaţie specifică şi reguli clare pe care angajatorul trebuie să le respecte. Spre exemplu, indemnizaţia pentru telemuncă, pe care angajatorii pot să o ofere lunar anajaţilor, în limita a 400 de lei (sumă deductibilă pentru angajator, pentru care nu se plătesc taxe salariale), se acordă proporţional cu numărul de zile lucrate în regim de telemuncă. Asta înseamnă că angajatul este plătit diferit în zilele în care lucrează de acasă, faţă de cele în care lucrează de la sediul angajatorului. Şi acesta este doar un exemplu de situaţie care complică destul de mult calculul salarial.

În aceste condiţii, la care se mai pot adăuga aspecte legate de neclaritatea unor reglementări, dar şi de dotările insuficiente ale angajatorului (lipsa personalului calificat, sistem informatic inadecvat etc.), managementul resurselor umane şi gestiunea calculului salarial devin operaţiuni tot mai complexe pentru majoritatea companiilor. Astfel, antreprenorii şi directorii executivi trebuie să analizeze implicaţiile acestor provocării asupra personalului şi, implicit, asupra întregii activităţi, şi să ia măsurile necesare pentru o gestionare eficientă, fie în sensul redimensionării acestor funcţii pe plan intern, cu investiţiile aferente, fie prin apelarea la un furnizor extern, care dispune de resurse specializate (profesionişti cu experienţă, dotări tehnice, acces la informaţii şi expertiză în implementarea legislaţiei aplicabile în domeniu).

Provocările din departamentele de salarizare

În această perioadă dificilă, dar nu numai, atenţia factorilor de decizie se concentrează în special asupra activităţii de bază, pentru a asigura continuitatea afacerii, iar departamente care, la prima vedere, par a funcţiona de la sine, beneficiază de o atenţie mai redusă. Însă provocările cu care acestea se confruntă, dacă nu sunt conştientizate la timp, îşi pot pune amprenta pe întreaga activitate a companiei. Spre exemplu, suprasolicitarea personalului din departamentul de resurse umane, cauzată de sporirea complexităţii activităţii pe care o desfăşoară, poate duce la creşterea numărului de greşeli şi, implicit, la scăderea calităţii în gestionarea calculului salarial. Apariţia greşelilor cu regularitate reprezintă un indiciu că personalul poate fi suprasolicitat şi, prin urmare, este timpul să se ia măsuri pentru remedierea situaţiei.

Un alt efect al îngreunării procedurilor poate fi creşterea timpului de aşteptare, iar lipsa unui răspuns la timpul potrivit poate amâna sau chiar anula anumite decizii ce ţin de strategia de dezvoltare. În special în cazul unei afaceri în creştere, timpul dedicat calculului salarial este tot mai mare, aspect care limitează capacitatea personalului de a se ocupa de alte activităţi esenţiale în bunul mers al companiei.

Nu în ultimul rând, aspectele menţionate pot genera tot mai multe întrebări din partea angajaţilor cu privire la salariul lor, în special în condiţiile neclarităţilor legislative sau a modului defectuos de transmitere şi interpretare a informaţiilor (de exemplu, anunţul autorităţilor cu privire la acordarea unei facilităţi fiscale pentru angajaţi poate genera un val de întrebări: de când se aplică, cine poate beneficia, în ce condiţii, de ce nu se aplică şi în cazul meu etc.). În plus, flexibilizarea programului de muncă poate duce la neclarităţi referitoare la compensaţiile corespunzătoare pentru munca suplimentară, la numărul de ore pentru care un angajat este plătit sau la dreptul de a beneficia sau nu de anumite facilităţi.

Soluţii pentru protejarea angajaţilor

Evoluţiile din ultima vreme arată, fără niciun dubiu, că resursa umană trebuie susţinută prin soluţii bazate pe tehnologie în activităţile care se pretează la automatizare, astfel încât să se poată dedica zonelor care necesită mai multă creativitate, cu efecte benefice atât pentru afacere, cât şi în direcţia dezvoltării profesionale. În mod special în departamentele de salarizare, programele informatice pot gestiona calendarele angajaţilor, pot efectua calculul salarial, pot ajuta la rezolvarea diferitelor solicitări şi, în cele din urmă, generează economie de timp la un raport cost/beneficiu avantajos, mai ales dacă este vorba de o soluţie adaptabilă la schimbările procedurale sau în funcţie de evoluţia afacerii.

Un alt aspect care poate fi abordat eficient cu ajutorul unui sistem informatic performant este cel legat de confidenţialitatea datelor privind salariile angajaţilor. Orice scurgere de informaţii în această zonă poate genera discuţii între angajaţi şi poate compromite situaţia financiară a angajatorului sau a salariatului. În plus, o astfel de situaţie poate supune conturile bancare ale angajaţilor şi angajatorilor riscurilor de fraudare. Limitând numărul de persoane care au acces la datele privind salariile, se reduce riscul ca persoane neautorizate să primească informaţii confidenţiale de acest gen.

Gestionarea corectă a calulului salarial este componenta cheie a relaţiei dintre orice organizaţie şi angajaţii săi. Susţinerea forţei de muncă depinde de calitatea aceastei relaţii şi de greşelile care o pot pune în pericol.

Încrederea în serviciile de salarizare este, aşadar, esenţială pentru bunul mers al oricrei afaceri, indiferent dacă sunt administrate intern sau prin intermediul unui furnizor extern. În această privinţă, un angajator trebuie să pună în balanţă avantajele şi dezavantajele fiecărui mod de lucru şi să ia decizia potrivită pentru afacerea pe care o derulează.