Opinii: Documentarea relaţiei dintre producător şi retailer - o birocraţie necesară?

Practicile comerciale dintre producătorii din domeniul agroalimentar şi marile lanţuri de retail au fost reglementate, de-a lungul timpului, prin intermediul mai multor acte normative, cel mai recent fiind Legea nr. 81/2022 privind practicile comerciale neloiale dintre întreprinderi în cadrul lanţului de aprovizionare agricol şi alimentar, care a revoluţionat interacţiunea dintre cele două părţi. Actul normativ s-a dovedit, însă, o supra-reglementare juridică, prin care legiuitorul român a limitat semnificativ libertatea de negociere a părţilor în ceea ce priveşte reducerile comerciale şi financiare aplicate, precum şi serviciile pe care marile lanţuri de retail le pot presta faţă de producători. Totodată, a creat noi obligaţii de documentare pentru entităţile vizate.

Conform legii, pentru a construi o relaţie contractuală pe baze corecte, companiile implicate trebuie să stabilească, în primul rând, care sunt cele mai importante limitări pe care Legea 81/2022 le aduce cu privire la libertatea de negociere a părţilor şi cum trebuie să documenteze astfel încât să demonstreze că respectă aceste restricţii. Din punct de vedere fiscal, acestea trebuie să se asigure că deţin documentaţia necesară pentru a susţine tratamentul fiscal aplicabil în cazul reducerilor comerciale şi al serviciilor prestate.

Legea 81, mai strictă decât legislaţia europeană

Urmărind implementarea unui mecanism de protecţie a producătorilor vulnerabili, prin echilibrarea balanţei puterii de negociere care înclina în favoarea marilor lanţuri de retail, autorităţile naţionale au adoptat Legea nr. 81/2022. Deşi scopul legii a fost transpunerea la nivel naţional a Directivei 633/2019 privind practicile comerciale neloiale (Directiva UTP), legiuitorul român a optat pentru o reglementare mai strictă faţă de cea europeană, introducând o serie de reguli care limitează libertatea de negociere a părţilor.

Deşi impactul Legii 81 este mai ridicat în practică, sunt de menţionat cel puţin două aspecte specifice industriei de retail care au suferit o serie de modificări: plafonarea costurilor pe care marile lanţuri de retail le pot factura producătorilor pentru prestarea serviciilor de publicitate şi marketing, precum şi instituirea interdicţiei sau plafonării anumitor reduceri comerciale sau financiare acordate de către producători retailerilor.

Reduceri de preţ - ce este de reţinut?

Dacă anterior exista o libertate totală de negociere cu privire la reducerile acordate, Legea 81 impune limitări concrete. Anumite categorii de reduceri de preţ, cum ar fi rabaturile (care se aplică pentru produsele cu defecte de calitate) sau reducerile financiare pentru plata facturii înainte de scadenţă, nu se mai pot acorda deloc. Discounturile (de tip risturne sau remize), care erau permise fără limitare înainte, sunt plafonate la 20% din cifra de afaceri pe care producătorul o realizează cu respectivul comerciant.

La acest capitol, legislaţia a fost clarificată şi completată, pe alocuri, prin Hotărârea de Guvern nr. 198/2023 pentru aprobarea regulamentului privind procedura de înregistrare, investigare şi soluţionare a sesizărilor referitoare la practicile comerciale neloiale dintre întreprinderi în cadrul lanţului de aprovizionare agricol şi alimentar. Astfel, în categoria formată din remize şi risturne au fost incluse toate celelalte reduceri acordate de furnizor cumpărătorilor (spre exemplu, cele acordate temporar pentru stimularea vânzării unui produs, care, conform definiţiilor contabile, nu intră în categoria remizelor sau risturnelor, dar, fiind o formă de discount, erau şi anterior tratate ca făcând parte din această categorie). Totodată, în momentul evaluării reducerilor aplicate, Consiliul Concurenţei ia în considerare prevederile contractului în temeiul căruia furnizorul acordă reducerea în cauză, dar şi preţul de vânzare negociat individual între furnizor şi fiecare cumpărător (deci se doreşte ca preţul de achiziţie să se stabilească în baza unei negocieri individuale pentru fiecare cumpărător, astfel că lista de preţuri generală a producătorului rămâne relevantă în analiză doar în măsura în care aceasta este anexată contractului ca preţ de pornire). În plus, regulamentul prevede raportarea valorii facturate (pe scurt, cifra de afaceri) la fiecare factură individuală emisă, ceea ce exclude posibilitatea compensării reducerilor acordate pe o perioadă mai lungă de timp.

Serviciile prestate de comercianţi către producători - ce modificări au intervenit de-a lungul timpului

Autorităţile din România au început să ia măsuri cu privire la serviciile pe care marile lanţuri de retail le pot factura producătorilor din 2016. Dacă într-o primă etapă au vizat industria alimentară, prin Legea 81, sfera de aplicare s-a extins la întregul lanţ agroalimentar. Astfel, în 2016 s-a interzis total facturarea unor servicii către producători, dar în 2020 interdicţia a fost limitată la "taxe şi servicii, altele decât cele legate de actul comercial". În aprilie 2022, prin Legea 81, autorităţile au clarificat ce servicii sunt legate de actul comercial (respectiv cele legate de vânzarea produselor), iar în cazul serviciilor de publicitate şi marketing, au limitat valoarea care poate fi facturată la 5% din cifra de afaceri pe care producătorul o realizează cu respectivul comerciant (limită care include şi reducerile promoţionale acordate de producător lanţului de retail pentru a fi transferate consumatorilor).

Servicii vs. reduceri de preţ - când apare riscul fiscal?

Aşadar, Legea 81 reprezintă trecerea la o nouă paradigmă, în care listele de preţuri unice îşi pierd valoarea acordată în trecut, urmărindu-se mai mult negocieri individuale (spre exemplu, în cazul reducerilor comerciale, pentru a verifica plafonul de 20%, Consiliul Concurenţei raportează preţul final de vânzare la valoarea negociată contractual). În plus, modificările aduse de lege trebuie reflectate în contractele dintre părţi (inclusiv contractele în derulare au avut ca dată de actualizare sfârşitul anului 2022). Dar, până la documentarea contractuală, părţile trebuie să agreeze modalitatea în care vor continua raporturile comerciale.

Dat fiind că listele de preţuri unice îşi pierd valoarea, producătorii trebuie să regândească modalitatea de colaborare cu fiecare lanţ de retail, mai ales cei care se află într-o poziţie dominantă (deţin o cotă de piaţă de peste 40%), deoarece acest statut nu le oferă posibilitatea aplicării unor condiţii comerciale diferite faţă de partenerii contractuali care se află în situaţii similare.

Toate aceste schimbări juridice între tipurile de tranzacţii permise în relaţia producător-retailer pot atrage şi riscuri fiscale, având în vedere că tratamentul contabil şi fiscal pentru servicii facturate şi reduceri de preţ nu este foarte clar definit. Din acest considerent, după stabilirea modalităţii de colaborare, părţile trebuie să documenteze procesul de negociere (contracte şi anexe comerciale, corespondenţe sau alte tipuri de acorduri comerciale prin care sunt agreate reducerile de preţ acordate). Lipsa unei documentaţii temeinice, care să asigure trasabilitatea reducerilor de preţ sau să justifice prestarea efectivă a serviciilor primite, poate conduce foarte uşor la o reclasificare şi ajustare a bazei impozabile şi, implicit, la impunerea unor obligaţii fiscale suplimentare.

Pentru a preveni astfel de situaţii, reducerile de preţ trebuie incluse în politicile comerciale, mai ales în cazul producătorilor care au o poziţie dominantă. În plus, trebuie identificate criteriile obiective de acordare şi condiţiile concrete de evaluare, iar ulterior să fie reflectate în contabilitate discounturile acordate pe parcursul anului astfel încât părţile să se asigure că pragul de 20% este respectat. Astfel, pentru a putea susţine o diminuare a bazei impozabile, contribuabilii sunt obligaţi să pregătească şi să prezinte, în cadrul unui eventual control fiscal, toate documentele pe care le consideră necesare pentru înţelegerea situaţiei comerciale.

În cazul serviciilor prestate de comerciant către producător, deşi regula generală de deductibilitate este acum mai permisivă şi limitările cu privire la cheltuielile cu serviciile au fost nuanţate, în practică, abordarea inspectorilor fiscali a rămas aceeaşi. Astfel, aceştia continuă să solicite dovezi suplimentare prin care contribuabilul să justifice atât prestarea efectivă, cât şi beneficiul economic adus de respectivul serviciu, pentru că, în caz contrar, deductibilitatea cheltuielii este refuzată de cele mai multe ori.

Concret, în funcţie de tipul de serviciu facturat, este important ca beneficiarul să solicite şi să păstreze documentele suport. Spre exemplu, dacă vorbim de servicii de marketing şi promovare, ar trebui avute în vedere broşurile comerciantului în care au fost listate produsele, corespondenţa prin care s-au agreat anumite campanii promoţionale sau agenda evenimentelor desfăşurate în incinta comerciantului. Pentru servicii logistice sau de paletizare, ar trebui să existe documente de evidenţă privind cantitatea de marfă manipulată, forma în care aceasta a fost plasată, capturi din sistemele logistice, dar şi alte documente prin care să poata fi demonstrată prestarea şi necesitatea serviciului respectiv.

Aşadar, documentarea relaţiei dintre părţi trebuie realizată cu mare atenţie, pentru conformarea la legislaţia în vigoare şi aplicarea tratamentului fiscal corect şi optim pentru dezvoltarea afacerilor.