STUDIU ZUPRIA:  93% dintre micii antreprenori au proceduri operaţionale stufoase şi ineficiente

Procedurile operaţionale contribuie decisiv la succesul companiilor, prin standardizarea şi eficientizarea muncii, totuşi, 93% dintre micii antreprenori susţin că au probleme în implementarea lor, conform unui comunicat remis redacţiei. Ei consideră că procedurile sunt stufoase, greu de urmărit şi necesită actualizare. Proprietarii de business-uri mai spun că există şi o problemă de siguranţă a datelor, mai ales atunci când accesul la procedurile din companie este dat prin email, ori prin intermendiul Google Drive. La toate acestea se adaugă şi faptul că sunt nemulţumiţi că trebuie să cheltuie prea mulţi bani pentru angajarea unor persoane dedicate care să facă traininguri noilor angajaţi în vederea respectării procedurilor, chiar dacă de multe ori este vorba despre operaţiuni repetitive şi cu importanţă medie sau mică.

Potrivit sursei citate, dezvoltatorul de software Zupría a realizat un sondaj de opinie în perioada 6-22 aprilie 2022 pentru a studia percepţia proprietarilor de IMM-uri cu privire la eficienţa şi implementarea procedurilor operaţionale. Astfel, 86% dintre repondenţi au declarat că folosesc proceduri operaţionale, mai ales în departamentele de relaţii cu clienţii, marketing, vânzări şi resurse umane. Însă, 93% dintre aceştia consideră că procedurile actuale trebuie îmbunătăţite.

"Creşterea businessului are legătură strânsă cu standardizarea muncii. Ca antreprenor nu le poţi face pe toate şi atunci te confrunţi, de cele mai multe ori, cu frica de a pierde controlul în momentul delegării aspectelor operaţionale. Soluţia o reprezintă realizarea unui set de proceduri pentru toate acţiunile importante din companie, ce trebuie cunoscute, însuşite şi aplicate de echipă. În acest context, managementul eficient al procedurilor operaţionale este esenţial", declară Bogdan Irimia, CEO Zupría.

Cei mai mulţi dintre antreprenorii chestionaţi au declarat că procedurile sunt distribuite în companie prin email şi Google Drive şi 3% dintre aceştia încă folosesc proceduri scrise pe hârtie. Proprietarii de IMM-uri iau în considerare automatizarea şi digitalizarea procedurilor.

Întrebaţi ce funcţionalităţi consideră ca fiind importante pentru un instrument de gestionare a procedurilor, ei au subliniat că îşi doresc ca aplicaţia să poată fi instalată cu uşurinţă , să fie intuitivă, uşor de folosit şi adaptabilă, indiferent de domeniul de activitate. De asemenea, repondenţii îşi doresc ca instrumentul de management să permită alocarea procedurilor în funcţie de rolurile din companie. Nu la fel de importante au fost considerate funcţia avansată de căutare sau cea care arată istoricul procedurii, subliniază sursa citată.

Pentru un sistem de management al procedurilor, 43% dintre antreprenorii ce au răspuns la sondajul Zupría ar investi între 100 şi 199 de euro/an, în timp ce alţi 40% ar fi de acord să plătească între 50 şi 99 de euro/an. Majoritatea repondenţilor se află în funcţii de conducere a unor companii mici, cu până la 20 de angajaţi din domenii precum construcţii/construcţii metalice, consultanţă, producţie textile, vânzări/financiar, activităţi recreative, comerţ sau medical. La sondaj au participat 300 de companii.

"Atunci când antreprenorul îşi pune afacerea pe pilot automat, folosind soluţii digitale, aşa cum este şi Zupría SOP - pentru managementul procedurilor operaţionale, se poate concentra pe aspectele cu adevărat importante ale business ului. Pe creşterea afacerii. Noi am conceput acest instrument tip SaaS pornind de la nevoia de a eficientiza activitatea companiei noastre cu ajutorul procedurilor. Nu am găsit pe piaţă nicio soluţie, aşa că am dezvoltat una adaptată nevoilor noastre şi apoi îmbunătăţită pentru a putea fi utilizată eficient, indiferent de nişă. Toate funcţionalităţile sunt testate. Licenţa instrumentului este pe viaţă, însă pentru a beneficia de toate upgradeurile pe care le facem periodic, în funcţie de feedback-ul clienţilor noştri şi de propria expertiză, licenţa trebuie înnoita anual. Procedurile gestionate eficient reprezintă atuul pe care au mizat companiile de succes, indiferent de domeniul de activitate. Aceasta este o realitate ce trebuie conştientizată de toţi proprietarii de business-uri ce îşi doresc să scaleze", spune Bogdan Irimia, se mai arată în comunicat.