ANTREPRENORII ROMÂNI, RETICENŢI LA ARHIVAREA DIGITALĂ Legislaţia referitoare la documentele contabile şi temerea faţă de atacurile cibernetice principalii factori invocaţi

Conform datelor EAD, cel mai mare jucător portughez din piaţa de arhivare digitală, prezent şi în România, peste jumătate din antreprenorii români sunt reticenţi la arhivarea digitală a documentelor, pe fondul temerii legate de atacuri cibernetice, dar şi pe fondul legislaţiei în vigoare. Aceasta prevede că unele acte trebuie păstrate în format fizic timp de cinci ani, însă altele trebuie păstrate pentru 10 sau chiar 50 de ani, conform unui comunicta remis redacţiei.

Conform unui studiu realizat de PwC, antreprenorii români sunt cei mai avansaţi în folosirea tehnologiilor digitale comparativ cu omologii lor din celelalte 14 state din Europa Centrală şi de Est. Astfel, 64% dintre ei şi-au proiectat deja o strategie pentru digitalizare, un procent dublu faţă de media din regiune. Conform studiului, companiile antreprenoriale româneşti ocupă primele poziţii în regiune la utilizarea unor tehnologii digitale esenţiale, cum ar fi Artificial Intelligence (AI), Augmented Reality (AR), blockchain, drone, Virtual Reality (VR) şi 3D printing.

"Deşi majoritatea companiilor antreprenoriale româneşti sunt conştiente că investiţiile în digitalizare au impact pe termen lung, în ceea ce priveşte arhivarea digitală, aceleaşi companii sunt destul de reţinute. În actualul context, în care aproximativ jumătate din români îşi doresc să lucreze parţial sau complet la distanţă, este esenţial pentru antreprenori să ofere angajaţilor lor posibilitatea de a lucra de acasă, fără a afecta fluxurile de lucru", declară Bruno Amaro, CEO EAD Digital România.

Mulţi antreprenorii români sunt circumspecţi la tehnogiile moderne de arhivare, dat fiind că legislaţia referitoare la documentele contabile este foarte strictă, iar amenzile sunt semnificative. De asemenea, în cazul controalelor de la instituţiile abilitate, inspectorii vor solicita o parte din documente în format hârtie.

Un alt motiv invocat de antreprenorii români pentru ritmul lent al adoptării arhivelor digitale este frecvenţa în creştere a atacurilor cibernetice, în contextul trecerii la munca de acasă. Cu o experienţă de aproape 30 de ani în industrie, grupul EAD a investit constant în tehnologie, astfel încât în prezent toate soluţiile sale, de la platforma RWS, softul propriu de gestionare a documentelor, şi până la cloud, sunt complet securizate.

EAD Digital oferă companiilor româneşti soluţii complete care să permită angajaţilor lor să lucreze la distanţă în siguranţă, temporar sau permanent, fără a influenţa procesele interne. Toate documentele sunt scanate şi arhivate în cloud securizat şi pot fi accesate oricând, de către orice angajat al companiei, care are nevoie doar de o conexiune live de Internet, pentru a se conecta la cloud-ul securizat.

În plus, antreprenorii au la dispoziţie şi alte instrumente de protecţie pentru astfel de situaţii, cum ar fi asigurările speciale pentru atacuri cibernetice."La nivel global, atacurile hackerilor sunt în continuă creştere, în timp ce solicitările clienţilor privind protecţia datelor au devenit tot mai numeroase şi stricte. Pe piaţa locală există diverse produse de asigurare împotriva acestor atacuri, ca urmare a faptului că tot mai multe companii sunt interesate de acest tip de poliţe. Noi punem la dispoziţia antreprenorilor produse de asigurare 360 de grade, care acoperă toate riscurile legate de securitatea cibernetică", declară Alexandra Elena Durbacă, CEO al companiei Leader Team Broker de asigurare.

Antreprenorii care optează pentru digitalizarea arhivelor îşi eficientizează business-urile prin realocarea resurselor umane pe task-uri care aduc valoare, prin reducerea costurilor cu task-urile repetitive şi consumatoare de timp, dar şi a costurilor legate de depozitare.

"Platforma RWS răspunde nevoilor de "business as usual" ale clienţilor noştri, din perspectiva managementului documentelor. Le permite angajaţilor şi managementului de top să acceseze documentele companiei în timp real, îmbunătăţind procesele interne ale mai multor departamente, ca Finanţe, Achiziţii, Vânzări, Resurse Umane, Operaţiuni, Asistenţă pentru clienţi", explică Liviu Zamfir, Chief Operation Manager EAD Digital România şi unul dintre experţii români în managementul arhivelor.

Oportunităţile oferite de EAD Digital pentru companiile din România sunt nenumărate, cele mai bune exemple fiind soluţiile care ţin de scanarea/indexarea documentelor, automatizarea proceselor pentru generarea adeverinţelor necesare dosarelor de pensie sau cele de extragere a datelor din documente financiare sau de orice altă natură. Din estimările EAD, în România s-au scanat sub 500 de milioane de pagini în ultimii 3 ani, dintr-un potenţial de aproape 3 miliarde.