CREASOFT: Semnătura electronică pe documentele de muncă elimină până la 40% din munca birocratică

Unul dintre cele mai mari "coşmaruri" ale directorilor de resurse umane - procesul de semnare a actelor de către angajaţi - se apropie de final, pe măsură ce tot mai mulţi angajatori adoptă semnătura electronică pe documentele de muncă, se arată într-un comunicat al CREASOFT, remis redacţiei. Un angajat din zona de execuţie din departamentul de HR foloseşte aproximativ 40% din timpul de lucru pentru tipărirea, transmiterea, semnarea, colectarea şi arhivarea documentelor de muncă în format fizic necesare fiecărui angajat, arată o analiză a CREASOFT, companie românească producătoare de software, pe baza informaţiilor furnizate de clienţi.

Potrivit sursei menţionate, "Departamentele de resurse umane sunt principalii beneficiari ai digitalizării accelerate prin care au trecut companiile în ultimii ani, însă în continuare sunt munţi de hârtii pe care angajaţii trebuie să le semneze, iar specialiştii din HR să le colecteze şi să le arhiveze. Introducerea semnăturii electronice pe documentele de muncă şi arhivarea lor automată au condus la eliminarea unei risipe importante de timp pentru angajaţii din HR, care au astfel mai mult timp la dispoziţie pentru activităţi care aduc valoare adăugată mai mare în organizaţie. Să nu uităm totuşi că 10% dintre angajaţii noi îşi părăsesc angajatorul în prima lună de la angajare, procent care ar putea fi diminuat dacă HR-ul s-ar ocupa mai atent de procesul de integrare în echipă a noilor colegi", a explicat Adrian Dinu, fondator şi director general al grupului de firme CREASOFT.

Actele adiţionale la contractul de muncă, cererile de concediu, instructajele PSI (prevenirea şi stingerea incendiilor) şi SSM (sănătate şi securitate în muncă) sunt doar o parte dintre documentele de muncă care trebuie semnate de salariaţi periodic şi care sunt, de regulă, semnate în format fizic, arată datele comunicatului. Unul dintre marile avantaje aduse de perioada de pandemie a fost îmbunătăţirea legislaţiei muncii, care permite, din 2021 încoace, posibilitatea de a semna electronic actele de muncă, potrivit analizei CREASOFT.

Conform sursei menţionate, "O companie poate să îşi digitalizeze astăzi semnarea documentelor de muncă şi să le şi arhiveze electronic cu doar 0,1 euro per semnătură, un cost aproape nesemnificativ pentru angajator. Însă economiile de timp, bani şi resurse care îmbunătăţesc securitatea datelor şi arhivarea lor în siguranţă sunt nepreţuitele avantaje ale semnăturii electronice. În plus, angajatorii care folosesc semnătura electronică promovează responsabilitatea faţă de mediu şi reduc la minimum erorile umane în gestiunea actelor angajaţilor", a mai adăugat Adrian Dinu.

Angajaţii din companiile din România pot semna electronic documentele de muncă în platforma CREASOFT, fie prin e-mail, fie prin CREASOFT Kiosk, sistemul complet de gestiune HR care poate fi pus la dispoziţia companiilor pentru semnarea documentelor, vizualizarea planificării de schimburi de lucru sau înregistrarea de cereri de concediu sau descărcarea de adeverinţe, se mai arată în comunicat.