Cum pot implementa angajatorii politici eficiente privind telemunca

Pentru majoritatea salariaţilor, munca de la distanţă s-a transformat într-un stil de viaţă datorită beneficiilor cu care vine la pachet, iar flexibilitatea pe care o presupune a făcut posibilă inclusiv desfăşurarea activităţii profesionale din străinătate. În afara cetăţenilor care au ales destinaţii exotice pentru a-şi stabili noul birou, sunt şi angajaţi străini care au ales să revină în ţările de origine pe durata pandemiei, continuând însă munca pentru companiile la care sunt salariaţi, conform unui comunicat remis redacţiei.

"Multe reguli privind telemunca au fost puse în aplicare odată cu instituirea stării de urgenţă şi menţinute pe toată perioada stării de alertă, însă odată ce această perioadă va trece, companiile trebuie să ia în considerare implementarea unei politici clare privind telemunca, dacă se doreşte păstrarea acestui mod de lucru. Implementarea unei astfel de politici este întărită de faptul că, după doi ani în care s-a muncit preponderent de la distanţă, păstrarea acestui mod de lucru nu mai reprezintă, pentru angajat, doar o favoare sau o concesie pentru situaţii excepţionale, ci şi, în unele cazuri, o condiţie pentru a rămâne angajat în cadrul unei companii", a spus Ioana Dragu, Tax Senior Consultant Soter & Partners.

Cât costă munca remote din străinătate pentru angajator

Potrivit sursei citate, în situaţia în care angajatorul permite salariaţilor munca de la distanţă în străinătate, compania trebuie să cunoască implicaţiile care pot decurge din această schimbare, în special în ceea ce priveşte impozitul pe venit, contribuţiile sociale, riscul de sediu permanent, securitatea în muncă, obligaţiile de declarare şi raportare în străinătate, precum şi posibilele formalităţi de imigrare.

"În ceea ce priveşte impozitul pe venit, atunci când activitatea este desfăşurată în străinătate, trebuie analizat în primul rând dacă România şi ţara gazdă au încheiat o convenţie pentru evitarea dublei impuneri. Având în vedere că România a încheiat aproximativ 90 de convenţii în acest scop, există, în majoritatea cazurilor, un cadru legal pentru a stabili care stat are, în final, drept de impunere. În cazul ţărilor cu care România nu are încheiată o convenţie în acest sens, precum Tanzania sau Mauritius, angajatorul trebuie să aibă în vedere că există riscul unei duble impuneri, atât în România, cât şi în celălalt stat", a explicat Andrei Popescu, Tax Manager Soter & Partners.

În sfera contribuţiilor sociale, dacă ne raportăm la nivelul Uniunii Europene, acestea nu pot fi plătite în două sau mai multe state membre simultan, potrivit Regulamentului (CE) nr. 883/2004 privind coordonarea sistemelor de securitate socială. "Angajatorul trebuie să efectueze o analiză separată pentru a stabili dacă, în funcţie de situaţia fiecărui salariat aflat în telemuncă în străinătate, contribuţiile sociale ajung să fie datorate în alt stat decât cel de origine. Un angajat poate rămâne, în anumite condiţii, asigurat în România în ciuda desfăşurării activităţii în alt stat membru al Uniunii Europene. Pentru a nu datora contribuţii sociale în statul în care se prestează munca în regim de telemuncă, angajatorul poate solicita formularul portabil A1 pentru angajaţii săi, în anumite condiţii specifice. În lipsa unui formular A1, există riscul ca angajatul să datoreze contribuţii sociale în statul în care acesta prestează munca, risc care poate atrage mai departe obligaţia companiei de a se înregistra în scop de contribuţii sociale în statul respectiv. Pe de altă parte, în cazul în care activitatea se desfăşoară într-un stat din afara Uniunii Europene, trebuie verificat dacă există o convenţie bilaterală de securitate socială încheiată între România şi statul respectiv. În cazul statelor cu care România nu a încheiat un acord bilateral, pot fi datorate contribuţii sociale atât în România, cât şi în celălalt stat", a adăugat Ioana Dragu, Tax Senior Consultant Soter & Partners.

Telemunca în afara ţării şi riscul generării unui sediu permanent pentru angajator

Munca la distanţă din străinătate poate genera, în anumite condiţii, obligaţii suplimentare pentru angajator, un alt aspect important de avut în vedere fiind riscul generării unui sediu permanent în străinătate.

"Prezenţa unui angajat în afara ţării poate genera un risc de sediu permanent pentru angajator. Deşi activitatea de telemuncă în sine nu generează automat un sediu permanent pentru companie, este necesară evaluarea acestui risc, ţinând cont de activitatea prestată de salariat şi de reglementările din ţara în care se desfăşoară activitatea. Riscul generării unui sediu permanent poate creşte, în schimb, în cazul în care compania solicită în mod expres angajatului să utilizeze o locaţie specifică pentru a desfăşura activitate. De asemenea, riscul de sediu permanent poate apărea şi atunci când o persoană încheie contracte în numele companiei într-un alt stat decât statul de rezidenţă al companiei", a menţionat Andrei Popescu, Tax Manager Soter & Partners.

Implementarea unei politici de telemuncă de către angajator necesită o analiză amănunţită a tuturor acestor implicaţii pentru a putea oferi salariaţilor un cadru sigur şi predictibil în ceea ce priveşte munca la distanţă. Acest lucru este important cu atât mai mult cu cât, un studiu realizat de Randstad Workmonitor şi publicat în 2021 arată că peste 80% dintre angajaţii români îşi doresc în continuare mai multă flexibilitate la job, ceea ce indică faptul că munca de la distanţă devine un trend de care angajatorii trebuie să ţină seama, se arată în comunicat.