EY ROMÂNIA: Angajatorii trebuie să fie atenţi la obligaţiile pe care le au în zona de impozit pe venit şi contribuţii sociale

Taxele salariale, precumimpozitul pe venit şi contribuţiile sociale, fac din ce în ce mai des obiectul inspecţiilor fiscale. Companiile trebuie să stabilească proceduri clare, să documenteze şi să justifice cu atenţie tratamentele fiscale ale tuturor relaţiilor contractuale, fie că vorbim despre telemuncă, pachete de beneficii sau diurnă, pentru a nu atrage recalificarea veniturilor şi plata unor penalităţi importante, au subliniat reprezentanţii EY în cadrul evenimentului "Tu cu ce viteză iei virajul? O echipă pentru circuitul personalului transfrontalier al lui 2021", în care au dezbătut împreună cu reprezentanţii mediului de business o serie de probleme legate de munca de oriunde, detaşări, noile pachete de beneficii sau Gig economy.

"Înainte de pandemie, majoritatea angajatorilorerau preocupaţi să asigure angajaţilor cât mai multe şi mai inventive beneficii. Acum,acesteaau devenit redundante, iar angajatorii se văd nevoiţi să se adapteze la noua realitate. În încercarea de a-şi păstra angajaţii motivaţi şi productivi, este posibil ca angajatorii să nu mai ia în calcul şi tratamentele fiscale ale noilor pachete de beneficii", a avertizatCorina Mîndoiu, Partener Asociat, departamentul Impozit pe Venit şi Contribuţii Sociale, EY România.

Majoritatea noilor pachete de beneficiivizeazăimplementarea unui program de muncă flexibil, achiziţia de mobilier sau de echipamente tehnologice, pentru care angajatorii au apelat şi la ajutorul de 2500 lei, reînnoireaabonamentelor şi asigurărilor medicale sau training-uri variate, carese concentrează mai ales pe utilizarea tehnologiei - cum să conduci o şedinţă cu colegii sau clienţii în online, well-being şi parenting. De asemenea, o parte dintre angajatori au contractat servicii de taximetrie pentru angajaţiifără maşină de serviciu, astfel încât să nu circule cu transportul în comun şi să le asigure un grad mai mare de siguranţă.

Tot legat de beneficii, având în vedere că se apropie Crăciunul, e important ca angajatorii să nu scape din vedere tratamentul fiscal, indiferent cum aleg să-şirăsplăteascăangajaţii - o petrecere on-line sau un concert personalizat. "Sunt convinsă că această zonă de beneficii va fi un punct important pe agenda inspecţiilor fiscale", a adăugat CorinaMîndoiu.

Lucrul cu subcontractorii (freelance-rii organizaţi ca PFA/PFI sau microîntreprinderi)a primit un impuls neaşteptat în pandemie, iar această tendinţă va continua. În acest context, companiile trebuie să se asigure că nu plătesc un preţ "fiscal". Dacă, aparent, munca cu gig workers aduce doar avantaje (flexibilitate, nu presupune existenţa unui pachet de beneficii, foarte posibil costuri mai mici decât cele înregistrare cu un angajat, lucrează de acasă oricum) este posibil ca eventualele inspecţii fiscale să considere că este o activitate dependentă şi, prin urmare, să recalifice veniturile şi să stabilească obligaţii mari de plată.

"Mobilitatea personalului este la o scară fără precedent în aceste luni şi tot mai multe companii primesc din partea angajaţilor solicitări de a lucra de oriunde, chiar şi din altă ţară. Pe fondul noilor schimbări legate de carantină, nevoi personale, limitarea călătoriilor, companiile sunt nevoite să se acomodeze cu rapiditate", a precizat Inga Ţîgai, Director, Tehnologie şi Transformare Fiscală, EY Europa de Sud-Est.

Prin urmare, ceea ce în trecut se planifica cu grijă şi cumpătare, acum se petrece într-o maniera pompieristică. Implicaţii legate de statul unde angajatul îşi desfăşoară activităţile, evitareadubleiimpozitări, riscul de sediu permanent în celălalt stat, se reflectă invariabil într-un volum de muncă sporit pentru departamentele financiare saude resurse umane.

"Pentru a reduce această corvoadă administrativă şi a minimiza riscul ca deciziile, chiar bune, să fie luate prea târziu, companiile trebuie să identifice tehnologiile şi soluţiile interactive, care să preia aspectele legate de trasabilitatea angajaţilor şi de alertare asupra riscurilor fiscale. Un taxmobilitytracker sau un ChatBot sunt soluţii facile şi relativ ieftin de adoptat", a exemplificatInga Tîgai.

În cazul personalului cu rol regional, analizele care s-au efectuat în trecut trebuie revăzute prin prisma noii realităţi, cum ar fi, de exemplu, dacă respectivul personal nu mai efectuează deplasări de afaceri sau angajaţii au ales o altă ţară din care să-şi desfăşoare activitatea la distanţă, chiar şi temporar.

"În prezent, companiile folosesc deja un mix de forţă de muncă compus din: angajaţi permanenţi, temporari, lucrători mobili (cei detaşaţi din alte jurisdicţii), colaboratori externi (de exemplu, sub-contractori), precum şi soluţii de automatizare inteligentă (de exemplu, RoboticProcessAutomation - RPA").În consecinţă, modelele de taxare trebuie modificate astfel încât să poată acoperi această nouă realitate de pe piaţa forţei de muncă şi, în acelaşi timp, să asigure colectarea de venituri pentru sistemele publice", a subliniat ClaudiaSofianu, Lider CESA, departamentul Impozit pe Venit şi Contribuţii Sociale, EY România.

În privinţa noutăţilorlegislative privind detaşările şi remuneraţiile angajaţilor, un aspectimportant pe care trebuie să îl cunoască angajatorii români care detaşează salariaţi pe teritoriul UE este obligaţia de a-şi informa în scris salariaţii, anterior detaşării, cu privire la elementele constitutive ale remuneraţiei şi nivelul lor, indemnizaţia specifică detaşării precum şi cheltuielile generate de detaşare.

"Pe lângă aceste informaţii, documentaţia de detaşare trebuie să cuprindă şi informaţiile prevăzute de art. 18 (1) Codul Muncii: durata detaşării, moneda în care se va plăti salariul şi modalitatea de plată, reglementări principale din legislaţia muncii din acea ţară, condiţiile de climă şi de repatriere", a punctat Anca Atanasiu, ManagingAssociate în cadrul Radu şi Asociaţii SPRL. Toate aceste documente trebuie să poată fi furnizate autorităţilor competente din ţara gazdă, în cazul unui control.

Având în vedere că verificările fiscale derulate de autorităţi sunt în creştere, ca şi schimbul de informaţii între state, potenţialele sancţiuni, precum şi riscul reputaţional,vor spori vigilenţa angajatorilor şi îi vor face mai atenţi la obligaţiile pe care le au în zona de impozit pe venit şi contribuţii sociale. "Un control se poate iniţia nu doar pentru impozitul pe profit, TVA, preţuri de transfer, care au fost cele mai frecvente până acum, ci şi pentru impozitul pe venit şi contribuţii sociale, cele din urmă şi la solicitarea expresă a autorităţilor din ţara de origine a angajatului, atunci când vorbim de detaşaţi", a subliniat Stela Andrei, Partener Asociat în departamentul de Asistenţă fiscală şi juridică al EY România.

Pentru a trece cu bine peste un control, ar fi indicat ca angajatorii să prezinte toate documentele justificative. De exemplu, în cazul detaşaţilor în România, ar trebui prezentat contractul de servicii, facturile aferente, detalierea şi descrierea activităţilor prestate, contractul de detaşare, calculul şi justificarea tratamentului fiscal aplicat veniturilor salariale (care pot fi verificate şi în contextul sumelor facturate), declaraţiile depuse de către persoanele detaşate şi dovada plaţii obligaţiilor fiscale, formularul A1 şi validitatea acestuia (în situaţiaîn care detaşatul a rămas asigurat în sistemul de securitate socială din statul de origine), poate chiar şi pontajul.

"În cazul formularului A1 pentru angajaţii români care călătoresc în scop de afaceri de scurtă durată, chiar şi de câteva zile, dacă acesta nu poată fi obţinut în timp util, dovada solicitării ar putea fi suficientă pentru a reduce riscul unor implicaţii negative", a adăugat Stela Andrei.