Prevenirea fraudei: de la folosirea unei atitudini potrivite de către management până la instruirea angajaţilor

Activităţile frauduloase pot apărea în orice moment şi, în contextul economic actual, riscurile de fraudă şi de corupţie ar putea creşte atât ca urmare a presiunilor financiare pe care le pot resimţi angajaţii şi partenerii de afaceri, cât şi din cauza unui mediu de control deficitar care ar putea crea condiţiile propice pentru abateri. Astfel, echipele de management ar trebui să se gândească la îmbunătăţirea nivelului de conştientizare privind comportamentul fraudulos din cadrul organizaţiei, astfel încât fiecare angajat să poată fi mai vigilent şi mai predispus la a raporta atitudinile care au potenţialul de a fi lipsite de etică.

Identificarea fraudei în stadiile incipiente este posibilă prin observarea semnalelor de alarmă în cadrul mai multor zone din companie. De exemplu, în departamentul de achiziţii, printre indicatorii de suspiciune se pot număra creşterile nejustificate ale preţurilor, o potenţială relaţie apropiată cu un furnizor şi care nu este de natură comercială, comunicarea cu un furnizor prin intermediul unui singur angajat, împrumuturi nejustificate sau plăţi în avans către un furnizor, colaborarea cu furnizori care au vizibilitate şi experienţă redusă pe piaţă sau cu cei care sunt dependenţi de organizaţie, sau, desigur, informaţii primite de la un angajat cu privire la potenţiale nereguli sesizate în activitatea unui furnizor. Coroborarea semnalelor de alarmă cu informaţiile obţinute din discuţii organizate în acest sens cu angajaţii, din verificarea documentelor justificative sau din analiza datelor este esenţială pentru descrierea imaginii de ansamblu a unei potenţiale scheme frauduloase.

• Cum pot companiile să prevină frauda?

Când vorbim despre prevenirea fraudei, este foarte important ca organizaţiile să înţeleagă că echipele de management trebuie să aibă o atitudine adecvată faţă de comportamentele frauduloase. Concret, conducerea organizaţiei ar trebui să aibă un punct de vedere ferm cu privire la fraudă şi să comunice clar angajaţilor că vor da dovadă de toleranţă zero faţă de fraudă în cadrul companiei.

O altă măsură eficientă de descurajare a fraudei este aceea de a avea un mecanism de control solid, prin implementarea unor politici şi proceduri adecvate şi a unor controale eficiente pentru prevenirea erorilor şi a potenţialei fraude în cadrul companiei. De asemenea, este important ca o companie să ia în considerare adoptarea unui plan de răspuns la cazuri de fraudă, în eventualitatea în care astfel de evenimente au loc, pentru a putea identifica ce s-a întâmplat, amploarea fraudei şi pentru a lua măsuri suplimentare în vederea recuperării pierderilor. În plus, acest plan va contribui la consolidarea politicii companiei de zero toleranţă faţă de fraudă.

Un alt element important al oricărui program antifraudă din cadrul unei companii este instruirea angajaţilor. Având în vedere că este de preferat ca o organizaţie să prevină frauda, şi nu să gestioneze efectele sale, un sistem robust de instruire internă în domeniul conştientizării acţiunilor frauduloase poate duce la sporirea eficienţei în detectarea şi prevenirea fraudei.

Luând în considerare modul de lucru dinamic din ultimii ani, care combină munca la distanţă şi cea de la birou, majoritatea companiilor pot alege acum să aibă un program educaţional combinat, folosind atât platforme de eLearning, cât şi sesiuni de învăţare conduse de instructori. Din momentul în care angajaţii finalizează programele educaţionale antifraudă, probabilitatea organizaţiei de a preveni, identifica sau raporta orice activitate potenţial frauduloasă este sporită. Cu toate acestea, este important ca desfăşurarea programelor de formare să aibă loc recurent, deoarece un curs de instruire unic se poate dovedi insuficient.

În concluzie, o acţiune frauduloasă poate avea loc în orice moment şi poate lua mai multe forme în cadrul organizaţiilor care nu au implementat un mecanism de control bine pus la punct. În cazul unor situaţii nefericite, organizaţiile ar trebui să ia în considerare solicitarea asistenţei experţilor în investigarea şi prevenirea fraudei pentru a le ghida în eforturile lor de asigurare a conformităţii şi de reducere a riscurilor.