Studiu EY: Tendinţe şi modele de lucru în administrarea resurselor de personal şi salarizare ale companiilor din România

În contextul apariţiei soluţiilor de externalizare a serviciilor de administrare personal (HR), dar şi de calculul al salariilor angajaţilor, o concluzie ar fi că o mare parte din firmele româneşti preferă, în continuare, să deruleze intern ambele servici, conform unui comunicat remis redacţiei.

Conform comunicatului, raportul între companiile care lucrează cu resurse interne pe cele două componente şi cele care au externalizat aceste servicii este relativ apropiat, deci este foarte posibil ca majoritatea firmelor româneşti să opteze pentru cele două variante "la pachet". Sondajul a evidenţiat faptul că unele companiile lucrează doar pe una dintre componente cu echipa internă, iar pentru celălalt serviciu apelează la un furnizor extern. Este de presupus, însă, că acest model mixt de lucru este mai puţin aplicat, din considerente de flux de lucru şi decizii integrate pe cele două componente - administrare personal şi salarizare.

Modele de lucru în administrarea personalului companiei

Pe acest segment, mai mult de două treimi dintre companiile participante la studiu (68%) au spus că derulează intern această activitate, în timp ce restul (32%) au preferat varianta externalizării. Comparativ cu anul anterior, nu se observă nicio schimbare majoră, proporţiile fiind similare celor din 2022, ceea ce relevă o stagnare în intenţia exprimată anul trecut, aceea de a lua în calcul externalizarea acestui serviciu.

Cele mai multe companii din România care asigură din resurse interne administrarea personalului (44%) au indicat faptul că această activitate este realizată de o singură persoană, pe locul doi (26%) situându-se firmele care au alocat, intern, două persoane. Doar 12% utilizează trei persoane, iar restul de 18% lucrează cu mai mult de trei persoane. Rezultatele sunt similare celor de anul trecut şi este de presupus că, pe fondul unei situaţii economice sensibile, companiile au preferat să menţină un număr redus de persoane care să acopere această activitate.

Menţiunea importantă aici este faptul că la sondaj au participat, aproape la egalitate ca pondere în total, companii având între 1 şi 250 de angajaţi - 58% (mici şi medii) şi companii având de la 251 până la 1.000 angajaţi şi peste - 42%.

La întrebarea privind modul în care este generat pontajul angajaţilor - automat sau manual - răspunsurile au fost relativ echilibrate, cu un mic avans al companiilor care au apelat la metode automate pentru pontaj, respectiv 54% dintre respondenţi, restul de 46% folosesc în continuare metoda manuală de lucru. Nici la acest capitol nu s-a consemnat vreo diferenţă faţă de anul trecut, când a fost înregistrat aceleaşi raport între cele două metode de procesare, ceea ce poate fi interpretat drept un aspect relativ îngrijorător.

"Evident, este loc de creştere pentru accesarea soluţiilor digitale de către companiile româneşti, având în vedere că pe piaţă există furnizori de softuri specializate care pot ajuta la automatizarea pontajului salariaţilor şi ulterior la extragerea facilă a datelor necesare pentru calculul salarial", a explicat Florentina Gheorghe, Manager, Global Compliance & Reporting, HR and Payroll Services, EY România.

Cât priveşte erorile de raportare din ultimele 12 luni la înregistrările în Revisal, platforma oficială din România în care trebuie să figureze angajaţii şi mişcările de personal, majoritatea covârşitoare a respondenţilor (94%) a bifat intervalul minim (1 - 5 erori), în timp ce restul de 6% au avut între 6 şi 20 de erori.

Ca număr de raportări întârziate către inspectoratul teritorial de muncă în ultimele 12 luni, 87% dintre companiile respondente au declarat că nu au avut nicio întârziere, iar restul 1-2 întârzieri. De asemenea, în marea lor majoritate (84%), respondenţii au indicat faptul că nu au existat erori în raportare, iar restul 1-2 erori.

Potrivit datelor studiului, aproape 60% dintre respondenţi au indicat faptul că derulează activitatea de salarizare cu resurse interne, iar ceilalţi 40% lucrează externalizat, printr-un furnizor de servicii specializat. Diferenţa faţă de anul trecut este aceea că a crescut, cu 3 puncte procentuale, numărul companiilor care au optat pentru asigurarea serviciilor de salarizare cu resurse interne, în 2022 procentul de companii care îşi desfăşurau activităţile de salarizare cu resurse interne fiind de 57%, iar restul de 43% prin servicii externalizate.

Puţin peste jumătate dintre companiile româneşti (56%) au nevoie, potrivit respondenţilor, de trei până la cinci zile pentru a întocmi şi a transmite, conform procedurilor interne, documentele şi informaţiile către echipa de administrare personal, în timp ce restul de 44% au nevoie de numai două zile pentru această activitate. Aceeaşi întrebare a vizat timpul necesar transmiterii informaţiilor către echipa de salarizare, conform procedurilor interne, întrebare la care exact două treimi dintre respondenţi (66%) au spus că intervalul este de 3 - 5 zile, iar restul (34%), de numai două zile.

Rezultatele sondajului EY relevă de asemenea faptul că, din exemplele companiilor unde activitatea de calcul salarial este externalizată, la întrebarea privind media zilelor de întârziere la plata salariilor companiile au bifat zero zile de întârziere (97%) şi doar 3% dintre respondenţi au spus că a fost vorba despre o zi de întârziere, ceea ce arată eficienţa ridicată a acestui model. De asemenea, la întrebarea privind media numărului de reluări de calcul salarial (pe lună), 95% dintre respondenţi, au răspuns că nu s-au aflat în această situaţie, astfel încât se poate aprecia că externalizarea serviciilor oferă siguranţă companiilor că procedurile sunt respectate.

Doar 5% dintre respondenţi au declarat că au avut întârzieri o dată sau de două ori. În contextul cifrelor de mai sus, foarte relevant este faptul că majoritatea companiilor care au externalizat serviciile nu au întâmpinat întârzieri la plata salariilor şi nu au fost necesare calcule adiţionale.

Strategii pentru viitor

Din punct de vedere al strategiei de administrare a resurselor de personal şi salarizare, în conţinutul sondajului s-a regăsit întrebarea privind intenţia de externalizare a acestor servicii şi intervalul de timp planificat pentru a face acest pas. Între cele trei variante de răspuns oferite de sondajul EY s-a înregistrat o egalitate perfectă, astfel: în următoarele 6 -12 luni - 33,33% dintre respondenţi, peste 12 luni - 33,33% şi sub 6 luni - 33,33%, proporţii identice cu cele înregistrate anul trecut.

La întrebarea privind raţionamentele care ar motiva companiile să externalizeze serviciile de salarizare şi administrare personal, peste jumătate dintre acestea (52%) au declarat că nu îşi doresc externalizarea acestor activităţi, desi conştientizează avantajele externalizării. Eficienţa activităţii, economia de costuri şi, mai ales, expertiza pe care o asigură o companie specializată, în condiţiile dificultăţilor atragerii resurselor umane bine pregătite pe acest segment, sunt avantaje pentru care companiile nu exclud această opţiune în viitor.

Respondenţii care au indicat faptul că există deja pe agendă externalizarea serviciilor de salarizare şi administrare personal, au fost invitaţi să precizeze şi cât de importante sunt următoarele aspecte în selectarea viitorului furnizor. Calitatea serviciilor oferite a fost bifată de peste două treimi dintre companiile participante la sondaj (67%), urmată de soluţia software - 16%, costul serviciilor oferite - 12% şi durata tranziţiei - 6%.

"Firmele româneşti ar putea lua în considerare externalizarea serviciilor, pentru că un alt avantaj al externalizării ar fi şi scăderea costurilor interne asociate cu recrutarea şi formarea unor specialişti care să acopere cele două arii, în condiţiile în care pe piaţa muncii se resimte lipsa personalului specializat în domeniu", adaugă Florentina Gheorghe.

În cealaltă jumătate a respondentilor (48%), respectiv a celor care ar opta pentru externalizare, părerile au fost împărţite, cel mai bun argument fiind creşterea calităţii serviciului, invocat de 19% dintre companii, apoi urmărirea unui model de business - 13%, scăderea costurilor interne asociate serviciului - 10% şi, respectiv, reducerea numărului de angajaţi - 6%.

Rezultatele sondajului arată câteva beneficii majore ale externalizării serviciilor de administrare de personal şi de salarizare, printre acestea fiind acurateţea, respectarea termenelor de raportare către autorităţi şi a plăţii salariilor, respectarea procedurilor interne ale companiei de către furnizorul de servicii.

Deciziile privind politica de personal şi sursele de informare legislativă

Decizia finală referitoare la externalizarea activităţilor de salarizare şi administrare personal va fi luată la nivel de grup, au spus cele mai multe companii (45%), de către departamentul financiar local - 26%, la nivel regional - 21% şi de către departamentul HR local - 8%.

În final, vizavi de sursele de informare legislativă utilizate de către companie pentru modificările din domeniul salarizării şi al resurselor umane, cei mai mulţi (46%) au spus că utilizează un abonament la un portal legislativ, 34% apelează la servicii de consulanţă externă specializată, 15% utilizează surse media şi doar 5% consultanţă internă la nivelul grupului.

"Este important de menţionat, referitor la acest aspect, faptul că un abonament legislativ, în opinia mea, este obligatoriu într-o companie. Actele normative sunt de multe ori ambigue şi/sau interpretabile şi este necesar ca decizia aplicabilă, cea care se va implementa, să fie dublată de asistenţă de specialitate şi opinia unui expert. O analiză atentă, bazată pe expertiză, în orice componentă a zonei de resurse umane şi salarizare, poate fi salvatoare în cazul unui audit din partea autorităţilor", explică Simona Tudor, Manager, Tax,Global Compliance & Reporting, HR and Payroll Services.

Faptul că sunt companii din România care apelează la mijloace moderne în activitatea curentă de administrare a personalului angajat şi pentru calculul salarizării, dacă avem în vedere raportul relativ egal dintre pontajul automat şi manual, la fel în cazul serviciul intern HR versus externalizare, este un aspect pozitiv, ca tendinţă. Cea mai bună veste este însă aceea că există companii care vor externaliza aceste servicii (împreună ori separat) în mai puţin de 6 luni sau în următoarele 6 - 12 luni (însumând 67% dintre respondenţi).

Chiar şi în cazul companiilor care întocmesc pontajele manual ori ezită să externalizeze serviciile de personal şi de calcul al salariilor, este probabil ca, sub presiunea implicită a proceselor de digitalizare şi accelerare a proceselor, această variantă să devină o alegere în viitor.