TotalSoft a dezvoltat două soluţii software pentru a rămâne aproape de angajaţii care lucrează de acasă

Furnizorul de sisteme informatice de business, TotalSoft a investit în dezvoltarea a două soluţii software care ajută companiile şi profesioniştii din resurse umane să rămână productivi chiar şi lucrând de acasă - semnătura electronică şi chatbot, asistentul virtual de HR.

Potrivit unui comunicat remis Redacţiei noastre, digitalizarea proceselor de resurse umane este esenţială în contextul crizei cauzate de pandemia de COVID-19. Pentru companii, obiectivul principalul în momentul de faţă este acela de a continua procesele şi operaţiunile de business într-o manieră cât mai apropiată de normalitate, iar departamentul de HR este fundamental în acest sens. Acesta trebuie să pună la dispoziţia angajaţilor toate documentele de care au nevoie, să răspundă rapid la solicitările acestora,să poată continua procesele de recrutare şi angajare,să editeze contracte de muncă şi să le depună electronic la ITM, toate acestea fără interacţiune faţă în faţă, respectând cerinţele de distanţare socială.

În acest sens, TotalSoft a abordat situaţia pornind de la nevoile ambilor actori implicaţi: pe de-o parte organizaţia şi departamentul de HR şi, pe de altă parte, angajatul. Cum interacţiunea dintre angajat şi angajator trebuie să rămânăstrict la distanţă, o serie de soluţii software devin absolut necesare. Printre acestea se numără semnătura electronică şi chatbot-ul.

Semnătura electronicăpentru trasabilitate, uşurinţă şi siguranţă

Pentru cazurile în care trebuiemodificat contractul de muncă sau trebuie semnat un contract nou, fluxul standard presupune deplasarea angajatului la sediul organizaţiei şi semnarea fizică a documentelor. Ulterior, acestea sunt semnate şide reprezentanţii legali ai organizaţiei, tot fizic.

Soluţia de semnătură electronică propusă de TotalSoft simplifică întregul proces, care se rezumă la câţiva paşi digitali: specialistul HR face modificarea de contract sau adaugă datele noului contract în Charisma HCM, soluţia software pentru managementul resurselor umane, şiîncepe fluxul de semnare electronic. Astfel, aplicaţiatransmite pe email, către angajat, documentul electronic rezultat, iar angajatul poate să vizualizeze documentul şi să-l semneze electronic cu o semnătură autorizată de la CertSign, valabilă pe o anumită perioadă de timp.

Odată semnat, contractul este securizat şi nu se mai poate interveni asupra acelei versiuni. Acesta urmează fluxul firesc şi se trimite pe rând, tot electronic, către ceilalţi semnatari legali din organizaţie care pot semna electronic documentul. Părţile suntnotificate de fiecare dată când cineva îl semnează şi la final, fiecare parte primeşte câte un exemplar complet, format care poate fi depus la ITM fără alte intervenţii, semnătura electronică fiind recunoscută de autorităţile statului.

Avantajele majore ale acestei soluţii sunt trasabilitatea, existând o evidenţă clară a momentului semnării documentului de fiecare parte şi a formatului în care a fost semnat documentul, totul în timp real, dar şi siguranţa în contextul pandemiei de COVID-19 care necesită interacţiune fizică 0.

Mihai Gavan, Charisma HCM Global Sales Director în cadrul TotalSoft, a declarat: "Digitalizarea proceselor de resurse umane este esenţială în această perioadă, în care majoritatea angajaţilor de pe piaţa locală lucrează de acasă. Acest lucru nu se va schimba prea mult nici după ridicarea carantinei, iar contractul de muncă în formă fizică va deveni istorie, la fel şi cartea de muncă. Dacă în trecut semnarea unui contract de muncă dura până la 2 zile, astăzi se poate semna în 3 minute. Avem deja răspunsul ITM-ului care precizează că atâta vreme cât documentul este semnat cu semnături electronice certificate, valide, de ambele părţi, atunci el are valoare juridică", a declarat Mihai Gavan, Charisma HCM Global Sales Director în cadrul TotalSoft.

Astfel, pentru a veni în sprijinul angajaţilor care lucrează de acasă şi au nevoie de suport din partea departamentului de resurse umanela ore mult mai flexibile, TotalSoft a dezvoltat chatbotulTimea, colega virtuală de la HR.

"Am abordat această soluţie în urma analizei tendinţelor globale în materie de comunicare. Am observat un trend foarte clar în rândul oamenilor de a comunica prin mesaje text. Este pe departe cea mai utilizată formă de interacţiune, drept urmare am dorit să ajutăm angajaţii printr-o formă de suport disponibilă 24/7, pe o platformădigitală familiară lor", a menţionat Mihai Gavan.