Digitalizarea procedurii de înfiinţare a firmelor, dar şi a oricărei operaţiuni aflate în competenţa Registrul Comerţului

În pandemie, procedurile de la Registrul Comerţului au fost parcurse online şi această practică a fost păstrată şi în prezent, fiind modificată şi legislaţia pentru a face posibil acest fapt.

Ce este digitalizarea?

Digitalizarea se referă la procesul prin care informaţia este transformată în format digital şi devin astfel accesibile prin intermediul tehnologiei digitale. De cele mai multe ori, prin digitalizare ne referim la transformarea de la un sistem analog la unul digital, de exemplu: Afişare digitală - afişaj electronic numeric pentru date schimbătoare făcut prin afişare, display-uri, ecrane, LCD.

Digitalizare poate fi aplicată în mai multe domenii, respectiv afaceri, la nivel instituţional etc. Avantajele digitalizării constă în faptul că informaţiile digitale sunt uşor de distribuit prin internet, sunt uşor de stocat, dar şi de accesat, identificat.

Autoritatea pentru Digitalizarea României

În vederea accelerării procesului de digitalizare, în anul 2020 a fost constituită Autoritatea pentru Digitalizarea României (ADR). Aşa cum rezultă de pe pagina de internet, ADR încurajează instituţiile publice, dar şi pe cele din mediul privat, să treacă la următorul nivel în asigurarea unor servicii rapide, sigure şi eficiente.

Probabil că cel mai mare beneficiu pe care îl va aduce digitalizarea instituţională este timpul pe care cetăţenii nu-l vor mai pierde la cozi, iar Registrul Comerţului nu făcea notă discordantă din acest punct de vedere.

Înfiinţarea unei firme online

Deschiderea unei companii, indiferent că este SRL, PFA, SA, II, se poate realiză în prezent din faţa calculatorului. Nu numai procedura de înfiinţare a firmelor se poate realiza astfel, ci toate procedurile soluţionate de Registrul Comerţului, de exemplu: deschiderea unui punct de lucru, schimbarea sediului, adăugarea de coduri CAEN, înlocuirea asociaţiilor etc.

Instituţia a creat o platforma online unde pot fi încărcare documentele, iar acestea sunt procesate de către personal. Această platformă a fost dezvoltată cu mul timp înainte de pandemie, însă nu era utilizată la nivelul la care a fost utilizată în pandemie.

A fost nevoie de ceva care să determine schimbarea obiceiurilor. A mai contribuit în mod pozitiv la acest fapt şi eliminarea condiţiei privind forma autentică pe care trebuia să o aibă anumite acte, astfel că la acest moment nu mai este necesar un drum la notar.

Întrucât nu mai este necesar acest drum la notar, cetăţenii români din afara ţării pot înfiinţa o firmă la fel de uşor ca cei din ţară. În afara ţării, actele sunt autentificate de către consulate, ambasade, iar acestea, de cele mai multe ori, nu se află în proximitatea celor interesaţi de serviciile lor. Astfel, cei care voiau să îşi înfiinţeze o firmă îşi programau o vizită în ţară, fapt care la acest moment nu mai este necesar.

Pentru înfiinţarea unei firme vei avea nevoie de cartea de identitate, de un sediu şi de o denumire (la SRL).

Va trebuie să îţi faci un cont pe site-ul ONRC, iar procedura începe cu rezervarea de denumire. Este operaţiunea prin care se verifică baza de date a Registrului Comerţului pentru a observa dacă denumirea este disponibilă.

Cine nu deţine un spaţiu pentru stabilirea sediului poate apela la serviciul de găzduire de sediu social, serviciu prin care în schimbul unei sume de bani, care de regulă e anuală, o companie care oferă acest tip de serviciu îţi găzduieşte sediul firmei, preia corespondenţa şi ţi-o trimite.

După ce s-a efectuat rezervarea de denumire trebuie redactat pachetul de acte corespunzător pentru tipul de firmă pe care doreşti să o înfiinţezi, iar mai apoi trebuie încărcate pe platforma amintită.

Pentru încărcarea actelor pe platformă va trebui să ai semnătură electronică. Aceasta se poate obţine de la un prestator calificat de astfel de servicii, iar dacă nu doreşti să ţi-o faci, poţi apela la o firmă care oferă servicii de înfiinţare de firme pentru depunerea actelor şi efectuarea tuturor demersurilor.

După înregistrarea actelor, Registrul Comerţului emite nota de calcul cu taxa datorată care este în prezent de 128 lei pentru înfiinţarea unui SRL, pentru constituirea unui PFA neexistând taxă. Nota de calcul poate fi achitată prin virament bancar, în cuprinsul ei fiind menţionate datele necesare pentru efectuarea plăţii.

Registrul Comerţului acordă termen ziua următoare datei la care a fost înregistrată cererea de înregistrare, dată la care persoana desemnată verifică actele şi dacă sunt îndeplinite toate cerinţele, admite dosarul şi se constituie firma.

În ziua următoarele celei în care a fost admis dosarul Registrul comunică documentele pe mail sau prin posta în funcţie de opţiunea fiecăruia.

Este recomandată primirea actelor pe mail, deoarece sunt semnate electronic de directorului instituţie şi au valoarea unor acte originale în mediul online. Ceea ce însemnă că pot fi comunicate de pe orice dispozitive (telefon) către orice dispozitive (calculator), fără să mai fie nevoie de acte în materialitate lor.