Schimbarea regulilor în ceea ce priveşte arhivarea statelor de salarii

În conformitate cu prevederile Legii contabilităţii nr. 82/1991, respectiv prevederile Ordinului nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, statele de salarii trebuie păstrate pe o perioadă de 50 de ani.

Raţiunea din spatele acestei reguli este de protecţie a angajatului, în sensul în care, această perioadă de 50 de ani să poată fi suprapusă cu perioada în care o persoană se află în câmpul muncii. Astfel, datorită faptului că perioada de păstrare a acestor documente este atât de mare, o persoană fizică poate, la un moment dat, să solicite angajatorului curent / unui fost angajator adeverinţe din care să reiasă că toate contribuţiile datorate au fost achitate (mai ales în ceea ce priveşte stadiul de cotizare la fondul de pensii).

O nouă lege publicată recent permite angajatorilor un termen de arhivare mai redus pentru statele de salarii.

Legea nr. 195/2022, publicată la începutul lunii iulie, modifică Legea contabilităţii şi introduce o excepţie de la regula generală a arhivării statelor de salarii.

Actul normativ introduce un termen de cinci ani pentru arhivarea statelor de salarii, noua reglementare urmând să intre în vigoare de la 1 ianuarie 2023.

Astfel, în conformitate cu noile prevederi, începând cu 1 ianuarie 2023, angajatorii au dreptul să păstreze doar cinci ani statele de salarii, atât timp cât:

1)îşi îndeplinesc obligaţia de depunere a declaraţiilor fiscale privind impozitul pe venitul din salarii şi asigurările sociale la Agenţia Naţională de Administrare Fiscală (Declaraţiile 112), sau

2)pentru obligaţiile din statele de salarii s-a depus deja o declaraţie informativă privind impozitul reţinut la sursă, pe beneficiari de venit (Declaraţia 205).

Angajatorii care nu se încadrează în niciuna dintre cele două cazuri sus menţionate vor trebui să păstreze în continuare statele de plată timp de 50 de ani, aşa cum prevede Legea contabilităţii la art. 25 alin. (1).

Scopul acestei noi legi a fost de a simplifica activitatea angajatorilor, în contextul în care în prezent autorităţile au acces la evidenţe informatizate despre salariile şi taxele aferente plătite de angajatori.

În plus, aşa cum explicau iniţiatorii legii din Parlament în expunerea de motive care a însoţit propunerea legislativă, "obligativitatea arhivării statelor de salarii pentru o perioadă de 50 de ani este nemotivată şi de natură să aducă costuri suplimentare nejustificate pentru arhivarea documentelor financiar-contabile de către societăţi, atât pentru cele care îşi desfăşoară activitatea, cât şi pentru cele radiate, impunându-se adaptarea legislaţiei la context practic".

Totodată, nici angajaţii nu sunt afectaţi de această reducere a termenului de arhivare, din moment ce, după cum precizau tot iniţiatorii legii, orice salariat poate primi, la cerere, din partea angajatorului, o adeverinţă privind veniturile realizate şi impozitul reţinut sau poate solicita direct ANAF, electronic, prin intermediul Spaţiului Privat Virtual, o adeverinţă privind veniturile realizate (fără a mai fi necesară vreo solicitare adresată angajatorului).