UCMS by AROBS anunţă succesul digitalizării interne a procesului de semnare electronică

UCMS by AROBS specializată în dezvoltarea de soluţii integrate de management al resurselor umane şi salarizării, cu o experienţă de peste 26 de ani pe piaţa din România, anunţă că, la începutul acestui an, a finalizat cu succes o altă etapă din procesul de digitalizare internă şi, anume, integrarea semnăturii electronice în procesele de zi cu zi, conform unui comunicat remis redacţiei. Astfel, semnarea documentelor, care în trecut se realiza în câteva zile, a ajuns să dureze doar două ore.

Potrivit sursei citate, pentru IMM-urile cu aproximativ 250 de angajaţi, UCMS by AROBS estimează o reducere a timpului alocat semnării documentelor de HR cu peste 100 de ore pe an. Ceea ce duce la reducerea accelerată a costurilor, reducerea erorilor umane, permiţând personalului din echipele HR să aibă mai mult timp pentru alte activităţi. Pentru companiile mici, cu aproximativ 50 de angajaţi, se estimează o reducere a timpului alocat semnării documentelor cu zeci de ore.

Utilizarea funcţionalităţii True Semnătură Electronică, prin intermediul căruia se facilitează semnarea digitală a documentelor - contracte de muncă, acte adiţionale şi adeverinţe, reprezintă o reuşită în cadrul organizaţiei UCMS by AROBS.

"Digitalizarea rămâne un subiect important pentru majoritatea industriilor. Pentru a fi un exemplu pentru clienţii noştri, dar şi pentru a ne facilita munca, dorim să comunicăm rezultatul pozitiv în urma utilizării semnăturii electronice în compania noastră. Folosim în activitatea de zi cu zi produsele noastre True HR şi dp-Payroll, avem un CRM pe zona de sales şi avem diferite instrumente care au rolul de a digitaliza departamentele de development şi suport. La nivel intern, am eficientizat şi transformat gestionarea unor volume mari de documente şi acte adiţionale. Recent, am finalizat un proces de semnare a actelor adiţionale privind evaluările legat de performanţele anului 2022. Acest proces începe de la mine, în calitate de administrator, şi ajunge până la fiecare dintre cele aproximativ 70 de persoane din firmă, în mai puţin de două ore. În mod normal, un astfel de proces ar fi durat de la câteva zile până la câteva săptămâni, mai ales că unii dintre colegii noştri se află în alte localităţi, deoarece noi lucrăm în format hibrid şi avem colegi în 10 oraşe din ţară. Asta înseamnă că True Semnătură Electronică poate fi utilizată de oriunde, în orice moment, de pe orice dispozitiv, inclusiv telefonul mobil. De asemenea, în procesele zilnice folosim un instrument de Business Intelligence, care analizează datele tuturor departamentelor companiei şi deja lucrăm la o nouă funcţionalitate de preluare şi centralizare a datelor pe care să o integrăm în soluţiile noastre", a spus Ionuţ Gherle, CEO UCMS by AROBS.

Datorită eficientizării procesului de semnare şi gestionare a documentelor, UCMS by AROBS îşi va concentra resursele în următoarea perioadă pentru a integra funcţionalitatea de semnătură electronică în companiile din grupul AROBS.

"Cel mai important rol al digitalizării este cel de a eficientiza activitatea companiei şi de a ne ajuta să economisim timp; timpul este cea mai importantă resursă pe care o avem. Soluţiile software de digitalizare, precum cele oferite de UCMS by AROBS, şi-au dovedit eficienţa în toţi aceşti ani, iar cu trecerea timpului devin nu doar folositoare, cât şi obligatoriu de folosit. Din acest motiv integrarea funcţionalităţii de semnare electronică în toate companiile din AROBS este un pas natural în procesul de digitalizarea al AROBS Grup", a declarat Voicu Oprean, fondator şi CEO AROBS Transilvania Software.

True Semnătură Electronică centralizează documentele ce urmează a fi semnate digital într-un singur flux de aprobare din aplicaţia True HR. În funcţie de acţiunile configurate în procesul pentru semnătura electronică, actorii implicaţi pot să vizualizeze, să aprobe cu sau fără semnătură sau să refuze semnarea unui document. Întâi documentele sunt semnate de administrator, manager sau responsabil HR, fie toate odată, fie individual, în condiţii de siguranţă deplină, riscul de a fi falsificate fiind considerabil diminuat. După aceea, documentele ajung la toţi angajaţii, indiferent de numărul acestora.

Aplicaţia permite colaborarea cu diferiţi furnizori de încredere, avizaţi pentru emiterea de certificate digitale pentru semnătura electronică, fiind în acest moment integrată cu majoritatea furnizorilor de servicii de certificare pentru semnătura electronică de pe piaţa locală, se menţionează în comunicat.