CBRE: 10 soluţii de impact pentru a reduce cheltuielile cu spaţiile de birouri

În actualul context economic, marcat de inflaţia în creştere, de surse reduse de capital, dar şi cu multiple provocări de business, specialiştii CBRE vin cu recomandări şi propun companiilor 10 initiaţive pentru a reduce cheltuielile cu spaţiile de birouri, potrivit unui comunicat de presă remis Redacţiei.

"Trăim o perioadă economică dură, marcată pe de-o parte de multă incertitudine, iar pe de altă parte, de un cost al vieţii tot mai ridicat. Dacă la nivel individual ne confruntăm cu un coş zilnic de cumpărături vizibil mai modest dar la costuri mai mari, la nivel de business, companiile se luptă cu riscuri în creştere, cu pieţe în scădere şi cu majorări ale costurilor operaţionale. Unul dintre acestea, deloc neglijabil, este costul reprezentat de portofoliul imobiliar. Din fericire, există soluţii de gestionare a acestuia, pe care consultanţii CBRE le recomandă pe baza experienţei atât locale cât şi globale. Ne bucurăm să oferim din know-how-ul echipei noastre soluţii pentru mediul de business din România, într-un exerciţiu de solidaritate care nu va rămâne singular", declară Andrei Gavrilovici, Senior Consultant, Corporate Real Estate la CBRE România.

Schimbarea modului de abordare a spaţiului. Birourile trebuie adaptate la realităţile programului de lucru hibrid, iar costurile redimensionate în consecinţă, însa doar după o analiză corectă a datelor disponibile privind stilul ales de lucru hibrid şi a tiparului de utilizare a spaţiilor companiei. Este posibil să fie nevoie de mai puţin spaţiu de lucru privat ("spaţiu pentru mine"), de exemplu, şi mai mult spaţiu comun pentru colaborare în echipă ("spaţiu pentru noi") în designul biroului. În acest sens, studiile CBRE înregistrează deja o reducere cu 25% a spaţiului "pentru mine" la nivel global, în ultimul an. Înţelegerea modului în care munca hibridă are un impact asupra cererii de spaţiu va permite companiilor să facă schimbări inteligente în ceea ce priveşte standardele de spaţiu. Aceste informaţii vor contribui în luarea unor decizii corecte, precum atenuarea riscului de a renunţa la prea mult spaţiu doar pentru a fi necesar ulterior să închirieze din nou la tarife mai mari. În acelaşi timp echipează companiile cu datele potrivite pentru a consolida în mod raţional sediile şi a obţine astfel reduceri ale costurilor de utilizare a spaţiilor.

Eficientizarea spaţiului din portofoliu. O altă strategie de adaptare la condiţiile economice actuale este crearea unui plan de eficientizare a suprafeţelor pornind de la necesităţile de business, forţa de muncă disponibilă, condiţiile pieţei imobiliare şi obiectivele de sustenabilitate. Optimizarea portofoliului imobiliar conduce deopotrivă la eficientizarea costurilor dar şi la reducerea amprentei de carbon.

Deblocarea capitalului captiv. Clădirile deţinute de companie pot deveni un pasiv pe măsură ce îmbătrânesc din cauza ineficienţei operaţionale şi a caracteristicilor de design şi dotărilor învechite care nu favorizează atragerea de personal. Companiile ar putea să ia în considerare vânzarea etapizată a activelor imobiliare şi să găsească soluţii de sale-leaseback, care transferă către investitori riscul spaţiilor goale, precum şi responsabilitatea infuziilor ulterioare de capital şi a operaţiunilor de mentenanţă. O astfel de abordare conduce la reducerea costurilor operaţionale, îmbunătăţeşte cash-flow-ul companiei şi consolidează bilanţul financiar al acesteia.

"Procesele de tip sale-leaseback permit companiilor care deţin o proprietate să deblocheze capitalul blocat şi le oferă venituri importante pentru a reinvesti în activitatea de bază.", explică Andrei Gavrilovici, Senior Consultant, Corporate Real Estate la CBRE România.

Relocarea pe pieţe mai favorabile. Pentru a rezolva problema forţei de muncă şi a asigura un business sustenabil, bazat pe recunoaşterea performanţei, companiile multinaţionale îşi pot muta activitatea pe pieţe ce le sunt mai favorabile. Pieţele emergente sunt de obicei acelea care pot asigura pe termen lung forţa de muncă şi care se dovedesc rezistente în condiţii de risc economic şi pot asigura accesul la energie verde.

Organizarea în vederea reducerii sistematice a costului total de utilizare a spaţiului. Este important pentru companii să abă o perspectivă exactă asupra cheltuielilor totale de ocupare, pentru ca managerii să poată analiza sănătatea portofoliilor lor, asigurându-se că iau decizii de afaceri cu impact, cu informaţii complete şi la timp. Provocarea pentru majoritatea echipelor de real estate din companii constă în faptul că datele de portofoliu sunt adesea distribuite între diverse tehnologii generice, furnizori de servicii şi regiuni globale. Integrând datele într-un mod securizat, standardizând procese, şi beneficiind de o guvernanţă a datelor şi analize cuprinzătoare, se poate obţine o mai bună înţelegere a costurilor de ocupare la nivel global şi regional. Se pot lua decizii mai bune atunci când companiile dispun de o înţelegere completă, de ansamblu, a datelor privind ocuparea, cheltuielile, proiectele de capital şi operaţiunile.

Pregătirea pentru deficitul de capital. Consultanţii CBRE recomandă companiilor să ia în calcul posibilul deficit de capital şi să prioritizeze proiectele esenţiale de business. Pe măsură ce companiile se pregătesc pentru incertitudinea economică, unul dintre primele domenii pe care le analizează este cel al cheltuielilor de capital în întreaga organizaţie. Din perspectivă imobiliară, acest tip de cheltuieli includ modernizarea şi recondiţionarea instalaţiilor, înlocuirea activelor şi a echipamentelor, precum şi construcţiile noi - pe toata clasa de active disponibile (de exemplu, birouri, industrial, retail, producţie, medical, centre de date).

Investiţii în eficienţa energetică şi în surse regenerabile de energie proprii. Investiţiile în eficienţă energetică şi în resurse regenerabile sunt esenţiale: companiile pot recurge la utilizarea de carburanţi şi sisteme de iluminat care să scadă costurile şi consumul de energie, pot apela la facilităţile fiscale existente pentru utilităţi, pot reduce expunerea la tarifele comunitare, şi pot găsi soluţii suplimentare de economisire a energiei. De exemplu, înlocuirea HVAC (sistemul de încălzire, ventilare şi aer condiţionat) poate conduce la economii de 20-30% şi ajută astfel la atingerea obiectivelor de reducere a costurilor operaţionale.

Implementarea unor soluţii inteligente pentru gestionarea eficientă a clădirilor devine un must-have. Creşterea nivelului de muncă hibridă reduce gradul de ocupare a birourilor, ceea ce, la rândul său, reduce nivelul necesar de servicii de întreţinere. Ajustările serviciilor ar trebui să corespundă utilizării reale a spaţiului. Resursele alocate pentru servicii de securitate, de curăţenie, de inginerie a clădirii, de peisagistică cat şi anumite aspecte ale sistemului HVAC pot fi calibrate pentru a corespunde utilizării spaţiului. Este recomandabil să existe un contract umbrelă pe întreg portofoliul imobiliar, având în vedere gradul fluctuant de ocupare a spaţiilor. Abordarea de tip platformă pe care serviciile de property management ale unei companii precum CBRE o oferă clienţilor săi conduce la economii pentru proprietarii de clădiri de până la 23%, economii care se reflectă şi în service charge-ul companiilor chiriaşe.

Adaptarea la noua realitate din sectorul imobiliar comercial. Este necesară o analiză organizaţională complexă pentru a încerca extinderea modelului propriu, pentru a consolida portofoliul de furnizori, a elimina poziţiile redundante, a restructura organizaţia şi, în cele din urmă, pentru a dezvolta un model optim pentru toate organizaţiile partenere. De exemplu, priorităţile de top ale companiilor chiriaşe includ iniţiative importante pentru reducerea costurilor, reducerea emisiilor de carbon, îmbunătăţirea experienţei angajaţilor şi reducerea portofoliului imobiliar. Acestea necesită crearea unor roluri de agenţi de schimbare, cum ar fi responsabilii de gestionare a programului Net-Zero, consultanţii de Workplace, experţii în Change Management şi Strategii de Portofoliu, se mai arată în comunicat.