Comunicarea video îmbunătăţeşte colaborarea în echipă

Instrumentele de comunicare video pot îmbunătăţi deschiderea şi discuţiile în cadrul conferinţelor online, ducând la o creativitate sporită şi la decizii mai rapide. Conform unui nou studiu publicat recent de Cisco, conferinţele online în care se utilizează mijloace video care permit participanţilor să se vadă reciproc pot duce la întărirea relaţiilor şi a raportului dintre persoane. De asemenea, acestea generează reducerea efectelor provocate de conflictul cultural şi interpersonal. Totuşi, comunicarea video poate intensifica anxietatea şi conştiinţa de sine, iar companiile trebuie să le acorde sprijin angajaţilor pentru a-şi dezvolta deprinderile corecte în scopul utilizării la maxim a acestor instrumente.

"Comunicarea video de succes", un studiu efectuat de psihologii în domeniul industrial de la Pearn Kandola, este ultimul dintr-o serie de studii comandate de Cisco în domeniul psihologiei comunicării la nivel industrial. Modul în care oamenii evaluează gradul de încredere într-o persoană se bazează, în general, pe comportament şi pe limbajul trupului, limbajul verbal contribuind cu doar 7 procente la evaluarea unei persoane; cu toate acestea, multe companii încă se mai bazează pe telefon şi conferinţe audio pentru colaborarea între echipe. Acest ultim raport explorează modul în care se poate utiliza comunicarea pentru a îmbunătăţi productivitatea companiei în cadrul echipelor aflate la distanţă şi modul în care se pot reduce barierele psihologice prin utilizarea acestor instrumente.

Stuart Duff, responsabil cu dezvoltarea la Pearn Kandola şi şef al echipei de cercetare, declară: "Echipele globale şi cele aflate la distanţă devin normă, deoarece companiile se concentrează asupra reducerii costurilor, încercând în acelaşi timp să dezvolte echipe mai puternice şi mai productive. Comunicarea video poate furniza o alternativă viabilă la conferinţele impersonale, deci întrebarea importantă este legată de modul în care oamenii devin mai familiarizaţi, mai încrezători şi mai siguri pe ei atunci când folosesc regulat comunicarea video, şi de factorii care permit acestor utilizatori să beneficieze pe deplin de acest stil modern de comunicare."

Raportul evidenţiază modul în care comunicarea video poate avea un efect pozitiv asupra diferitelor tipuri de personalităţi într-o conferinţă virtuală:

• Lider/Dominator: În general, persoana care conduce conferinţa. Informaţiile vizuale nu ajută doar la stabilirea existenţei liderului, dar capacitatea participanţilor de a vedea întreaga echipă înseamnă şi că se micşorează şansele ca liderul să domine discuţiile.

• Energic/Distras: Aceşti membri au intervenţii sporadice în discuţii aprinse, intercalate cu perioade lungi de distragere. Comunicarea oferă un mijloc mult mai stimulativ pentru acest tip de personalitate, ducând la o angajare mai amplă în discuţie.

• Gânditor/Analitic: Geniile tăcute ale grupului care gândesc profund problemele. Având informaţii vizuale, există riscul ca perioadele de gândire să fie confundate cu neimplicarea.

• Prietenos/Comunicativ: Extrovertiţi care vorbesc peste ceilalţi sau provoacă abaterea de la ordinea de zi. Posibilitatea de a vedea colegii oferă un context pauzelor normale din timpul conversaţiei, reducând nevoia participanţilor de a umple pauzele.

• Creativ/Nepractic: Caracterizaţi printr-o imaginaţie bogată şi idei exagerate, aceşti participanţi sunt mai realişti datorită interacţiunii bogate oferite de interacţiunea video.

• Realist/Obstrucţionist: Aceşti pragmatici cu picioarele pe pământ sunt adânc înrădăcinaţi în ceea ce ei consideră realitate. Comunicarea video oferă acestor persoane o prezenţă vizuală la conferinţe, deci sunt şanse să-şi facă auzite ideile şi să fie mai puţin obstrucţionist.

Comunicarea video pune pe tapet chestiunea culturală şi efectele acesteia privind comunicarea între echipe virtuale. De exemplu, comunicarea video poate accelera formarea relaţiilor cu culturi cu context bogat, cum ar fi China, Japonia şi Orientul Mijlociu, unde relaţiile se bazează pe integritate şi interacţiuni sociale. Ţări precum Germania, Suedia şi Danemarca se caracterizează prin faptul ca relaţionarea între colegii se face de la egal la egal, indiferent de funcţiile formale. Atunci când persoanele din astfel de culturi interacţionează cu persoane dintr-o cultură în care ierarhia este mult mai rigidă, cum ar fi Orientul Mijlociu, comunicarea video poate oferi semnale nonverbale de respect pentru a micşora efectele acestor diferenţe.

"Factorii care contribuie la reuşită în timpul comunicării video sunt relaţionaţi cu indivizii şi cu starea psihică a acestora, depind de modul în care liderii îşi conduc echipele şi modul în care organizaţia poate crea o cultură de susţinere", adaugă Duff. "Noi am observat valoarea informaţiilor vizuale în reuşita conferinţelor, iar tehnologiile video care potenţează acest lucru, cum ar fi Telepresence, sunt ideale pentru menţinerea unor relaţii excelente. Totuşi, au, de asemenea, o importanţă pentru realizarea eficientă a conferinţelor video, persoanele care abordează conferinţele cu o atitudine pozitivă, liderii care înţeleg şi sprijină diferitele personalităţi şi culturi din cadrul echipei lor şi organizaţiile care oferă resurse şi instruire pentru a transforma în normă comunicarea video."

"Transmisia video modifică total comunicarea de afaceri. Adaugă dimensiunea vizuală vitală pentru a ne ajuta să ne conectăm cu adevărat cu colegii aflaţi la distanţă şi să colaborăm eficient dincolo de graniţele geografice şi organizaţionale," spune Nick Earle, prim vice-preşedinte la Cisco Services, European Markets. "Acest studiu recent de la Pearn Kandola vă prezintă modul de a obţine avantaje maxime din fiecare tip de comunicare video şi vă oferă o viziune nouă a modului în care reţeaua vizuală poate ajuta la sporirea productivităţii."

Cercetarea, efectuată în octombrie 2008, a folosit mai multe surse pentru a ajunge la această concluzie, inclusiv cercetări efectuate în domeniul psihologiei şi comunicaţiilor, observaţii pe viu ale comunicărilor video, interviuri individuale cu liderii echipelor globale şi chestionare la care au răspuns membri ai unor echipe aflate la distanţă. Aceasta este cea mai recentă dintr-o serie de cercetări efectuate în comun de Cisco şi Pearn Kandola în ramura psihologiei industriale. Cisco a început colaborarea cu Pearn Kandola în 2006 cu un studiu al lucrului în echipă virtual "Psihologia comunicării industriale eficiente în echipe dispersate geografic". Studiul care a urmat în 2007, "Înţelegerea şi gestionarea forţei de muncă mobile", a examinat psihologia forţei de muncă mobile. Această cercetare recentă se bazează pe ambele lucrări, examinând efectele comunicării video pentru echipele de lucru care colaborează de la distanţă.