Industria de evenimente s-a reinventat în pandemie

Reporter: Pandemia de Covid-19 a oprit lumea în loc şi a dat peste cap activităţile din multe industrii. Cum arată astăzi piaţa de organizare de evenimente?

Silviu Petran: Mult mai curajoasă decât şi-a imaginat vreodată şi mai deschisă spre inovaţie. Tehnologia a devenit elementul central în jurul căruia se construiesc evenimentele, iar creativitatea este pusă în valoare de nevoia de a construi experienţe memorabile, care să suplinească absenţa conexiunilor umane directe.

Reporter: Cum s-a transformat Exploratist pentru a reuşi să facă faţă noului context?

Silviu Petran: Exploratist şi-a reinventat, pur şi simpu, felul în care a înţeles că poate asigura continuitate în business. Ne-am mobilizat rapid şi am încercat să identificăm oportunităţile din criza pe care o traversăm cu toţii. Am înţeles că digitalizarea este soluţia, dar aveam nevoie şi de o plasă de siguranţă care să ne ajute să gestionăm rezistenţa la schimbare a clienţilor noştri, uşor de înţeles, de altfel.

Am avut nevoie de patru luni să digitalizăm tot portofoliul de servicii şi să aducem elemente noi din zona de tehnologie. Plasa de siguranţă a apărut ca urmare firească a practicării unui exerciţiu constant de disponibilitate, empatie şi curaj în relaţia cu clienţii.

Comunicarea a fost şi va rămâne cheia. Împărtăşim în mod constant bunele practici pe care le deprindem odată cu implementarea proiectelor. Lună de lună ne întâlnim în comunităţi de interese cu clienţii noştri şi organizăm pentru ei sesiuni demonstrative. Le oferim, astfel, posibilitatea de a descoperi soluţiile şi echipele noastre de experţi pe zona de engagement, L&D, evenimente corporate şi comunicare internă, iar noi suntem mai aproape de nevoile lor reale. Le descoperim, astfel, provocările, limitările, dar, şi asteptările. Este un schimb de perspective reciproc avantajos pe care noi îl tratăm ca atare, şi îl considerăm o sursă de inspiraţie extrem de preţioasă în procesul nostru de inovaţie şi creaţie.

Reporter: Cum au fost primite pe piaţă soluţiile propuse de compania dumneavoastră?

Silviu Petran: Primele soluţii care au apărut în portofoliul Exploratist în perioada pandemică au fost cele din zona programelor de wellbeing. A fost o deschidere firească a organizaţiilor în această direcţie întrucât erau, realmente, preocupate să ofere un suport activ şi consistent angajaţilor. Blocajele emoţionale, dar şi cele din zona de performanţă trebuiau rapid depăşite şi, în mod asumat, gestionate, iar resursele pe care organizaţiile le aveau la îndemână nu se ma potriveau noului context. Creativitatea şi autenticitatea soluţiilor oferite de Exploratist pe acest segment de nevoi organizaţionale au fost destul de rapid contractate şi valorificate.

Mai dificil a fost să îi ajutăm pe clienţi să înţeleagă faptul că acţiunile de teambuilding pe care le desfăşurau în offline se pot transfera şi în online, cu un alt impact şi într-un alt tip de intervenţie. Live demo-urile organizate pentru clienţi au contribuit decisiv la înţelegerea impactului real pe care soluţiile de team engagement marca Exploratist le pot avea asupra echipelor lor. Au optat, atfel, în cunoştinţă de cauză, în favoarea implementării acestor soluţii în organizaţiile pe care le reprezentau. Deşi distanţarea socială ne-a obligat să găsim rapid o cale de a rămâne în legătură unii cu ceilalţi a fost mai anevoios procesul decizional cu privire la implementarea, în infrastructurile organizaţiilor, a tool-urilor de comunicare internă, dincolo de cele utilizate până la momentul martie 2020 - e-mailul, intranetul, share-point-ul, etc. Aici este o zonă în care lucrurile se mişcă mai anevoios, lanţul decizional fiind unul mai complex, iar rezistenţa la nou mai clar conturată.

Portofoliul nostru pe acest segment este articulat şi dezvoltat în acord cu dimensiunile şi complexitatea businessurilor, de la app-uri de comunicare internă până la soluţii de tip SAAS. Suntem foarte conectaţi cu tot ceea ce se întâmplă în afara graniţelor noastre pe această industrie şi ne actualizăm permanent portofoliul de soluţii din zona de tehnologie. Căutăm să înţelegem expertiza companiilor care dezvoltă şi implementează de multă vreme astfel de soluţii şi încercăm să le adaptăm contextului local pe care îl adresăm.

Reporter: Cum au evoluat cererile pentru evenimentele corporate în format digital?

Silviu Petran: Evenimentele corporate au părut în perioada martie-septembrie 2020 un vis frumos pe care organizaţiile l-au pierdut brusc şi pentru care nu există speranţa unei reveniri, având în vedere distanţarea socială care a devenit, peste noapte, un stil de viaţă. Toamna lui 2020 a pus pe masă nevoia de a găsi un înlocuitor hibrid pentre evenimentele corporate.

Misiunea era aceeaşi: să ofere oamenilor un cadru facil de interacţiune, care să suporte nevoile lor de comunicare - prezentări în power point, sesiuni de Q&A, paneluri de discuţii, prezentare de produse şi servicii, materiale video, elemente de engagement şi momente experienţiale. Şi totul să fie: memorabil. Şi, încet, încet, piaţa evenimentelor corporate a reînviat. Dar, de data aceasta, într-o altă dimensiune. Am început cu kick-off-uri pe proiecte de sales, am continuat cu management meetings, conferinţe şi evenimente tip Gala şi am ajuns la a organiza kick-off-uri globale.

Piaţa este una în creştere pe măsură ce organizaţiile înţeleg că pot să îşi eficientizeze modul în care comunică, timpul alocat pregătirii şi implementării acestor proiecte, dar şi bugetele alocate.

În plus, România are un potenţial uriaş datorat vitezei mari de internet pe care o are (locul 5 în UE) drept pentru care este posibilă organizarea, în siguranţă, a tuturor tipurilor de evenimente în online.

Reporter: În ce măsură s-a schimbat importanţa conectării angajaţilor cu locul de muncă şi echipa prin evenimente de tip corporate?

Silviu Petran: Lucrând mai degrabă de acasă, decât de la birou, angajaţii simt nevoia să rămână conectaţi la echipe, la cultura organizaţiei pe care, de data aceasta, o întreţin de la distanţă. Mai mult decât înainte este nevoie ca informaţia să circule rapid pe canalele oficiale. Evenimentele corporate în online sunt un prilej bun de a se reuni, de a se revedea şi de a întreţine emoţia conexiunilor interumane.

În altă ordine de idei, aceste momente oferă acces direct la informaţii noi din viaţa organizaţiilor, decizii de business, rezultate şi realizări, dar şi provocări. Deprinderile digitale s-au format destul de repede în rândul angajaţilor, mai mult de nevoie, decât de voie, iar acum nu mai întâlnim în organizaţii oameni care să se simtă stângaci în a susţine o prezentare în online sau să răspundă într-un panel de discuţii. Bunele practici ne-au învăţat că aceste competente se dezvoltă pe măsura interesului acordat şi a suportului primit. Noi acordăm suport pe zona dezvoltării de presentation skills în online, prin intermediul unor programe special concepute.

Reporter: Care sunt cele mai căutate activităţi corporate din protofoliul Exploratist?

Silviu Petran: Clienţii noştri ştiu despre noi că suntem o agenţie care pune mai presus de orice nevoile lor specifice, pe care le adresăm într-un mod unic, autentic şi creativ. Oricât de confortabil ar fi să îţi dezvolţi un portofoliu de produse şi servicii pe care să le valorifici ori de cate ori contextul o cere, sunt foarte, foarte puţine cazurile în care procedăm aşa. Niciodată ad literam cu o soluţie implementată cu succes la un alt client.

Cu toate acestea observăm un trend în căutările clienţilor noştri care găsesc răspuns în portofoliul Exploratist: o redefinire a tacticilor şi iniţiativelor de comunicare internă pe două planuri - infrastructură (tehnologie) şi experienţial (elemente de engagement, wellbeing şi învăţare). Mixul acesta de intervenţii şi melanjul de soluţii oferă organizaţiilor posibilitatea unei adaptări rapide şi sustenabile la noul context în care trăim.

Reporter: S-au redus bugetele companiilor alocate evenimentelor corporate odată cu trecerea acestora în online?

Silviu Petran: Nu neaparat şi nu semnificativ. Este adevărat că după aproape un an de activare exclusivă în mediul online avem o imagine cât de cât completă asupra trandurilor de consum pe această piaţă şi asupra nivelului de disponibilitate în a investi în aceste noi abordări. Prin urmare, putem spune, spre exemplu, că bugetele investite în organizarea evenimentelor corporate au scăzut cu aproximativ 30% pentru că în online au dispărut cheltuielile aferente detaliilor logistice - deplasări, consumaţie, cazări. Diferenţa însă a fost investită tot în online, pentru că, de exemplu, aşa a fost mai uşor de adus un speaker internaţional sau un invitat special la eveniment.

Reporter: Credeţi că va reveni piaţa evenimentelor corporate, odată cu sfârşitul pandemiei, în offline?

Silviu Petran: Credem, mai degrabă, că evenimentele tip hibrid vor lua amploare, inclusiv ca o încercare timidă de a reveni la normalul de dinainte de martie 2020. Ce înseamnă un eveniment hibrid? O combinaţie smart şi eficientă din punct de vedere costuri între platforma digitală de eveniment, prezenţa on - site în studio şi live streaming.

Reporter: Care sunt provocările pentru 2021 şi care va fi strategia de business din acest an?

Silviu Petran: Piaţa pe care noi activăm este una din ce în ce mai vie şi mai ofertantă. Am intrat cu motoarele turate la maxim în perioada pandemiei, fapt care ne-a adus destul de rapid un capital de expertiză, dar şi de imagine, pe care încercăm să îl valorificăm şi mai mult în perioada aceasta. Am înţeles şi ce funcţionează, şi de unde vin provocările. Ne-am asumat riscuri şi am înţeles şi ce zone vulnerabile avem. Din fericire, întreţinem o reţea activă de experţi în zone complementare de acţiune şi asta ne face disponibili pentru orice tip de provocare am primi din partea clienţilor. Pe de altă parte, ne obligă să ţintim permanent spre dezvoltarea businessului, deoarece modul în care înţelegem să acţionăm şi să ne poziţionăm are efect de bumerang în întreaga noastră reţea de parteneri.

Focusul Exploratist în 2021 este pe dezvoltarea şi implementarea de programe integrate care să răspundă nevoilor clienţilor noştri de a-şi redefini şi reaşeza procesele de comunicare internă pe nişte piloni solizi - engagement, wellbeing, dezvoltare de competenţe. Vom continua să deservim, în acelaşi timp, toate nevoile punctuale care apar în etapele din employee life cycle journey - de la onboarding, programe de formare şi dezvoltare, iniţiative de rewarding&recognition, proiecte de engagement, până la iniţiative de employer branding.

Reporter: Cum arată rezultatele financiare ale Exploratist în 2020 comparativ cu 2019 şi ce estimări financiare aveţi pentru anul în curs?

Silviu Petran: 2020 a adus o scădere bruscă şi deloc anticipată a cifrei de afaceri, comparativ cu 2019. Ce am reuşit, însă, să facem a fost să securizăm obiectivele de profitabilitate propuse înainte de pandemie. Acest lucru a fost posibil datorită modului agil în care am decis să reacţionăm în martie 2020. Ultimul trimestru al anului trecut ne-a ajutat să recuperăm minusul financiar pe zona de profitabilitate şi asta ne-a permis să intrăm pregătiţi în noul an.

Reporter: Vă mulţumesc!

A consemnat