Studiu EY: Cât de pregătite sunt companiile din România să se conformeze facturării electronice la nivel generalizat

Sistemul RO e-Factura ar putea deveni obligatoriu la nivel generalizat, chiar începând cu 1 ianuarie 2024, pentru toate tipurile de tranzacţii între firmele stabilite în România.

La finele lunii iulie 2023, Consiliul Uniunii Europene a acordat României derogarea de a aplica măsuri speciale pentru adoptarea facturării electronice obligatorii, decizia fiind aplicabilă pentru perioada 1 ianuarie 2024 - 31 decembrie 2026.

Având în vedere că sistemul RO e-factura este aplicat încă de la 1 iulie 2022 de o parte dintre firmele româneşti (pentru facturările B2G, produse cu risc fiscal ridicat sau voucherele de vacanţă), dar majoritatea companiilor au aşteptat decizia Consiliului UE privind facturarea electronică generalizată, EY România a derulat un studiu pentru a înţelege cât de pregătiţi sunt agenţii economici să se integreze în sistemul RO e-Factura generalizat şi care ar fi perioadele de timp de care au nevoie pentru o înrolare cu succes în sistem.

Vestea bună este că o mare parte dintre respondenţi au ca obiectiv principal în această perioadă pregătirea pentru momentul facturării integral electronice, majoritatea covârşitoare a respondenţilor (78%) fiind în temă cu faptul că autorităţile fiscale iau în calcul ca programul e-Factura să devină aplicabil cu caracter generalizat şi că acest lucru s-ar putea întâmpla chiar de la 1 ianuarie 2024.

Vestea mai puţin bună este că, la mai puţin de 6 luni înainte de 1 ianuarie 2024, se desprind o serie de provocări, pentru care ar fi nevoie de mai mult de o jumătate de an pentru rezolvare.

"În aşteptarea unei decizii din partea autorităţilor fiscale cu privire la data exactă de la care facturarea electronică devine obligatorie în România, companiile ar fi trebuit să înceapă deja demersurile pentru a putea integra procesele şi sistemele de facturare utilizate în prezent cu sistemul RO e-Factura. 1 ianuarie 2024 se apropie cu paşi repezi şi, chiar dacă autorităţile vor decide să amâne adoptarea e-factura la o dată ulterioară lui 1 ianuarie 2024 sau să acorde o perioadă de graţie, aşa cum s-a întâmplat în cazul altor raportări fiscale, precum SAF-T sau RO-transport, experienţa practică ne-a arătat că o astfel de implementare necesită cel puţin 6-12 luni , depinzând bineînţeles de diversitatea operaţiunilor economice, dar şi de particularităţile şi nivelul de integrare şi automatizare a soluţiilor de facturare folosite în prezent de companii", arată Georgiana Iancu, Coordonatorul Practicii de Taxe Indirecte şi Digitalizare Fiscală, EY România.

Din punct de vedere al canalelor de transmitere a facturilor, din sondajul EY reiese că modul în care mediul de afaceri românesc facturează în acest moment este destul de eterogen, cele mai multe companii utilizând un mix de canale.

Astfel, la întrebarea privind căile prin care sunt emise şi comunicate în prezent facturile către clienţi, 57% dintre respondenţi au declarat că fac acest lucru electronic (cu 11% dintre respondenţi care utilizează EDI), 11% comunică prin poştă/curier pentru exemplarele printate, 22% facturează atât electronic, cât şi pe hârtie, iar restul de 10% facturează prin diverse canale fiind înrolaţi şi în sistemul RO e-factura pentru produsele cu risc sau canalul B2G.

Cât priveşte facturile de la furnizori, acestea sunt primite în cele mai multe cazuri electronic - 44% (e-mail, EDI), apoi prin curier/poştă (imprimate pe hârtie) - 30%, prin SPV şi unul din canalele de mai sus pentru facturile aferente bunurilor cu risc fiscal ridicat sau pe relaţia B2G - 5%, alte căi (de exemplu, atât electronic, cât şi pe hârtie) - 21%.

În privinţa modului de preluare a datelor aferente facturării clienţilor în sistemul financiar-contabil, 85% din respondenţi au indicat faptul că procesul este automat sau semi-automat. La polul opus, în ceea ce priveşte facturile primite de la furnizori, a reieşit că datele din facturi sunt preluate în proporţie semnificativă, respectiv 66%, manual. "Aceasta arată că, deşi putem vorbi despre costuri de implementare ridicate, standardizarea adusă de e-factura ar trebui, în timp, să fie însoţită de o reducere a timpilor necesari procesării facturilor, dar şi a costurilor aferente", precizează Georgiana Iancu.

În ce măsură consideră companiile româneşti că sunt pregătite pentru aplicarea facturării electronice de la 1 ianuarie 2024? "Nu suntem pregătiţi" - au răspuns 39%, respectiv 32% care au declarat că sunt pregătiţi în proporţie de 30-50%. Surprinzător sau nu, aproape o treime dintre cei intervievaţi au spus că nu au analizat încă impactul acestei cerinţe.

"Vedem din răspunsurile primite şi faptul că 42% din respondenţi au început analiza specificaţiilor pentru e-factura şi consideră că au înţeles cerinţele în proporţie de 50%. Acest fapt ne arată că sunt încă destul de multe detalii care nu au fost înţelese de companiile respondente şi care necesită analiză suplimentară şi îndrumări din partea autorităţilor fiscale sau a unor experţi în facturare electronică, ceea ce justifică şi termenele mai extinse de care vor avea nevoie companiile pentru a se conforma noilor reguli de facturare, aşa cum relevă şi datele primite în sondajul EY", arată Georgiana Iancu.

Întrebaţi care ar fi un intervalul considerat rezonabil pentru conformarea la regulile de facturare electronică prin intermediul platformei disponibile prin Ministerul de Finanţe, respondenţii au indicat astfel: 30% din companii au nevoie de 6 luni până la 1 an, 26% din companii au nevoie de 1 până la 2 ani, în timp ce 20% din companii au nevoie de peste 2 ani. "Surprinzător sau nu, 24% din respondenţi estimează că au nevoie de până la 6 luni pentru conformare, însă trebuie să avem în vedere faptul că în această categorie sunt cel mai probabil incluse şi acele companii care au făcut deja paşi pentru facturarea prin sistemul RO e-factura prin prisma produselor cu grad ridicat de risc sau a facturilor B2G", mai explică Georgiana Iancu.

Principalele costuri suplimentare pe care companiile consideră că le vor avea pentru adaptarea la cerinţele RO e-Factura vor fi generate de implementarea unei soluţii tehnice care să permită generarea facturii electronice, comunicarea prin SPV şi procesarea ulterioară a mesajelor generate din SPV în legătură cu e-Factura, au exprimat peste trei sferturi (76%) dintre companiile participante la sondajul EY. Au urmat, în ordine, asigurarea unei piste de audit între factura tradiţională şi e-Factura (arhivare, reconciliere, trasabilitate) - 11%, costuri cu resurse umane suplimentare - 5%, în timp ce 7% din respondenţi se arată îngrijoraţi de toate aceste constrângeri. Surprinzător, doar 1% din respondenţi şi-au ridicat problema asupra unui potenţial impact asupra fluxurilor de numerar, în cazul condiţionării de către clienţi a plăţii facturilor de transmiterea prin SPV.

"Preocuparea exprimată cu precădere asupra costurilor generate de o astfel de implementare este justificată întrucât, în funcţie de diversitatea canalelor de facturare utilizate în prezent, toate acestea vor trebui aliniate şi integrate cu un singur canal de facturare, RO e-factura. În acelaşi timp, companiile vor trebui să se preocupe şi de cum vor asigura de acum înainte o pistă fiabilă de audit între factură şi bunurile/serviciile facturate, dar şi de modul în care sunt pontate facturile în contabilitate. Concluzionând, amintim companiilor că facturarea electronică, în completarea SAF-T, va permite administraţiei fiscale să deţină o bază de date ce poate acţiona ca unică sursă de adevăr. Având acces la toate datele financiar-fiscale, baza de date a autorităţii fiscale va deveni cea mai validă versiune a acestor date. Prin urmare, companiile vor trebui să se asigure că informaţiile din sistemele ERP se potrivesc întocmai cu ceea ce se regăseşte în baza de date a administraţiei fiscale", concluzionează Georgiana Iancu.