SUPLIMENT IT&C De ce au nevoie specialiştii HR de semnătură electronică şi chatbot în criza generată de COVID-19

Schimbările provocate de criza COVID-19 au obligat multe organizaţii să-şi regândească obiectivele şi să sporească eforturile de trans­formare digitală. Unul dintre departamentele pentru care liderii de business au acordat o atenţie sporită este cel de Resurse Umane. Cu aproape jumătate de milion de angajaţi care lucrează de acasă în această perioadă, companiile trebuie să găsească cele mai bune metode prin care procesele de lucru pot continua la capacitate normală.

Specialiăştii HR trebuie să pună la dis­poziţia angajaţilor toate documentele de care au nevoie, să răs­pundă rapid la solicitările acestora, să poată continua procesele de recrutare şi angajare, să editeze contracte de muncă şi să le depună electronic la ITM, toate acestea fără interacţiune faţă în faţă, res­pectând cerinţele de distanţare socială. Cum interacţiunea dintre angajat şi angajator trebuie să rămână strict la distanţă, o serie de soluţii software devin absolut necesare. Printre acestea se numără sem­nătura electronică şi chatbot-ul.

Pentru cazurile în care trebuie modificat contractul de muncă sau trebuie semnat un contract nou, procesul standard presupune deplasarea angajatului la sediul organizaţiei şi semnarea fizică a documentelor. Ulterior, acestea sunt semnate şi de reprezentanţii legali ai organizaţiei, tot fizic.

Soluţia de semnătură electronică propusă de TotalSoft simplifică întregul proces, care se rezumă la câţiva paşi digitali: specialistul HR face modificarea de contract sau adaugă datele noului contract în Charisma HCM, soluţia software pentru managementul resurselor umane, şi începe fluxul de semnare electronic. Astfel, aplicaţia trans­mite pe email, către angajat, documentul electronic rezultat, iar angajatul poate să vizualizeze documentul şi să-l semneze electronic cu o semnătură autorizată de la CertSign, valabilă pe o anumită perioadă de timp. Spre deosebire de alte soluţii de semnătură electronică existente pe piaţă, cea propusă de TotalSoft şi CertSign este acreditată de autorităţile statului, iar documentele semnate astfel nu necesită alte procesări precum scanarea pentru a putea fi transmise mai departe.

Odată semnat, contractul este securizat şi nu se mai poate interveni asupra acelei versiuni. Acesta ur­mea­ză circuitul firesc şi se trimite pe rând, tot electronic, către ceilalţi semnatari legali din organizaţie care pot semna electronic documentul. Părţile sunt notificate de fiecare dată când cineva îl semnează şi la final, fiecare parte primeşte câte un exemplar complet, format care poate fi depus la ITM fără alte intervenţii, semnătura electronică fiind recunoscută de autorităţile statului.

Pentru a veni în sprijinul angajaţilor care lucrează de acasă şi au nevoie de suport din partea departamentului de resurse umane la ore mult mai flexibile, TotalSoft a dezvoltat chatbotul Timea, colega virtuală de la HR.

Dacă în urmă cu câţiva ani părea greu de crezut, în prezent, graţie avansului tehnologic, majoritatea solicităror de HR se pot rezolva trans­miţând mesaje simple către un asistent virtual, căruia oricine îi poate solicita ajutorul folosind platformele de comunicare disponibile: Facebook Messanger, Teams, WhatsApp, etc. Timea, chatbotul TotalSoft, poate ajuta angajaţii să afle imediat şi la orice oră soldul zilelor de concediu, le poate trimite imediat pe email diverse adeverinţe, şi poate iniţia procedura de solicitare a unui concediu sau raportarea concediului medical către organizaţie.