STUDIU PAYROLL ROMÂNIA:  Tot mai multe companii iau în calcul externalizarea activităţilor de resurse umane şi salarizare

Aproximativ 44% dintre companii au o singură persoană care se ocupă cu administrarea personalului, 26% au două persoane şi 30% au trei sau mai mulţi salariaţi desemnaţi să se ocupe cu această activitate, arată studiul realizat de Payroll România, conform unui comunicat de presă.

Astfel că, 56% dintre cei chestionaţi în cadrul sondajului spun că departamentele care se ocupă cu întocmirea documentelor şi a actelor de administrare a personalului au nevoie de 3-5 zile pentru procesarea informaţiilor, în timp ce aproximativ 44% consideră că au nevoie de maximum două zile. 66% dintre respondenţi susţin că pentru plata salariilor este nevoie ca informaţiile să fie trimise cu 3-5 zile înainte şi 34% spun că au nevoie de doar două zile pentru a sigura acest proces.

Deoarece echipele care se ocupă de activităţile de administrare a personalului sunt mici, este nevoie de un timp de procesare mai îndelungat. Coroborând cu faptul că unele operaţiuni interne continuă să să realizeze încă manual, nevoia unui sistem mai rapid este cu adevărat necesară, pentru a putea evita eventuale întârzieri şi pentru a putea reduce timpul de care este nevoie pentru închiderile de lună.

Lipsa unor procese automatizate şi a personalului suficient pentru a putea administra în timp aceste activităţi poate îngreuna funcţionarea companiilor.

Peste 44% dintre companii susţin că, în medie, lunar au fost nevoite cel puţin o dată să reia calculul salarial. Tot în această notă, 46% dintre companii utilizează abonamente la un portal legislativ pentru a fi la curent cu reglementările din domeniu. Un procent de 34% spun că folosesc consultanţă externă, 15% surse mediaşi 5% consultanţă internă. Resursele limitate fac ca, în prezent, acest proces de informare să provină în proporţie de peste 60% din monitorizarea ad-hoc, nefiind angrenate servicii specializate oferite intern sau extern, un aspect ce adaugă timp suplimentar.

Volumul adiţional de informaţie ce trebuie filtrată face ca şi celelalte procese să fie îngreunate, aici putând fi resimţită o presiune în plus. Dacă nu există nici procese automatizate, cum ar fi, de exemplu, cele pentru cererile de documente sau pentru pontajul salariaţilor, atunci activitatea va fi îngreunată suplimentar.

Din acest punct de vedere, putem observa că, pentru situaţia în care se ia în considerare o posibilă externalizare a acestor servicii, distribuţia este egală când vine vorba de timpul în care ar urma să se întâmple acest proces: 33% dintre respondenţi spun că în mai puţin de 6 luni, 33% între 6 şi 12 luni, 33% în mai mult de 12 luni. Rezultatele relevă că, prin distribuţia egală, acest proces este în desfăşurare şi există o anumită tendinţă pentru externalizare. Din ce în ce mai multe companii iau în calcul această posibilitate.

Externalizarea serviciilor de resurse umane şi de salarizare din ce în ce mai căutate. Atunci când vorbim de decizia de a apela la servicii externe de resurse umane şi salarizare, majoritatea companiilor (45%) afirmă că decizia va fi luată la nivel de grup, indicând o reorganizare la nivel global a companiei, un aspect pe care îl putem regăsi tot mai des în cadrul companiilor multinaţionale din România. 26% afirmă că decizia va fi luată intern la nivelul companiei, ţinând cont de aspectele financiare, 21% la nivel regional şi 8% au răspuns că decizia va aparţine departamentului de resurse umane.

Aproximativ 66% dintre respondenţi declară că decizia va fi luată în afara sucursalei din România, de către grup sau sub aspect regional, astfel că procesul de externalizare a acestor servicii va fi hotărât sub o formă organizată la nivel transnaţional.

În urma unei decizii de trecere către servicii externalizate, aproape 67% dintre respondenţi consideră că cel mai important factor pentru selectarea acestora va fi calitatea serviciilor ce le vor fi oferite, 16% posibilele soluţii software, 12% costurile serviciilor şi 6% durata tranziţiei. Majoritatea companiilor iau în calcul aceste soluţii pentru a remedia eventuale dificultăţi în operarea acestor activităţi. Astfel, ele îşi doresc să atingă un grad de eficienţă mai mare decât cel pe care îl au în prezent doar prin resursele disponibile intern.

La nivelul mediului de business din România, deşi aceste servicii nu au ajuns încă la un nivel de răspândire foarte largă, sunt privite ca soluţii de viitor pentru a creşte nivelul de eficienţă operaţională dintr-o companie.