Prefectura Buzău, complet digitalizată

Prefectura Buzău face un pas important spre modernizarea sistemului de lucru intern, atât între angajaţi, cât şi între instituţie şi celelalte primării şi restul instituţiilor din judeţ. Asta după ce noul prefect, Silviu Iordache, numit în funcţie în urmă cu patru luni, a reuşit să impună acest mod de lucru, aceasta fiind, de altfel, o prioritate pe care a dorit să o rezolve încă de la preluarea mandatului când a declarat că "am găsit în Prefectură o instituţie ca-n Evul Mediu din punct de vedere al digitalizării. În sensul că acolo avem o mulţime de hârtii, o mulţime de semnături olografă".

Imediat după instalarea la Prefectura Buzău, Silviu Iordache a vorbit despre modul de lucru din instituţie şi mai ales despre problemele pe care le-a găsit şi care nu fac altceva decât să îngreuneze activitatea angajaţilor, şi aşa extrem de puţini.

"În primul rând, mi-aş dori ca un flux mult mai mare de documente să comunice în format electronic. În acest moment, toată conversaţia pe care o purtăm cu primăriile sau cu autorităţile publice locale se întâmplă prin poştă, iar asta generează multă hârtie şi multe servicii poştale inutile din punctul meu de vedere. Cred că se poate trece la o comunicare electronică, la semnătură electronică, astfel încât să ne eficientizăm activitatea. Sunt convins că şi ei vor vedea avantajele în a comunica în acest fel. În primul rând, din punct de vedere al rapidităţii transmiterii informaţiei şi al răspunsului pe care trebuie să îl primească din Prefectură. Un alt aspect important este arhivarea documentelor, pentru că avem multe documente pe hârtie. Înseamnă că avem şi arhive de documente excesiv de mari. În acest moment, avem tehnologie cu care să ducem într-o singură cameră o cantitate uriaşă de informaţie în format digital. Astfel, o putem arhiva uşor, o putem căuta uşor în acea arhivă. Şi acesta ar fi un pas înainte în a digitaliza instituţia", a declarat într-un interviu la o televiziune locală, prefectul Silviu Iordache.

La patru luni de la preluarea mandatului, Silviu Iordache a anunţat că a rezolvat această problemă şi că a impus un flux informaţional electronic atât în relaţia cu primăriile cât şi cu restul instituţiilor din judeţ.

"După 4 luni de la preluarea mandatului, am făcut paşi importanţi în modernizarea sistemului de lucru intern în Instituţia Prefectului - Judeţul Buzău, prin digitalizarea fluxului informaţional între Prefectură şi primării, dar şi cu celelalte instituţii din judeţ şi din ţară. Primul pas a fost utilizarea registraturii electronice care asigură înregistrarea documentelor procesate cu posibilitatea acordării automate a numerelor de înregistrare, distribuirea documentelor către departamentele sau persoanele responsabile şi lansarea acestora pe fluxuri de lucru şi avizare. Apoi, arhivarea documentelor în format electronic care să asigure disponibilitatea, autenticitatea şi accesul rapid şi securizat la documente şi implementarea semnăturii electronice care asigură o securizare mai bună a documentelor semnate", a scris pe Facebook prefectul Silviu Iordache.

Acum, toate documentele generate la nivelul instituţiei dar şi cele care intră în instituţie sunt stocate electronic şi primesc un termen de rezolvare ce poate fi urmărit în platformă.

Mai departe, prin implementarea semnăturii electronice a fost facilitat circuitul intern al documentelor şi a fost scurtat timpul de răspuns în relaţia cu celelalte instituţii publice.

De asemenea, documentele, fiind stocate în format electronic, pot fi căutate şi identificate rapid.

"Este un sistem de analiză foarte bun şi un sistem de raportare foarte bun, un sistem care îmi atrage atenţia atunci când un lucrător din instituţie a depăşit termenul de rezolvare a unui document", a spus Silviu Iordache.