Rentabilizarea activităţii organizaţiilor prin gestionarea eficientă a documentelor

Tema gestionării eficiente a documentelor în organizaţiile româneşti a fost recent dezbătută în cadrul conferinţei organizate de CIO COUNCIL şi Agora Media. Subiectul de maxim interes a focalizat atât atenţia directorilor de IT şi a factorilor de decizie din companii româneşti cu cifră de afaceri de peste 5 milioane euro, cât şi a reprezentanţilor administraţiei publice centrale şi a furnizorilor de soluţii IT dedicate.

Cu această ocazie, reprezentanţii SIVECO România au prezentat beneficiile şi facilităţile pe care soluţia de management al fluxului de documente SIVADOC le aduce atât în mediul public cât şi în cel privat. O trecere în revistă a proiectelor companiei în acest domeniu a dat ocazia participanţilor la eveniment să înţeleagă modul în care SIVADOC realizează managementul performant al documentelor în organizaţii din variate sectoare de activitate.

"Organizaţiile din ţara noastră se aliniază tot mai mult la tendinţele internaţionale care promovează gestiunea eficientă a documentelor, cu importante implicaţii în protejarea mediului , dar şi cu efecte economice, conducând la decongestionarea şi eficientizarea proceselor dintr-o organizaţie", declară Ionuţ Arsenie, Project Manager la SIVECO România.

Principalul avantaj competitiv al soluţiei dezvoltate de SIVECO România îl reprezintă flexibilitateasa, dovedită prin implementări de succes în zone economice diferite. Între referinţele soluţiei se numără nume importante din sectorul productiv, precum Şantierul Naval AKER Tulcea, dar şi din cel al utilităţilor "CONGAZ Constanţa sau al sectorului bancar românesc " Banca Transilvania, BRD etc.

Soluţia SIVADOC şi-a dovedit fiabilitatea şi prin implementările din instituţii precum Primăria Municipiului Bucureşti, Universitatea Politehnică Bucureşti, Monitorul Oficial de Bucureşti sau Ministerul Agriculturii " Agenţia de Plăţi şi Intervenţii în Agricultură.

Înscriindu-se în categoria soluţiilor de ultimă generaţie de management al documentelor şi fluxurilor de lucru, sistemul SIVADOC aduce o "rentabilizare" a economiei afacerii, la toate nivelurile de cost: timpul pentru crearea şi gestionarea documentelor scade cu cca 60%, creşte productivitatea, în medie, cu 30%, timpul alocat diverselor procese de lucru este eficientizat cu peste 25%, arhiva fizică de documente şi spaţiul de stocare a acesteia se reduc cu până la 50% etc.

"Managementul documentelor devine un subiect critic pentru organizaţiile din România. Pe de o parte, abordarea tradiţională a documentelor consumă o bună parte din timpul şi banii organizaţiilor, care se îndreaptă spre cercetarea plajei de soluţii şi ridică cerinţe tot mai specializate. Pe de altă

parte, această realitate ne obligă pe noi, producătorii de astfel de soluţii, să dezvoltăm sisteme tot mai performante. SIVADOC asigură beneficiarilor economia de resurse şi o alocare optimizată a lor. Îmbunătăţirea fluxului de circulaţie a documentelor, urmărirea permanentă a traseului acestora în

interiorul organizaţiei, precum şi standardizarea comunicării sunt doar câteva dintre avantajele pe care le implică exploatarea soluţiei SIVADOC", afirmă Ionuţ Arsenie.